Другое · 10 мин
Как платить зарплату в 1С: полное руководство
Как начислить и выплатить зарплату в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: ведомости, расчёт НДФЛ и взносов, выплата через кассу и банк, типичные ошибки.
Выплата зарплаты в 1С состоит из трёх этапов: начисление, расчёт налогов и взносов, собственно выплата. В зависимости от конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия — набор документов немного отличается, но логика одна: сначала программа считает суммы, затем формируется ведомость на выплату, после чего деньги уходят сотруднику через кассу или банк.
Главное правило, которое часто нарушают новички: выплату нельзя делать «вручную» простым списанием с расчётного счёта. Если деньги ушли мимо зарплатных документов, в учёте останется долг перед сотрудником, НДФЛ не будет удержан корректно, а отчётность по 6-НДФЛ и РСВ разойдётся с фактом. Всё должно проходить через документы начисления и ведомости.
Ниже разобран порядок работы в актуальных версиях 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0: подготовка данных, начисление, формирование ведомостей, выплата через кассу и банк, отражение в бухучёте и контроль ошибок.
Подготовка: что настроить перед первой выплатой
Прежде чем начислять и платить зарплату, убедитесь, что заполнены базовые данные. В справочнике «Сотрудники» у каждого работника должны быть указаны: ИНН, СНИЛС, дата приёма на работу, подразделение, должность и плановое начисление (оклад или тарифная ставка). Без планового начисления документ расчёта не заполнится автоматически.
В учётной политике организации проверьте дату выплаты зарплаты — она влияет на автоматическое заполнение ведомостей и на сроки перечисления НДФЛ. Также убедитесь, что настроены способы отражения зарплаты в бухучёте (счета 20, 25, 26, 44 и другие), иначе проводки придётся править вручную.
Если выплата идёт через банк, в карточке организации должен быть указан расчётный счёт, а при зарплатном проекте — договор с банком и лицевые счета сотрудников. В 1С:ЗУП зарплатный проект заводится в разделе «Выплаты» → «Зарплатные проекты». Если сотрудник получает деньги на карту другого банка, его лицевой счёт указывается в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты».
Начисление зарплаты и расчёт налогов
Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов». В 1С:ЗУП он находится в разделе «Зарплата», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления». Создайте документ, укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех работающих сотрудников с их плановыми начислениями.
На вкладках документа программа автоматически рассчитывает: начисления по окладу пропорционально отработанному времени, НДФЛ с учётом вычетов, страховые взносы по действующим тарифам. Если сотрудник болел или был в отпуске, эти периоды должны быть введены отдельными документами (больничный, отпуск) до расчёта зарплаты — тогда программа корректно уменьшит отработанные дни.
Проверьте результат по каждому сотруднику: сумма «к выплате» равна начислению минус НДФЛ и другие удержания (алименты, займы, аванс). Если сумма вызывает сомнения, откройте расчётный листок сотрудника — там видно, из чего она сложилась. Не проводите документ, пока не убедитесь в правильности цифр: исправлять расчёт после выплаты сложнее.
Формирование ведомостей на выплату
После проведения начисления создаётся ведомость. Вид ведомости зависит от способа выплаты: «Ведомость в банк» (на карты в рамках зарплатного проекта), «Ведомость на счета» (на произвольные карты сотрудников), «Ведомость в кассу» (наличная выплата) или «Ведомость через раздатчика» для устаревших схем. В 1С:ЗУП ведомости создаются из раздела «Выплаты», в Бухгалтерии — из раздела «Зарплата и кадры».
Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, которым положена выплата за выбранный месяц, и подставит суммы. Если выплачивается аванс (зарплата за первую половину месяца), используется та же ведомость, но с видом выплаты «Аванс» — тогда сумма считается либо фиксированным процентом, либо расчётом за фактически отработанное время, в зависимости от настроек.
- 1Проведите документ «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте суммы
- 2Создайте ведомость нужного вида и заполните её автоматически
- 3Сверьте итоговую сумму ведомости с расчётными листками
- 4Проведите ведомость и сформируйте платёжное поручение или РКО
- 5После выплаты проверьте закрытие задолженности по счёту 70
Важный момент: ведомость должна быть проведена до фактической выплаты или одновременно с ней. Именно проведённая ведомость фиксирует удержание НДФЛ — дата выплаты определяет, когда налог считается удержанным и когда его нужно перечислить в бюджет.
Выплата через кассу и через банк
Наличная выплата через кассу
При выплате из кассы на основании проведённой ведомости создайте документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям». В поле ведомости выберите созданный документ — сумма подставится автоматически. Проведение РКО спишет деньги с кассы (счёт 50) и закроет задолженность перед сотрудниками (счёт 70).
Если кто-то из сотрудников не получил деньги в срок, сумма депонируется: в 1С:ЗУП для этого есть механизм депонирования, а ведомость закрывается с учётом невыплаченных сумм. Депонированная зарплата выплачивается позже по отдельному требованию сотрудника.
Выплата на карты через банк
При зарплатном проекте из ведомости формируется файл-выгрузка для банка (реестр) и платёжное поручение на общую сумму. В 1С:Бухгалтерии платёжное поручение создаётся из раздела «Банк и касса» → «Платёжные поручения» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомости». После исполнения банком загрузите выписку — списание с расчётного счёта закроет задолженность.
