Другое · 10 мин
Как поменять оклады в штатном расписании в 1С
Как изменить оклады в штатном расписании 1С ЗУП: документ «Изменение штатного расписания», индексация, кадровые переводы сотрудников и проверка начислений.
Изменение окладов в штатном расписании — регулярная задача кадровика и расчётчика зарплаты: индексация, повышение по приказу, корректировка ошибок. В 1С:ЗУП просто отредактировать цифру в справочнике недостаточно — программа хранит историю изменений через документы, и от правильности их оформления зависит расчёт зарплаты, среднего заработка и отчётность.
Ключевой принцип: штатное расписание в 1С ведётся документально. Каждое изменение оклада оформляется документом «Изменение штатного расписания» с конкретной датой, а для сотрудников, занимающих изменённые позиции, дополнительно вводятся кадровые переводы или документ индексации. Если пропустить второй шаг, у работников останется старый оклад, несмотря на новые цифры в штатке.
Ниже разобраны оба сценария — массовая индексация и точечное изменение окладов — с проверкой результата и разбором типичных ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 с включённым ведением штатного расписания, но логика действий схожа и в других конфигурациях.
Проверьте настройки учёта перед изменением окладов
Прежде чем менять оклады, убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания с историей. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Штатное расписание» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Кадровый учёт»). Должны быть включены опции ведения штатного расписания и истории его изменений.
Если история отключена, изменения окладов будут вноситься напрямую и «задним числом» перепишут прошлое состояние — это опасно для перерасчётов и проверок. При включённой истории каждая правка фиксируется документом с датой, и программа корректно считает периоды действия каждого оклада.
Также проверьте, что у вашей учётной записи есть права на документы кадрового учёта. Обычно работают под профилем «Кадровик» или «Расчётчик зарплаты» — для массовой индексации нужны права расчётчика.
Как изменить оклад по отдельным позициям штатного расписания
Точечное изменение оформляется документом «Изменение штатного расписания». Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка «Изменения штатного расписания» (или сразу «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Изменение штатного расписания»).
В документе укажите дату, с которой действуют новые оклады, и организацию. Затем нажмите «Изменить позицию» и выберите нужную позицию из списка. В открывшейся форме скорректируйте разряд, оклад (тарифную ставку), надбавки и другие начисления позиции. Повторите для каждой позиции, которую нужно изменить.
- 1Откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания» → «Создать»
- 2Укажите дату вступления изменений в силу и организацию
- 3Кнопкой «Изменить позицию» выберите позицию и задайте новый оклад
- 4Проверьте надбавки и совокупную тарифную ставку позиции
- 5Проведите документ и сформируйте приказ по кнопке печати
- 6Зарегистрируйте изменение условий труда сотрудников на этих позициях
После проведения документа в журнале «Штатное расписание» появится новая строка с датой изменения. Сама позиция при этом не дублируется — программа хранит её историю, и в отчётах можно посмотреть состояние на любую дату.
Что делать с сотрудниками на изменённых позициях
Изменение штатного расписания само по себе не меняет начисления конкретных работников. Если на позиции уже приняты сотрудники, для них нужно ввести документ «Кадровый перевод» (или «Кадровый перевод списком») с той же датой, отметив изменение оплаты труда. Только тогда новый оклад попадёт в расчёт зарплаты.
При проведении «Изменения штатного расписания» программа в ряде релизов предлагает автоматически зарегистрировать изменения для сотрудников — воспользуйтесь этой подсказкой, она избавляет от ручного ввода переводов.
Как провести массовую индексацию окладов
Для повышения окладов всем сотрудникам или целому подразделению удобнее документ «Изменение плановых начислений» с включённым режимом индексации. Он находится в разделе «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников» (в ряде релизов — «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников»).
Создайте документ, установите флажок «Учитывать как индексацию заработка», укажите дату и коэффициент индексации. Затем заполните таблицу сотрудников кнопкой «Заполнить» — по подразделению или всей организации. Программа автоматически пересчитает оклады, умножив их на коэффициент.
Признак «Учитывать как индексацию заработка» важен для расчёта среднего заработка: при индексации выплаты расчётного периода пересчитываются на коэффициент повышения, как того требует порядок исчисления средней зарплаты. Если флажок не установить, отпускные и командировочные после повышения могут быть занижены.
