Как поменять вид занятости в 1С 8.3

Вид занятости в 1С:ЗУП 8.3 определяет, как программа рассчитывает зарплату, налоги и формирует отчетность по сотруднику: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. Менять вид занятости напрямую в карточке сотрудника нельзя — это поле заполняется кадровыми документами. Поэтому корректный путь — оформить кадровый перевод или создать новое место работы, в зависимости от ситуации.

Ошибка в виде занятости влияет на расчет НДФЛ, страховых взносов, отражение в отчетах 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированных сведениях. Например, если внутреннего совместителя ошибочно оформить как основного работника, программа некорректно рассчитает вычеты и средний заработок. Поэтому перед изменением важно понять, что именно произошло с сотрудником в реальности.

Ниже разобраны основные сценарии: перевод основного работника на совместительство и обратно, оформление внутреннего совместительства, а также исправление ошибочно указанного вида занятости. Инструкции актуальны для 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1; в Бухгалтерии 8.3 механизм похож, но часть документов называется иначе.

Когда требуется менять вид занятости

Вид занятости — это признак места работы сотрудника, а не произвольная настройка. Программа присваивает его автоматически при приеме на работу и хранит историю изменений в кадровых документах. Менять его нужно только тогда, когда реально меняются трудовые отношения с работником.

Типичные ситуации: основной работник увольняется с основного места и остается внешним совместителем; внешний совместитель принимается на основное место работы; сотруднику оформляется внутреннее совместительство по другой должности; при первичном вводе данных вид занятости был указан ошибочно.

Подготовка: что проверить перед изменением

Перед оформлением кадрового перевода убедитесь, что за предыдущие периоды все начисления и выплаты сотруднику рассчитаны и проведены. После смены вида занятости пересчитывать «задним числом» старые месяцы станет сложнее: документы перевода действуют с даты их проведения, а не задним числом без сторнирования.

Проверьте текущее состояние сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного человека и посмотрите поле «Вид занятости» и головную организацию. Также полезно открыть отчет «Штатное расписание» или «Сотрудники организации» и убедиться, что должность и подразделение соответствуют реальности.

Сценарий 1: перевод основного работника на совместительство

Если сотрудник увольняется с основного места работы и остается работать как совместитель, кадровая последовательность стандартная: сначала увольнение с основного места, затем прием на работу с видом занятости «совместительство». Один документ «Кадровый перевод» здесь не подходит, так как прекращается один трудовой договор и заключается другой.

1. 1
   Оформите документ «Увольнение» с основного места работы (раздел «Кадры» — «Увольнения»), укажите дату увольнения и основание.
2. 2
   Проведите окончательный расчет: начислите компенсацию отпуска и задолженность по зарплате.
3. 3
   Создайте документ «Прием на работу» от следующего дня после увольнения, выберите того же физлица из справочника.
4. 4
   В поле «Вид занятости» укажите «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство» — в зависимости от ситуации.
5. 5
   Заполните подразделение, должность, график работы и назначьте начисления.
6. 6
   Проведите документ и проверьте карточку сотрудника: вид занятости должен обновиться.

Обратите внимание: при приеме нужно выбирать существующее физическое лицо, а не создавать новое. Дубли физлиц — частая причина ошибок в отчетности: НДФЛ и взносы по одному человеку разнесутся по двум записям, и сверка с ФНС не сойдется.

Сценарий 2: перевод совместителя на основное место работы

Обратная ситуация решается симметрично. Совместитель увольняется со своего места работы и принимается на основное. В документе «Прием на работу» вид занятости устанавливается «Основное место работы» — программа подставит его автоматически, если у физлица нет другого основного места в этой организации.

Если внутренний совместитель становится основным работником, а основное место у него было в другой организации, в вашей базе достаточно уволить его с совместительства и принять на основное место. Данные о других работодателях программа не контролирует — ответственность за корректность кадровых документов лежит на кадровике.

После проведения приема проверьте плановые начисления: оклад или тарифная ставка, надбавки и график должны соответствовать новому договору. Начисления со старого места работы автоматически не переносятся — их нужно назначить заново.

