Другое · 10 мин
Перевод сотрудника с основного места работы на совместительство в 1С
Пошаговая инструкция: как уволить сотрудника с основного места и принять его совместителем в 1С:ЗУП, какие документы оформить и какие ошибки избежать.
Прямого перевода сотрудника с основного места работы на совместительство в 1С не существует — трудовое законодательство такой операции не предусматривает, поэтому действовать придётся в два этапа: сначала уволить работника с основной должности, затем принять его на ту же должность по совместительству. Такая потребность возникает, когда сотрудник сокращает занятость, теряет статус основного работника, но продолжает трудиться неполное время — внутренним или внешним совместителем. Ошибка на этом этапе (например, попытка оформить всё одним кадровым переводом) приведёт к некорректному стажу и неверным отчётам в фонды.
В 1С:ЗУП эта логика отражена напрямую: вы не найдёте кадрового документа «перевод на совместительство», потому что изменить вид занятости существующему рабочему месту нельзя — оно закрывается увольнением, а новое открывается приёмом. Попытка обойти это правило через «Кадровый перевод» приведёт к ошибкам в учёте стажа, расчёте среднего заработка и отчётности.
Ниже разобран полный цикл: кадровые документы, настройки в программе, влияние на расчёт зарплаты и типичные ошибки, которые допускают даже опытные расчётчики.
Почему нельзя просто изменить вид занятости у сотрудника
Вид занятости — это атрибут рабочего места (элемента справочника «Сотрудники» в 1С:ЗУП), а не физического лица. У одного физлица может быть несколько рабочих мест: основное, внутреннее совместительство, работа по ГПХ. Каждое место имеет собственный трудовой договор, график, оклад, накопленные отпуска и средний заработок.
Поэтому кадровый перевод, который меняет подразделение, должность или график, не способен превратить основное место в совместительство — программа просто не даст выбрать другой вид занятости в этом документе. Единственный корректный путь — закрыть старое рабочее место и создать новое.
Шаг 1. Увольнение с основного места работы
Основание — заявление сотрудника об увольнении по собственному желанию (или соглашение сторон, сокращение — по реальной ситуации). В программе создайте документ «Кадровый перевод» → нет, именно «Увольнение»: раздел Кадры → Все кадровые документы → Увольнение.
В документе укажите дату увольнения, основание и статью ТК РФ. Проверьте вкладку с начислениями: программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт. Если у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска — компенсация обязательна, пропустить её нельзя.
После проведения увольнения рабочее место закрывается: начисления по нему прекращаются, остаток отпуска обнуляется выплатой компенсации. Проверьте, что в карточке сотрудника статус места сменился на «Уволен».
Шаг 2. Приём на работу по совместительству
Создайте документ Кадры → Приёмы на работу → Приём на работу. В поле «Сотрудник» выберите то же физическое лицо — программа создаст новое рабочее место, а не дублирует карточку. Ключевое поле — «Вид занятости»:
- Внутреннее совместительство — если сотрудник продолжает работать у того же работодателя;
- Внешнее совместительство — если это приём из другой организации (в базе группы компаний выбирайте внимательно).
Укажите дату приёма (обычно следующий день после увольнения, чтобы не было разрыва), подразделение, должность и график работы. Для совместителей график обычно неполный — например, 4 часа в день или 0,5 ставки. Оклад в договоре указывается пропорционально: либо полный оклад с графиком неполного времени (программа сама рассчитает пропорцию), либо сразу уменьшенная сумма — зависит от принятой в организации практики формулировок в трудовом договоре.
- 1Получите заявление сотрудника и согласуйте дату перехода
- 2Проведите увольнение с основного места с полным расчётом и компенсацией отпуска
- 3Создайте приём на работу с видом занятости «Внутреннее совместительство»
- 4Назначьте график неполного рабочего времени и начисление (оклад по дням/часам)
- 5Проверьте карточку физлица: одно место уволено, второе активно
- 6Сформируйте приказы Т-8 и Т-1 и проверьте расчёт зарплаты за первый месяц
Шаг 3. Настройка начислений и графика
В документе приёма на вкладке «Оплата труда» назначьте плановое начисление — как правило, «Оплата по окладу (по часам)» или «Оплата по окладу». Если сотрудник работает на 0,5 ставки, удобнее указать полный оклад по должности и график неполного времени: тогда программа корректно рассчитает оплату пропорционально отработанному времени и правильно заполнит штатное расписание.
График совместителя создайте заранее в разделе Настройка → Графики работы сотрудников с режимом неполного рабочего времени. Важно: в настройках графика укажите, что это неполное рабочее время, и задайте график нормы (обычно полный пятидневный график) — от этого зависит расчёт нормы часов и среднего заработка.
Отдельно проверьте плановые удержания и надбавки: если на основном месте были, например, районный коэффициент или ежемесячная премия, они не переносятся автоматически — назначьте их заново на новое рабочее место, если это предусмотрено договором.
