Как поменять график работы в 1С Бухгалтерия

График работы в 1С Бухгалтерия определяет, по каким дням и сколько часов сотрудник должен работать. От него зависит расчёт зарплаты при неполном отработанном времени, учёт отпусков, больничных и формирование табеля. Если сотруднику изменили режим — например, перевели с пятидневки на сменный график или на неполное рабочее время, — данные в программе нужно обновить, иначе начисления будут считаться неправильно.

Изменение графика состоит из двух этапов: настройки самого графика в справочнике и назначения его сотруднику кадровым документом. Просто отредактировать справочник недостаточно — программа должна зафиксировать, с какой даты работник трудится по новому режиму. Ниже разобраны оба этапа для типовой 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.

Где находится справочник графиков работы

Графики хранятся в отдельном справочнике. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы сотрудников». В некоторых версиях путь выглядит как «Главное» → «Настройки зарплаты» → блок «Настройка состава начислений и удержаний» → «Графики работы сотрудников».

В списке вы увидите уже созданные графики — обычно это «Пятидневка». Если нужный режим уже есть, создавать новый не требуется: достаточно назначить его сотруднику. Если подходящего графика нет, нажмите кнопку «Создать».

Доступ к справочнику есть у пользователей с правами настройки зарплаты. Если пункт меню не отображается, проверьте, включён ли в программе учёт зарплаты: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Зарплата и кадры» — флажок «Вести учёт зарплаты» должен быть установлен.

Как создать или изменить график работы

В форме нового графика укажите наименование, понятное для работы, например «Смена 2/2 по 12 часов» или «Неполная неделя 4 дня». Затем задайте способ заполнения:

• По дням недели — для стандартных режимов: пятидневка, шестидневка, неполная неделя. Отметьте рабочие дни и укажите продолжительность смены для каждого дня.
• По циклам произвольной длины — для сменных графиков (сутки через трое, 2/2 и подобных). Задайте последовательность рабочих и выходных дней цикла и дату отсчёта.
• По видам времени — если нужно разделить дневные, вечерние и ночные часы для доплат.

После заполнения расписания нажмите «Записать». Программа покажет календарь графика на текущий год — сверьте его с реальным режимом. Обратите внимание на производственный календарь: график типа «пятидневка» опирается на него, поэтому при переносе праздничных дней программа учитывает их автоматически.

Как назначить новый график сотруднику

Изменение режима работы оформляется кадровым документом, а не правкой карточки сотрудника. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы» и создайте новый документ.

Выберите сотрудника, установите дату перевода — с этого дня будет действовать новый график. На закладке или в табличной части перевода отметьте изменение условий труда и в поле «График работы» выберите нужный вариант из справочника. Если меняется и ставка — например, переход на 0,5 ставки, — укажите новое количество ставок в том же документе.

Проведите документ. С этого момента при расчёте зарплаты за периоды после даты перевода программа будет использовать новый график. Зарплату за месяц, в котором произошёл перевод, программа разобьёт на периоды до и после изменения.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы сотрудников»
2. 2
   Создайте новый график или убедитесь, что нужный уже есть
3. 3
   Заполните расписание: дни недели или цикл смен, продолжительность смен
4. 4
   Запишите график и сверьте календарь на год
5. 5
   Создайте документ «Кадровый перевод» с датой начала нового режима
6. 6
   Выберите сотрудника и укажите новый график работы
7. 7
   Проведите документ и проверьте начисление зарплаты за период перевода

Особенности для разных режимов работы

Переход на неполное рабочее время

Если сотрудник переводится на неполный день или неполную неделю, создайте график с сокращёнными часами и в кадровом переводе укажите долю ставки. Оклад в документе оставьте полным — программа сама пересчитает начисление пропорционально ставке и отработанному времени.

Сменный график и суммированный учёт

Для сменных режимов используйте заполнение «по циклам произвольной длины». Внимательно задайте дату отсчёта цикла: от неё зависит, какие дни программа посчитает рабочими. Ошибка в дате отсчёта — частая причина неверного табеля.

Работа в выходные и праздники

График определяет только плановое время. Фактическая работа в выходной по графику оформляется отдельными документами (например, «Работа сверхурочно» или через табель). Не встраивайте разовые переработки в сам график.

Как проверить, что изменения применились

После проведения кадрового перевода откройте карточку сотрудника («Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). В разделе сведений о месте работы должен отображаться новый график с датой начала действия.

Далее создайте или пересчитайте документ «Начисление зарплаты» за месяц перехода. Проверьте, что норма времени и начисленная сумма соответствуют новому режиму. Сформируйте табель учёта рабочего времени (отчёт Т-13) — рабочие и выходные дни должны совпадать с новым графиком.

Контрольные точки

Как проверить результат

График в карточке сотрудника

Норма

Отображается новый график с правильной датой начала

Тревожный признак

Указан старый график — кадровый перевод не проведён

Начисление зарплаты за месяц перехода

Норма

Сумма разбита на периоды до и после перевода

Тревожный признак

Начисление за весь месяц по одному графику

Табель Т-13

Норма

Рабочие дни совпадают с новым расписанием

Тревожный признак

Выходные/рабочие дни не соответствуют графику — проверьте дату отсчёта цикла

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — правка действующего графика вместо создания нового. Это меняет режим для всех сотрудников, работающих по этому графику, и искажает уже рассчитанные периоды. Вторая частая проблема — назначение графика задним числом без пересчёта зарплаты: документы начисления за затронутые месяцы нужно перепровести.

Также пользователи нередко забывают обновить производственный календарь («Главное» → «Настройки» → «Производственные календари»). Если он не заполнен на нужный год, графики типа «пятидневка» будут считать норму времени некорректно.

Частые вопросы

Можно ли поменять график задним числом?

Технически да — укажите нужную дату в кадровом переводе. Но после этого обязательно пересчитайте все документы начисления зарплаты за затронутые периоды, иначе в учёте возникнут расхождения.

Что делать, если несколько сотрудников переходят на один график?

Создайте график один раз в справочнике, а затем оформите кадровый перевод для каждого сотрудника отдельно. В 1С Бухгалтерии документ перевода, как правило, оформляется на одного работника.

Почему в табеле неверные выходные после смены графика?

Чаще всего причина в неправильной дате отсчёта цикла для сменного графика или в старом табеле, сформированном до перевода. Переформируйте табель после проведения кадрового документа и проверьте дату отсчёта.

Нужно ли менять график при временном переводе?

Да, если временный перевод меняет режим рабочего времени. Оформите перевод на период изменения, а по его окончании — обратный перевод на прежний график с соответствующей датой.

График не влияет на расчёт отпускных?

Отпускные считаются из среднего заработка, а не напрямую из графика. Однако график влияет на учтённое время и начисления в расчётном периоде, поэтому корректный график важен и для отпускных.