Другое · 10 мин
Как перевести сотрудников на удаленную работу в 1С ЗУП
Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу в 1С ЗУП: кадровый перевод, график работы, дистанционный характер работы, начисления и учет рабочего времени.
Перевод сотрудников на удаленную (дистанционную) работу в 1С:ЗУП выполняется через стандартные кадровые документы, но требует внимательной настройки нескольких элементов: графика работы, характера работы, начислений и порядка учета рабочего времени. Ошибка на любом из этих этапов приводит к неверному расчету зарплаты или некорректным кадровым отчетам.
В программе нет единой кнопки «перевести на удаленку» — нужно последовательно оформить кадровый перевод, при необходимости создать отдельную должность или подразделение для дистанционных работников, настроить график и проверить начисления. Ниже разобран полный порядок действий с проверкой результата на каждом шаге.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть полные права на кадровый учет и расчет зарплаты, а в программе сделана актуальная резервная копия. Все изменения лучше отработать на копии базы, особенно если переводите большую группу сотрудников.
Подготовка: что настроить до оформления перевода
Перед созданием кадровых документов проверьте базовые настройки учета. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и убедитесь, что в учетной политике корректно заданы параметры кадрового учета. Если в компании дистанционные работники появляются впервые, заранее продумайте структуру справочников.
Определите, как вы будете отличать удаленных сотрудников в учете. Есть три рабочих подхода: создать отдельное подразделение «Удаленные сотрудники», ввести отдельные должности с пометкой о дистанционной работе или ограничиться указанием характера работы в самом кадровом переводе. Выбор зависит от того, как строится отчетность и распределение затрат в вашей организации.
Как выбрать способ отражения удаленки
Также проверьте справочник графиков работы. Если у удаленных сотрудников режим отличается от офисного (гибкое начало дня, другая продолжительность), создайте отдельный график заранее — это упростит оформление перевода.
Создание графика работы для удаленных сотрудников
Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график. Укажите способ заполнения — обычно «По дням недели» для стандартной пятидневки или «По циклам произвольной длины» для сменных режимов. Задайте часы работы по дням недели в соответствии с договоренностями о дистанционном режиме.
Если у сотрудника гибкий график с фиксированной нормой часов, настройте график так, чтобы суммарная норма времени совпадала с требованиями трудового договора. От нормы времени зависит расчет оклада пропорционально отработанным дням, поэтому ошибка здесь напрямую искажает зарплату.
Для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени убедитесь, что в настройках графика корректно указан учетный период. Проверить результат можно в разделе «Отчеты» — сформируйте табель по тестовому сотруднику после назначения графика.
Оформление кадрового перевода на дистанционную работу
Основной инструмент — документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»). Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите дату перевода. Если переводите несколько человек с одинаковыми условиями, используйте «Кадровый перевод списком» — это существенно экономит время.
В документе отметьте изменяемые условия. В поле характера работы укажите дистанционный вариант — в актуальных релизах ЗУП для этого предусмотрено соответствующее значение в условиях труда. Если создавали отдельное подразделение или должность для удаленных работников, выберите их в соответствующих полях.
Перевод с изменением графика
На вкладке с условиями труда установите флажок изменения графика работы и выберите созданный ранее график для удаленных сотрудников. Дата смены графика должна совпадать с датой перевода — иначе в переходном периоде табель рассчитается по старому режиму.
Перевод с изменением начислений
Если при переходе на удаленку меняется оплата — например, отменяется доплата за работу в офисе или добавляется компенсация расходов на интернет — откройте вкладку «Начисления» и скорректируйте список. Новые начисления должны быть заранее созданы в справочнике начислений с правильными настройками налогообложения.
- 1Создайте при необходимости подразделение, должность и график для удаленных сотрудников
- 2Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Кадровый перевод»
- 3Укажите сотрудника, дату перевода и дистанционный характер работы
- 4Отметьте изменение графика и выберите новый график
- 5Скорректируйте начисления на соответствующей вкладке
- 6Проведите документ и проверьте результат в карточке сотрудника и табеле
Настройка начислений для дистанционных работников
Компенсация расходов на использование личного оборудования и интернета оформляется отдельным начислением. Создайте его в разделе «Настройка» → «Начисления», укажите способ расчета (фиксированной суммой или формулой), назначение — повременная оплата или прочее начисление. Настройки НДФЛ и страховых взносов задайте в соответствии с текущими требованиями законодательства и локальными актами организации — при сомнениях согласуйте с бухгалтерией.
Проверьте, что оклад сотрудника рассчитывается корректно после смены графика. Откройте документ начисления зарплаты за первый месяц после перевода и убедитесь, что норма дней и часов соответствует новому графику, а сумма оклада — условиям договора.