Как это отразится на зарплате, отпусках и отчётности
Зарплата по совместительству начисляется отдельной строкой в расчётном листке. В документе «Начисление зарплаты и взносов» сотрудник появится по новому рабочему месту со своим графиком и отработанным временем. НДФЛ и взносы считаются в целом по физлицу, но аналитика по рабочим местам сохраняется.
Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (по ТК РФ), но в программе остатки отпусков по двум местам учитываются раздельно. После перехода «с нуля» первый отпуск по совместительству сотрудник сможет взять авансом или после отработки положенного срока — настройки контроля остатков в программе это позволяют.
В отчётности (ЕФС-1, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения) увольнение и приём отразятся как два отдельных кадровых события. Убедитесь, что даты не пересекаются: день увольнения — последний рабочий день по старому месту, приём — со следующего дня или позже.
Как проверить результат
Одно рабочее место уволено, второе активно с видом «Совместительство»
Два активных основных места или дубли физлица в справочнике
Оплата по новому месту считается пропорционально графику неполного времени
Начисляется полный оклад или сотрудник отсутствует в документе
По старому месту остаток закрыт компенсацией, по новому — ноль
По уволенному месту «висит» незакрытый остаток отпуска
В ЕФС-1 два события: увольнение и приём с корректными датами
Даты пересекаются или событие отсутствует
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — попытка оформить переход кадровым переводом. Программа либо не даст сменить вид занятости, либо пользователь создаёт «перевод» в другое подразделение и вручную меняет оклад, оставляя место основным. Итог: неверный учёт стажа, ошибки в среднем заработке и претензии при проверке.
Вторая группа ошибок — дублирование физического лица. Если при приёме создать новое физлицо вместо выбора существующего, НДФЛ и взносы начнут считаться по двум разным карточкам, вычеты не применятся корректно, а отчётность придётся исправлять. Всегда выбирайте существующее физлицо из справочника.
Третья ошибка — забытые начисления. Районный коэффициент, надбавки, плановые удержания (например, по исполнительным листам) на новое рабочее место не копируются. Сверьте вкладки «Оплата труда» и «Удержания» в приёме с тем, что было в старом рабочем месте.
Альтернативные сценарии
Если сотрудник не увольняется с основного места, а просто добавляет нагрузку, перевод не нужен вовсе — достаточно оформить внутреннее совместительство как второе рабочее место, сохранив основное. Это стандартная ситуация, и она проще описанной выше.
Обратная ситуация — совместитель становится основным работником — решается зеркально: увольнение с совместительства и приём на основное место. Если у сотрудника есть основное место у другого работодателя, а у вас он совместитель, то при его увольнении «оттуда» ваше место автоматически основным не станет — потребуется тот же цикл увольнения и приёма.
Сравнение вариантов
Единственный корректный способ при смене основного места на совместительство. Требует полного расчёта и двух приказов.
Подходит, если сотрудник сохраняет основное место и берёт дополнительную работу. Проще, но не решает задачу перехода.
Не подходит для смены вида занятости — только для изменения должности, подразделения, графика внутри текущего рабочего места.
FAQ
Можно ли в 1С:ЗУП перевести сотрудника на совместительство одним документом?
Нет. Вид занятости привязан к рабочему месту и не меняется кадровым переводом. Требуется увольнение с основного места и новый приём с видом занятости «Внутреннее совместительство».
Что делать с неиспользованным отпуском при таком переходе?
При увольнении с основного места все накопленные дни отпуска компенсируются деньгами — перенести остаток на совместительство нельзя. На новом рабочем месте отпускной стаж начинает накапливаться заново.
Как указать полставки при приёме совместителя?
Создайте график неполного рабочего времени (например, 4 часа в день) с указанием графика нормы, а в приёме назначьте полный оклад по должности. Программа рассчитает оплату пропорционально отработанному времени.
Нужен ли разрыв между датой увольнения и датой приёма?
Обязательного разрыва нет: приём можно оформить со следующего дня после увольнения. Главное, чтобы даты не пересекались — один и тот же день не может быть рабочим по двум местам в рамках этой операции.
Что делать, если по ошибке создали дубликат физического лица?
До расчёта зарплаты удалите лишнюю карточку и перевыберите существующее физлицо в документе приёма. Если начисления и НДФЛ уже проведены, потребуется объединение дублей (обработка поиска и удаления дублей) и корректировка отчётности — при большом объёме данных лучше привлечь специалиста по 1С.
Сохранятся ли вычеты по НДФЛ после перехода на совместительство?
Вычеты привязаны к физическому лицу, а не к рабочему месту, поэтому при корректном выборе существующего физлица они продолжат применяться. Проверьте актуальность заявления на вычет в карточке сотрудника.
Что важно запомнить
Переход с основного места на совместительство — это всегда увольнение плюс новый приём, а не кадровый перевод. Выбирайте существующее физлицо, назначайте график неполного времени, закрывайте отпуск компенсацией и проверяйте двойные события в отчётности.