Сравнение способов изменения окладов
Выбор инструмента зависит от масштаба изменения и того, нужно ли учитывать его как индексацию для среднего заработка.
| Способ | Когда применять | Ограничения |
|---|---|---|
| Изменение штатного расписания | Точечные правки окладов по позициям, изменение надбавок | Не меняет начисления сотрудников автоматически |
| Кадровый перевод / списком | Повышение оклада конкретным работникам | Требует отдельного изменения штатки |
| Изменение плановых начислений с индексацией | Массовое повышение на коэффициент | Штатку нужно приводить в соответствие отдельно |
Сравнение вариантов
Подходит для правок по отдельным позициям; не обновляет начисления уже принятых сотрудников.
Оптимально для массовой индексации с коэффициентом; корректно влияет на средний заработок.
Удобен для повышения окладов выбранной группе сотрудников без коэффициента.
Оформление приказа и печатных форм
Изменение окладов должно сопровождаться приказом. В документе «Изменение штатного расписания» доступна печатная форма приказа о внесении изменений в штатное расписание, а из кадрового перевода — приказ о переводе по форме Т-5 или в свободной форме, в зависимости от настроек.
Дополнительно с работниками оформляются дополнительные соглашения к трудовым договорам, поскольку размер оплаты труда — обязательное условие договора. В 1С можно распечатать текст изменений из кадрового документа и использовать его как основу для соглашения.
При снижении окладов действуют особые правила: потребуется соблюдение процедуры уведомления работников и документального обоснования организационных или технологических изменений. Программа зафиксирует само изменение, но юридическую корректность процедуры должен обеспечить кадровик.
Как проверить, что новые оклады применились
После проведения документов проверьте результат в трёх местах. Во-первых, откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и сформируйте отчёт на дату изменения — в колонке оклада должны стоять новые значения, а по кнопке истории видны оба состояния позиции.
Во-вторых, откройте карточку сотрудника → «Начисления и удержания» или отчёт «Зарплата» → «Начисления и удержания сотрудников»: плановое начисление должно действовать с даты изменения с новым размером. В-третьих, рассчитайте зарплату за месяц изменения документом «Начисление зарплаты и взносов» и убедитесь, что сумма соответствует новому окладу (с учётом отработанного времени и перехода в середине месяца).
Как проверить результат
Отображается новый оклад, история позиции сохранена
Старый оклад или отсутствует строка изменения
Начисление действует с даты изменения с новым размером
Начисление не изменилось или дата неверна
Сумма соответствует новому окладу пропорционально времени
Начислен старый оклад или двойная сумма
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — изменили штатное расписание, но забыли про сотрудников. Итог: в штатке новые оклады, а зарплата считается по старым. Всегда проверяйте плановые начисления работников после правки штатки.
Вторая ошибка — неверная дата документа. Если поставить дату позже фактического начала действия оклада, придётся делать перерасчёт; если раньше — программа может затронуть уже закрытые периоды. Дата документа должна совпадать с датой приказа.
Третья группа ошибок — забытый флажок индексации при массовом повышении и расхождение штатного расписания с фактическими начислениями, когда использовался только один из двух нужных документов. Регулярно сверяйте их отчётом «Штатное расписание» и списком плановых начислений.
Частые вопросы
Можно ли изменить оклад задним числом?
Технически документ можно провести прошлой датой, но это повлияет на уже рассчитанные периоды: потребуется перерасчёт зарплаты, взносов и, возможно, уточнённая отчётность. Вводите документы своевременно, а при необходимости задним числом — сначала оцените объём перерасчётов.
Чем индексация отличается от обычного повышения оклада в программе?
Индексация оформляется с признаком «Учитывать как индексацию заработка» и влияет на расчёт среднего заработка: выплаты расчётного периода пересчитываются на коэффициент. Обычное повышение отдельным сотрудникам такого пересчёта не вызывает.
Почему после изменения штатного расписания зарплата не изменилась?
Документ «Изменение штатного расписания» меняет только позиции штатки. Начисления сотрудников обновляются отдельными документами: «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком» или «Изменение плановых начислений» с той же датой.
Как изменить оклады только в одном подразделении?
В документе «Изменение плановых начислений» заполните таблицу кнопкой «Заполнить» с отбором по нужному подразделению. В штатном расписании измените только позиции этого подразделения через «Изменение штатного расписания».
Нужно ли менять штатное расписание при разовой премии?
Нет. Разовые премии и выплаты оформляются документами «Премия» или «Разовое начисление» и никак не затрагивают штатное расписание. Штатку меняют только при изменении постоянных условий оплаты труда.
Что важно запомнить
Оклады в штатном расписании 1С меняются только документами с датой: «Изменение штатного расписания» для позиций и «Изменение плановых начислений» или кадровые переводы — для сотрудников. При массовом повышении ставьте признак индексации и всегда проверяйте результат расчётом зарплаты за месяц изменения.