Другое · 7 мин
Как подать заявление на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция: как оформить заявление сотрудника о ведении электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП, сформировать СЗВ-ТД и передать сведения в ПФР.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это формат ведения сведений о трудовой деятельности, при котором данные о приёмах, переводах и увольнениях хранятся в информационной системе Социального фонда России, а бумажная книжка у сотрудника либо не заводится, либо прекращает вестись. Работодатель обязан зарегистрировать выбор сотрудника и передавать сведения по форме СЗВ-ТД.
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь цикл — от регистрации заявления до отправки отчёта — автоматизирован. Кадровику достаточно правильно оформить документ, проверить настройки обмена и контролировать статус сдачи отчётности. Ниже разобран полный порядок действий, проверка результата и типичные ошибки.
Что нужно проверить перед оформлением заявления
Прежде чем регистрировать заявление, убедитесь, что база готова к работе с электронными трудовыми книжками. Откройте настройки учётной политики организации и проверьте, что в программе ведётся учёт сведений о трудовой деятельности в электронном виде — в актуальных релизах ЗУП это включено по умолчанию.
Также проверьте актуальность релиза конфигурации. Форматы отчётности периодически обновляются, и устаревшая версия может формировать СЗВ-ТД в неактуальном формате, что приведёт к отказу при приёме отчёта. Обновление выполняется штатно через раздел «Администрирование» — «Обновление версии программы».
Третье условие — корректно заполненные данные сотрудника: СНИЛС, ФИО, паспортные данные. СЗВ-ТД не пройдёт форматно-логический контроль, если СНИЛС отсутствует или содержит ошибку.
Как проверить готовность базы
Установлен актуальный релиз с поддержкой текущего формата СЗВ-ТД
Релиз давно не обновлялся, при выгрузке появляются предупреждения о формате
Заполнен, проходит проверку контрольного числа
Поле пустое или программа подсвечивает ошибку
Настроен 1С-Отчётность или сертификат для обмена
Обмен не настроен, отчёт нельзя отправить напрямую
Как зарегистрировать заявление сотрудника в ЗУП
Сотрудник пишет заявление на бумаге в произвольной или рекомендованной форме: либо о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (переход на ЭТК), либо о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Оба варианта регистрируются в программе одним документом.
Перейдите в раздел «Кадры» и откройте журнал «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (в некоторых релизах документ доступен также из раздела «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность» через механизм уведомлений). Создайте новый документ.
В документе укажите организацию, дату регистрации и добавьте сотрудников в табличную часть. Для каждого сотрудника выберите вид заявления: «О ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» или «О продолжении ведения трудовой книжки». Дата в документе должна соответствовать дате подачи заявления сотрудником — именно она попадёт в отчёт.
- 1Получите письменное заявление от сотрудника и зафиксируйте дату его подачи
- 2Откройте «Кадры» — «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
- 3Создайте документ, укажите организацию и дату
- 4Добавьте сотрудников и выберите вид заявления для каждого
- 5Проведите документ и проверьте, что сотрудник попал в очередной СЗВ-ТД
Как сформировать и отправить СЗВ-ТД
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки — самостоятельное кадровое событие, о котором нужно отчитаться. Откройте раздел «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность» или журнал «СЗВ-ТД» в разделе «Отчётность, справки» и создайте новый отчёт за соответствующий период.
Программа автоматически подберёт сотрудников, по которым в отчётном периоде зарегистрированы кадровые события, включая подачу заявления. Проверьте, что в табличной части у сотрудника указано мероприятие «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с корректной датой.
После проверки выполните форматный контроль (кнопка «Проверить») и отправьте отчёт через 1С-Отчётность либо выгрузите файл для передачи через другой канал связи. Дождитесь положительного протокола приёма — только он подтверждает, что сведения приняты фондом.
Особые сценарии и уточнения
Сотрудник подал заявление, но потом передумал
Если сотрудник отозвал заявление до того, как сведения ушли в фонд, отмените проведение документа регистрации и удалите его либо скорректируйте состав СЗВ-ТД до отправки. Если отчёт уже принят, потребуется подача отменяющего (корректирующего) СЗВ-ТД.
Приём нового сотрудника без бумажной книжки
Если человек устраивается на работу впервые и бумажной трудовой книжки у него нет, регистрировать заявление не нужно: сведения ведутся только в электронном виде по умолчанию. Достаточно штатного оформления приёма на работу и передачи СЗВ-ТД с мероприятием «Приём».
Массовая регистрация заявлений
Когда заявления подают сразу несколько сотрудников, добавляйте их в один документ списком — это не влияет на состав отчётности, но упрощает учёт. Дата подачи указывается индивидуально по каждой строке, если заявления поступали в разные дни.
Как проверить, что всё оформлено правильно
Первый признак корректной регистрации — документ проведён и отображается в журнале без пометок об ошибках. Второй — сотрудник автоматически включён в СЗВ-ТД за период подачи заявления с верным видом мероприятия и датой.
Итоговая проверка — положительный протокол приёма отчёта фондом. Откройте журнал обмена в 1С-Отчётности и убедитесь, что по отчёту получен статус «Сдано». Дополнительно можно запросить у сотрудника подтверждение: сведения о трудовой деятельности он может посмотреть в личном кабинете на портале госуслуг.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли регистрировать заявление о продолжении бумажной книжки?
Да. Выбор сотрудника фиксируется в любом случае — и при переходе на ЭТК, и при сохранении бумажной книжки. Оба варианта отражаются в СЗВ-ТД как кадровое событие.
Что делать, если сотрудник не подал заявление вовсе?
Если сотрудник не определился со способом ведения книжки, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку и параллельно передаёт сведения в электронном виде. Отдельный документ в ЗУП при этом не оформляется.
Можно ли зарегистрировать заявление за прошлый период?
Технически документ можно провести любой датой, но дата должна совпадать с реальной датой подачи заявления. Если отчёт за тот период уже сдан без этого события, потребуется подать дополняющий СЗВ-ТД.
Где в ЗУП посмотреть, кто уже перешёл на электронную книжку?
Используйте журнал документов регистрации заявлений и штатные кадровые отчёты по сотрудникам. Отбор по виду заявления покажет список перешедших на ЭТК и сохранивших бумажный вариант.
Нужно ли отправлять СЗВ-ТД, если кроме заявления событий не было?
Да. Подача заявления сама по себе является отчётным событием, поэтому отчёт формируется, даже если приёмов, переводов и увольнений в периоде не было.
Что важно запомнить
Заявление на электронную трудовую книжку регистрируется в ЗУП одним документом из раздела «Кадры», после чего сотрудник автоматически попадает в СЗВ-ТД. Контролируйте три точки: корректность СНИЛС, совпадение даты документа с бумажным заявлением и положительный протокол приёма отчёта.