Учет рабочего времени удаленных сотрудников
После перевода табель рабочего времени формируется по новому графику автоматически. Если организация ведет учет фактически отработанного времени по данным сотрудников, используйте документы «Табель» или ввод отсутствий — отпуска, больничные и командировки регистрируются штатными документами независимо от формата работы.
Дистанционный характер работы не отменяет обязанности учитывать неявки. Прогулы, отпуска без сохранения и простои вводятся стандартными документами раздела «Зарплата» → «Отсутствия». Убедитесь, что кадровики понимают: сам факт удаленки не меняет порядок регистрации отклонений.
Как проверить результат
Отображается дистанционный характер работы, новый график и подразделение с даты перевода
Условия не изменились или дата перевода неверна
Норма дней и часов соответствует новому графику
Табель рассчитывается по старому графику или норма не совпадает с календарем
Оклад и компенсации начислены корректно, нет лишних или отсутствующих строк
Сумма отличается от ожидаемой, начисления дублируются или пропали
Отчетность и кадровые документы
Перевод на дистанционную работу должен сопровождаться дополнительным соглашением к трудовому договору. В ЗУП печатные формы доступны из документа кадрового перевода — проверьте, что шаблон допсоглашения в вашей базе содержит условия о дистанционной работе, или используйте внешнюю печатную форму, согласованную с юристами.
Для контроля структуры штата используйте отчеты раздела «Кадры» — штатное расписание и списочный состав позволяют отфильтровать сотрудников по подразделению или должности. Если вы выделили удаленных работников в отдельное подразделение, анализ численности и фонда оплаты по ним выполняется стандартными отчетами без дополнительной настройки.
Групповой перевод и типовые сценарии
Для перевода целого отдела используйте документ «Кадровый перевод списком». Заполните табличную часть сотрудниками, задайте общие условия — дату, подразделение, график, характер работы. После проведения программа создаст индивидуальные переводы для каждого сотрудника автоматически.
Если перевод временный — например, на период ремонта офиса — оформите перевод с указанием даты окончания, если ваша версия конфигурации это поддерживает, либо заранее подготовьте обратный перевод на дату возврата. Временный перевод без обратного документа — частая причина расхождений в учете через несколько месяцев.
Для новых сотрудников, принимаемых сразу на удаленку, перевод не нужен: все условия указываются в документе «Прием на работу» — дистанционный характер работы, график, подразделение и начисления задаются сразу.
Что важно запомнить
Перевод на удаленку в ЗУП — это кадровый перевод с дистанционным характером работы, новым графиком и при необходимости скорректированными начислениями. Сначала подготовьте справочники, протестируйте на одном сотруднике, проверьте табель и расчетный листок — и только потом переводите остальных.
Частые вопросы
Можно ли оформить удаленку без изменения подразделения и должности?
Да. Если структура учета не меняется, достаточно указать дистанционный характер работы в кадровом переводе и при необходимости сменить график. Подразделение и должность остаются прежними.
Как отразить гибридный режим — часть дней в офисе, часть дома?
Штатного «гибридного» признака в ЗУП обычно нет. Практические варианты: оформить дистанционный характер работы и закрепить график присутствия в допсоглашении, либо использовать график работы, отражающий реальный режим. Конкретное решение согласуйте с кадровой службой с учетом формулировок в трудовом договоре.
Что делать, если перевод провели, а зарплата за месяц уже рассчитана?
Если дата перевода попадает в рассчитанный период, потребуется пересчет: отмените или скорректируйте документ начисления зарплаты, проверьте табель и рассчитайте месяц заново. Чтобы избежать этого, проводите переводы до расчета зарплаты за соответствующий период.
Нужен ли отдельный график, если режим работы не изменился?
Нет. Если удаленный сотрудник работает по той же пятидневке с той же нормой часов, оставьте прежний график — меняется только характер работы. Отдельный график нужен, только когда режим реально отличается.
Как массово проверить, что все переводы прошли корректно?
Сформируйте отчет по кадровым событиям за период перевода и сверьте список сотрудников с приказом. Затем выборочно откройте табели и расчетные листки нескольких сотрудников из разных подразделений — этого достаточно, чтобы выявить системную ошибку в настройках.
Облагается ли компенсация расходов удаленщика налогами в программе?
Настройка налогообложения компенсации задается в карточке начисления и зависит от того, как она оформлена документально. Единого ответа нет — параметры НДФЛ и взносов должны соответствовать текущим нормам законодательства, поэтому настройку согласуйте с бухгалтером или налоговым консультантом до первого расчета.