Для выплат на карты вне зарплатного проекта порядок аналогичный, но платёжное поручение формируется на каждого сотрудника отдельно или одной суммой с реестром — зависит от требований банка. Убедитесь, что реквизиты карт сотрудников заполнены корректно: ошибка в номере счёта приведёт к возврату платежа и задержке зарплаты.
Перечисление НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее установленных сроков после удержания — актуальные сроки зависят от действующего законодательства, их стоит сверять с нормами Налогового кодекса на момент выплаты. В 1С платёжное поручение на НДФЛ создаётся с видом операции «Уплата налога», налог — «НДФЛ, удержанный налоговым агентом».
Страховые взносы платятся ежемесячно по итогам расчётного месяца. В программе суммы взносов видны в документе начисления и в отчёте «Анализ взносов в фонды». Для контроля используйте отчёт «Налоги и взносы (кратко)» — он показывает начисленные и уплаченные суммы за период.
С выпуском обновлений конфигураций меняются механизмы учёта НДФЛ (например, переход на единый налоговый платёж изменил порядок уплаты). Следите, чтобы программа была обновлена до актуального релиза — устаревшая версия может считать налоги по старым правилам.
Контроль результата и сверка
После завершения всех операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» за месяц. В норме после полной выплаты сальдо на конец периода равно нулю или соответствует сумме начисленной, но ещё не выплаченной зарплаты за последний месяц (если выплата приходится на следующий месяц).
Дополнительно проверьте счёт 68.01 (НДФЛ): удержанный при выплате налог должен совпадать с суммой, подготовленной к перечислению. Для детальной сверки по сотрудникам используйте отчёты «Расчётный листок», «Свод начислений и удержаний» и «Анализ НДФЛ».
Как проверить результат
Ноль или сумма, равная начислению за последний месяц до срока выплаты
Остаток без объяснения — есть незакрытая ведомость или ручная операция
Совпадает с данными отчёта «Анализ НДФЛ» и платёжным поручением
Разница между удержанным и перечисленным — ошибка в датах или ведомостях
Проведена, суммы совпадают с расчётными листками
Ведомость не проведена или суммы отличаются — выплата не отразится в учёте
Часто задаваемые вопросы
Можно ли платить зарплату в 1С:Бухгалтерии без 1С:ЗУП?
Да, в 1С:Бухгалтерии 3.0 есть встроенный блок зарплаты: начисление, расчёт НДФЛ и взносов, ведомости и расчётные листки. Он подходит для небольших компаний с простыми начислениями. Если нужны сложные графики, кадровый учёт, отпуска с расчётом среднего заработка по детальным правилам — лучше использовать 1С:ЗУП с синхронизацией данных в бухгалтерию.
Как выплатить аванс в 1С?
Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс». Программа рассчитает сумму либо фиксированно (процентом или суммой, заданными в настройках), либо расчётом за первую половину месяца — тогда предварительно вводится документ «Начисление за первую половину месяца». При окончательном расчёте выплаченный аванс автоматически учтётся и уменьшит сумму к выдаче.
Что делать, если сотруднику выплатили больше, чем начислено?
Не списывайте разницу ручной операцией. Сначала найдите причину: не учтён аванс, ошибка в ведомости или в начислении. Затем исправьте исходный документ или введите сторнирующий документ в текущем периоде. Излишне выплаченную сумму можно удержать из следующей зарплаты только с соблюдением ограничений по удержаниям, предусмотренных трудовым законодательством.
Как выплатить зарплату уволенному сотруднику?
При увольнении вводится документ «Увольнение», который рассчитывает окончательный расчёт: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и удерживает НДФЛ. Выплата оформляется обычной ведомостью — при заполнении программа подберёт уволенного сотрудника, если у него есть задолженность. Выплатить всё нужно в день увольнения.
Почему ведомость не заполняется сотрудниками?
Чаще всего причины такие: не проведён документ начисления за выбранный месяц, сотрудникам уже всё выплачено другой ведомостью, неверно указан период выплаты или способ выплаты в карточке сотрудника не совпадает с видом ведомости. Проверьте задолженность через отчёт «Задолженность по зарплате» — он покажет, кому и сколько должны.
Нужно ли формировать отдельное платёжное поручение на НДФЛ с аванса?
Порядок уплаты НДФЛ с аванса зависит от действующих правил налогового учёта: при расчёте аванса с удержанием налога его перечисление оформляется в установленные сроки, как и с основной выплаты. В 1С удержанный налог отражается автоматически по дате ведомости, а платёжное поручение создаётся на общую сумму удержанного НДФЛ за период. Сверяйтесь с актуальными нормами Налогового кодекса и настройками вашей версии программы.
Что важно запомнить
Зарплата в 1С платится только через цепочку документов: начисление → ведомость → платёжный документ. Программа сама считает НДФЛ и взносы, но корректность зависит от заполненности данных сотрудников и своевременного ввода отсутствий. Контролируйте результат по счёту 70 и отчётам по НДФЛ — это защитит от ошибок в отчётности и споров с сотрудниками.