Другое · 10 мин
Как подать сведения о застрахованном лице в ФСС из 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция: как сформировать и отправить сведения о застрахованном лице (ЕФС-1, подраздел 1.1) в СФР из 1С:ЗУП, проверить результат и исправить ошибки.
Сведения о застрахованном лице — это подраздел 1.1 формы ЕФС-1, который работодатель обязан передать в Социальный фонд России (СФР, бывшее объединение ПФР и ФСС) при приёме сотрудника на работу, а также при изменении его персональных данных: фамилии, имени, отчества, даты рождения, СНИЛС, ИНН, паспортных данных. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта отчётность формируется автоматически на основании кадровых данных, но без корректно заполненных карточек сотрудников отчёт уйдёт с ошибками или не сформируется вовсе.
Для работы с этой отчётностью в программе используются два основных инструмента: документ «Сведения о застрахованном лице, ЕФС-1» в разделе «Отчётность, справки» и сервис «1С-Отчётность» для электронной отправки. Если у вас подключён прямой обмен с фондом, весь цикл — от формирования до получения квитанции о приёме — выполняется, не выходя из программы.
Ниже разобран полный порядок действий: подготовка данных, создание документа, проверка, отправка и типичные ошибки, из-за которых фонд возвращает отчёт с отказом.
Когда нужно подавать сведения о застрахованном лице
Подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся в двух ситуациях. Первая — приём нового сотрудника на работу (включая совместителей и работников по ГПХ, если они подлежат страхованию). Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления приёма. Вторая ситуация — изменение персональных данных ранее застрахованного лица: смена фамилии после брака, исправление ошибки в СНИЛС, замена паспорта, уточнение даты рождения. Срок тот же — следующий рабочий день после того, как работодатель узнал об изменении.
Увольнение сотрудника этим подразделом не отражается — для этого используется подраздел 1.2 ЕФС-1 (сведения о стаже и кадровых событиях). Не путайте эти формы: отчёт не о том подразделе — одна из самых частых причин замечаний при камеральной проверке.
Подготовка: проверка данных сотрудника в ЗУП
До создания отчёта убедитесь, что карточка физического лица заполнена корректно. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного работника и проверьте: ФИО (без сокращений и лишних пробелов), дату рождения, СНИЛС (в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ), ИНН, пол, гражданство. Документ, удостоверяющий личность, проверяется по ссылке «Личные данные» — там должны быть указаны вид документа, серия, номер, кем и когда выдан.
Отдельно проверьте сам факт приёма: должен существовать проведённый документ «Приём на работу» с корректной датой. Отчёт по подразделу 1.1 при приёме формируется именно на основании кадрового документа. Если приём оформлен задним числом, а отчёт создаётся позже, дата события в отчёте всё равно должна соответствовать реальной дате приёма — это влияет на расчёт срока подачи.
Если сотрудник сообщил об изменении фамилии или паспорта, сначала внесите изменения в карточку физического лица (историю изменений ФИО программа хранит автоматически), и только потом формируйте ЕФС-1. Отчёт подтянет актуальные данные на момент создания.
Что проверить до формирования отчёта
Введён полностью, проходит контрольную проверку (программа не подсвечивает ошибку)
Прочерки, неполный номер, сообщение об ошибке контрольного числа
Проведён, дата приёма соответствует приказу
Документ в черновике или отсутствует
Заполнены вид, серия, номер, дата выдачи
Пустые поля или просроченный документ
Создание документа «Сведения о застрахованном лице, ЕФС-1»
Перейдите в раздел «Отчётность, справки» → «ЕФС-1» (в некоторых релизах — «Отчётность в СФР» → «ЕФС-1»). Нажмите «Создать» и выберите вид сведений «Сведения о застрахованном лице» (подраздел 1.1). Откроется форма документа.
Заполните поля в следующем порядке. Укажите организацию (если в базе несколько) и дату формирования. В поле «Сотрудник» выберите работника — программа автоматически подставит ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения и данные документа. Выберите тип события: «Приём» (первичная подача) или «Изменение данных». При изменении данных в форме появятся два блока: сведения до изменения и после — проверьте, что «старые» данные соответствуют ранее поданным в фонд.
После заполнения нажмите «Проверить» (кнопка проверки в шапке документа или через меню «Ещё»). Программа выполнит форматно-логический контроль: проверит заполнение обязательных полей, корректность СНИЛС и ИНН, соответствие форматов. Исправьте все выявленные ошибки до отправки — предупреждения тоже лучше не игнорировать, часть из них фонд трактует как основание для отказа.
- 1Откройте «Отчётность, справки» → «ЕФС-1» и создайте документ вида «Сведения о застрахованном лице»
- 2Укажите организацию, сотрудника и тип события (приём или изменение данных)
- 3Проверьте автоматически подставленные персональные данные
- 4Запустите встроенную проверку и устраните ошибки
- 5Запишите документ и передайте его в 1С-Отчётность для отправки
Отправка в СФР через 1С-Отчётность
Если в программе настроен сервис «1С-Отчётность», отправка выполняется напрямую из формы документа кнопкой «Отправить» либо из журнала «1С-Отчётность» (раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»). В журнале документ появится со статусом «Подготовлен» — выделите его и нажмите «Отправить».