Сценарий 3: оформление внутреннего совместительства

Внутреннее совместительство — это второе место работы в той же организации у существующего сотрудника. В 1С:ЗУП для этого создается новый элемент справочника «Сотрудники», связанный с тем же физическим лицом. У человека будет две карточки сотрудника: основная и совместителя.

Порядок действий: откройте «Кадры» — «Приемы на работу», создайте новый документ, выберите физлицо сотрудника. Программа предложит создать нового сотрудника с видом занятости «Внутреннее совместительство» — согласитесь. Укажите должность, график работы совместителя и начисления, затем проведите документ.

Исправление ошибочно указанного вида занятости

Если вид занятости был указан неверно при приеме и документ еще не «закрыт» расчетами, проще всего отменить проведение ошибочного приема, исправить вид занятости и провести заново. Это безопасно, пока по сотруднику не начислялась зарплата и не сдавалась отчетность.

Если расчеты уже выполнены, отменять проведение старых документов опасно: это повлияет на ведомости, выплаты и регламентированную отчетность. В этом случае корректный путь — оформить увольнение с ошибочного места работы и новый прием с правильным видом занятости актуальной датой, а прошлые периоды при необходимости корректировать документами «Сторнирование начислений» и уточненными отчетами.

Проверка результата и влияние на отчетность

После оформления документов откройте карточку сотрудника и убедитесь, что вид занятости соответствует новой ситуации. Затем сформируйте расчетный листок за текущий месяц: начисления должны рассчитываться по новым условиям, а старые плановые начисления — прекращены датой увольнения или перевода.

Дополнительно проверьте отчеты «Расчетный листок», «Свод начислений» и при приближении отчетной кампании — разделы 6-НДФЛ и РСВ по этому сотруднику. У внутреннего совместителя доходы и налоги суммируются по физлицу, а у внешнего совместителя в вашей базе учитываются только его доходы в вашей организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле «Вид занятости» в карточке сотрудника

Норма

Соответствует новому трудовому договору

Тревожный признак

Осталось старое значение — кадровый документ не проведен или оформлен не тот документ

Расчетный листок за текущий месяц

Норма

Начисления идут по новому месту работы, старые прекращены

Тревожный признак

Двойные начисления или отсутствие начислений

Физическое лицо в справочнике

Норма

Одно физлицо, несколько сотрудников при совместительстве

Тревожный признак

Дубликаты физлица с одинаковыми ФИО и ИНН

Часто задаваемые вопросы

Можно ли поменять вид занятости без увольнения и нового приема?

При смене характера трудовых отношений (основное место ↔ совместительство) расторгается один договор и заключается другой, поэтому в программе оформляются увольнение и прием. Внутри одного действующего договора вид занятости не меняется.

Почему поле «Вид занятости» в карточке сотрудника недоступно для редактирования?

Это расчетное поле: оно заполняется из последнего проведенного кадрового документа (приема или перевода). Такая схема гарантирует, что кадровая история хранится корректно и соответствует первичным документам.

Что делать, если случайно создали дубликат физического лица?

Если по дублю еще нет начислений, удалите лишнего сотрудника и физлицо, затем оформите документы на правильное физлицо. Если начисления уже были, потребуется объединение данных — эту операцию лучше выполнять с резервной копией базы и при участии специалиста по 1С.

Как оформить временное совмещение должностей, а не совместительство?

Временное исполнение обязанностей без заключения отдельного договора оформляется документом «Совмещение должностей» (раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек). Вид занятости при этом не меняется — сотрудник остается на основном месте.

Влияет ли смена вида занятости на остатки отпусков?

Да. При увольнении с одного места работы остаток отпуска компенсируется, а на новом месте право на отпуск начинает накапливаться заново. Проверьте отчет «Остатки отпусков» после проведения документов.

Нужно ли подавать уточненные отчеты, если вид занятости исправлен в текущем периоде?

Если исправление оформлено текущей датой и не затрагивает уже сданные периоды, уточненки не требуются. Если ошибка была в закрытом периоде и повлияла на НДФЛ или взносы, потребуется подать уточненные расчеты за соответствующий квартал.