Другое · 9 мин
Как поменять трудовую функцию в 1С
Как изменить трудовую функцию сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:КА: кадровый перевод, допсоглашение, штатное расписание, проверка расчёта зарплаты и типичные ошибки.
Трудовая функция сотрудника в 1С — это должность, по которой он принят, вместе с условиями труда, отражёнными в кадровых документах. Поменять её «просто отредактировав карточку» нельзя: любое изменение должно проводиться документом, чтобы сохранилась история, корректно считалась зарплата и не нарушались требования Трудового кодекса.
В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:ERP/КА для этого используется документ «Кадровый перевод» (или «Перевод на другое место работы» в старых релизах). Он фиксирует новую должность, подразделение, график работы и состав начислений с определённой даты.
Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки штатного расписания до проверки расчёта зарплаты после перевода, а также частные случаи — временный перевод, совмещение и изменение функции без смены должности.
Подготовка: что проверить до оформления перевода
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в справочниках есть нужные данные. Если должность новая, её сначала добавляют в справочник «Должности» (Настройка → Должности или Кадры → Должности — зависит от конфигурации). Если перевод ведётся по штатному расписанию, в нём должна существовать соответствующая позиция со свободной вакансией.
Также проверьте дату перевода: она должна быть не раньше даты приёма сотрудника и не пересекаться с уже проведёнными документами отсутствия (отпуск, больничный), если перевод не должен их затрагивать. Пересечение с незакрытым периодом расчёта зарплаты за прошлый месяц может потребовать перерасчёта.
Как оформить кадровый перевод в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Кадровый перевод». Если нужно перевести сразу несколько человек, используйте «Кадровый перевод списком».
В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату перевода. Дальше действуйте по вкладкам.
- 1Создайте документ: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод
- 2Выберите сотрудника и укажите дату перевода
- 3На вкладке «Основное» отметьте, что меняется: подразделение, должность, график работы
- 4Выберите новую позицию штатного расписания или новую должность
- 5На вкладке «Оплата труда» проверьте состав и размер начислений — при смене должности они могут измениться
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-5 при необходимости
На вкладке «Основное» установите флажки «Изменить подразделение», «Изменить должность» — без них поля новых значений будут недоступны. Если перевод временный, отметьте «Перевод на другую позицию» как временный и укажите дату окончания: программа автоматически вернёт сотрудника на прежнее место после этой даты.
На вкладке «Оплата труда» программа подставит начисления, привязанные к новой позиции штатного расписания. Проверьте оклад, надбавки и показатели — при смене трудовой функции размер оплаты часто меняется, и ошибка здесь напрямую попадёт в расчёт.
Изменение трудовой функции без смены должности
Не всегда изменение функции означает новую должность. Если сотрудник остаётся на той же позиции, но меняется содержание работ, в 1С отражают только то, что реально изменилось: график работы, условия труда, тарифную ставку или состав начислений.
Для этого подходят два варианта. Первый — тот же «Кадровый перевод», где меняется только нужный реквизит (например, график). Второй — документ «Изменение условий оплаты труда» или «Изменение начислений», если кадровые данные не затрагиваются, а меняется только оплата.
Как выбрать действие
Временный перевод и совмещение
Временный перевод оформляется тем же документом «Кадровый перевод» с установленным признаком временности и сроком. По окончании срока программа считает сотрудника работающим на прежней должности, и расчёт начислений возвращается к исходным условиям. Отдельный «обратный» документ создавать не нужно.
Совмещение — другая ситуация: сотрудник выполняет дополнительную работу наряду с основной. Для него предназначен документ «Совмещение должностей» (Зарплата → Совмещения или Кадры → Все кадровые документы). В нём указывают совмещаемую должность, период и размер доплаты — фиксированной суммой или процентом.
Проверка результата после проведения
После проведения документа убедитесь, что изменения применились корректно. Откройте карточку сотрудника: в ней должна отображаться новая должность с даты перевода, а в истории изменений — сам документ-основание.
Затем проверьте расчёт. Сформируйте расчётный листок или выполните пробное начисление зарплаты за период, в который попадает перевод: программа должна разделить расчёт по периодам «до» и «после» пропорционально отработанному времени, если перевод произошёл в середине месяца.