После отправки отслеживайте смену статусов: «Отправлено» → «Сдано» (получена положительная квитанция) или «Не принято» (отказ с протоколом ошибок). Квитанция о приёме — единственное юридически значимое подтверждение сдачи: факт отправки без квитанции не защищает от штрафа, если отчёт фондом не принят. Протокол с ошибками сохраняется в карточке отчёта, его можно открыть двойным щелчком по статусу.
Если 1С-Отчётность не подключена
Альтернатива — выгрузка файла в формате XML и отправка через личный кабинет страхователя на портале СФР или через оператора ЭДО. В форме документа используйте команду «Выгрузить» — программа сформирует файл по утверждённому формату. После загрузки файла в кабинет фонда обязательно дождитесь результата обработки и сохраните квитанцию.
Способы отправки
Быстрее всего: отправка, статусы и квитанции в одном окне. Требует действующего договора на сервис и настроенной электронной подписи.
Подходит при отсутствии сервиса. Больше ручных действий: нужно самостоятельно загрузить файл и отследить результат в кабинете фонда.
Вариант для организаций, уже работающих с внешним оператором. Файл выгружается из ЗУП и передаётся через интерфейс оператора.
Проверка результата и исправление ошибок
Типовые причины отказа фонда: СНИЛС не найден в базе фонда или не совпадает с ФИО; указан неверный регистрационный номер страхователя; подан не тот подраздел формы; дата события выходит за допустимые границы. Текст ошибки читайте в протоколе — там указан код и описание.
Если ошибка в данных сотрудника (например, СНИЛС в карточке не совпадает с данными фонда), уточните у работника правильные данные, исправьте карточку физического лица, затем создайте новый документ ЕФС-1 и отправьте повторно. Не редактируйте уже отправленный документ «по живому» — корректнее создать новый с правильными данными, чтобы история отправок сохранилась.
Если отчёт принят, но позже выяснилось, что данные были ошибочными, подайте сведения повторно с типом события «Изменение данных», указав корректные значения. Фонд учитывает последние поданные сведения.
Особые ситуации
Иностранные сотрудники
По иностранным гражданам сведения подаются в общем порядке, если они подлежат обязательному социальному страхованию. Проверьте корректность статуса пребывания в карточке сотрудника и наличие СНИЛС — без него отчёт не пройдёт форматный контроль. Если СНИЛС отсутствует, сначала оформите его через фонд.
Обособленные подразделения
Сведения подаются по тому страхователю, который является работодателем. Если у организации есть обособленные подразделения с отдельной регистрацией в СФР, убедитесь, что в документе выбрана правильная организация/подразделение с корректным регистрационным номером — он проверяется фондом при приёме.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованном лице — это подраздел 1.1 формы ЕФС-1, подаваемый при приёме на работу и изменении персональных данных не позднее следующего рабочего дня. В 1С:ЗУП отчёт создаётся в разделе «Отчётность, справки», отправляется через 1С-Отчётность или выгрузкой XML, а факт сдачи подтверждается только квитанцией фонда.
Частые вопросы
Нужно ли подавать сведения о застрахованном лице при увольнении сотрудника?
Нет. Подраздел 1.1 подаётся только при приёме и изменении персональных данных. Увольнение и другие кадровые события отражаются в подразделе 1.2 ЕФС-1, который подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
Что делать, если фонд вернул отчёт с ошибкой «СНИЛС не найден»?
Сверьте СНИЛС в карточке сотрудника с оригиналом документа работника. Если номер указан верно, возможно, в базе фонда он привязан к другим ФИО (например, сотрудник менял фамилию и фонд не получал сведения). Запросите у работника актуальные данные или подайте сведения с типом «Изменение данных», указав прежнюю и новую фамилию.
Можно ли отправить сведения за несколько дней до фактического приёма?
Да, подать сведения можно сразу после оформления приказа о приёме, не дожидаясь первого рабочего дня сотрудника. Главное — не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма. Ранняя подача нарушением не является.
Как подать сведения, если сотрудник работает по совместительству?
В том же порядке, что и по основным работникам: каждый работодатель подаёт сведения самостоятельно по своему регистрационному номеру страхователя. В ЗУП создайте отдельный документ ЕФС-1 по сотруднику-совместителю из соответствующей организации.
Где в ЗУП посмотреть, какие отчёты ЕФС-1 уже отправлены и приняты?
Откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и установите отбор по виду отчёта «ЕФС-1». В журнале видны статусы каждого документа: подготовлен, отправлен, сдан или не принят. Протоколы и квитанции открываются из карточки конкретного отчёта.
Нужно ли дублировать сведения на бумаге, если отправка выполнена электронно?
Нет, при наличии положительной квитанции фонда электронная подача полностью заменяет бумажную. Бумажный вариант допустим только в случаях, предусмотренных правилами (например, при отсутствии обязанности отчитываться электронно), и требует личной подачи или отправки почтой с описью вложения.