Как проверить результат
Новая должность видна с даты перевода, есть ссылка на документ
Должность старая или изменена без документа-основания
Начисления разделены по периодам до и после перевода
Весь месяц посчитан по одному окладу или начисления обнулены
По новой позиции занято на одну единицу больше, по старой — свободна вакансия
Позиция осталась вакантной или занята дважды
Сотрудник отображается в новом подразделении
Сотрудник числится в двух подразделениях одновременно
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — перевод проведён задним числом после того, как зарплата за период уже рассчитана. В этом случае документ «Начисление зарплаты и взносов» нужно перепровести или отменить и заполнить заново, чтобы программа учла новые условия. Если период закрыт и зарплата выплачена, разница корректируется в следующем месяце.
Вторая ошибка — перевод на позицию, которой нет в штатном расписании, при включённом контроле штатки. Программа либо не даст провести документ, либо создаст превышение штата. Решение: сначала добавьте позицию документом «Изменение штатного расписания», затем оформляйте перевод.
Особенности в разных конфигурациях
В 1С:ЗУП 8.3 весь описанный функционал доступен полноценно, включая временные переводы, совмещение и контроль штатного расписания. В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация кадровые документы аналогичны, но часть операций завязана на подсистему бюджетирования и производства — проверяйте, чтобы новое подразделение существовало и в учётных данных.
В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного кадрового учёта нет: там можно изменить должность в карточке сотрудника, но история изменений и пропорциональный расчёт по периодам не ведутся. Если переводы случаются регулярно, для кадрового учёта корректнее использовать ЗУП с обменом в бухгалтерскую программу.
Что важно запомнить
Трудовая функция в 1С меняется только документом «Кадровый перевод» с указанием даты, новой должности и оплаты. Временный перевод и совмещение оформляются отдельными механизмами. После проведения обязательно проверьте карточку сотрудника, начисления и штатное расписание.
Частые вопросы
Можно ли изменить трудовую функцию без согласия сотрудника?
В 1С технически документ проведётся, но по ТК РФ изменение трудовой функции без согласия работника допустимо только в редких случаях (например, временный перевод при простое или катастрофе на срок до одного месяца). Программа не контролирует юридическую сторону — отсутствие допсоглашения создаёт риск споров, хотя сам документ в базе будет корректным.
Как отменить ошибочно проведённый кадровый перевод?
Если по документу ещё не рассчитана зарплата, пометьте его на удаление или распроведите. Если расчёт уже выполнен, сначала отмените начисления за затронутый период, затем отмените перевод и пересчитайте зарплату заново. В некоторых конфигурациях есть документ «Сторнирование» для отмены кадровых событий.
Почему после перевода зарплата считается по старому окладу?
Чаще всего на вкладке «Оплата труда» кадрового перевода не обновлён состав начислений — программа оставила прежние. Откройте документ, проверьте начисления и показатели, при необходимости добавьте новые вручную. Также убедитесь, что документ «Начисление зарплаты» заполнен уже после проведения перевода.
Как перевести сотрудника в середине месяца, чтобы расчёт разделился?
Достаточно указать точную дату перевода в документе — 1С:ЗУП автоматически разделит расчёт пропорционально отработанному времени до и после перевода, если для начислений задан расчёт по отработанному времени. Проверьте результат в расчётном листке: там появятся две строки с разными условиями.
Нужно ли менять штатное расписание при переводе?
Если сотрудник переходит на существующую свободную позицию — нет, достаточно кадрового перевода. Если позиции в штатке нет, её сначала вводят документом «Изменение штатного расписания» с даты, не позднее даты перевода, иначе при включённом контроле документ не проведётся или создаст сверхштатную единицу.
Чем совмещение отличается от перевода в 1С?
При переводе сотрудник полностью переходит на новую функцию, а старая позиция освобождается. При совмещении он продолжает работать на основной должности и дополнительно выполняет другую работу за доплату. В 1С это разные документы: «Кадровый перевод» и «Совмещение должностей», и смешивать их нельзя — расчёт и кадровый учёт поведут себя по-разному.