Другое · 13 мин
Как перевести сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция, как перевести сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы в 1С:ЗУП: кадровый перевод, график, увольнение, проверка начислений.
Перевод сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы в 1С:ЗУП — это два отдельных кадровых события, а не одна операция: сначала оформляется увольнение по договору совместительства, затем приём на работу по основному договору. Ошибка в последовательности документов приводит к сбоям в расчёте зарплаты, среднего заработка, стажа и отчётности, поэтому важно правильно закрыть период совместительства и корректно провести новый приём.
Ключевая особенность в том, что внешнее совместительство и основное место работы — это разные трудовые договоры с точки зрения ТК РФ. Поэтому прямой «кадровый перевод» из совместителя в основного сотрудника в программе технически не предусмотрен: нужно уволить сотрудника с должности совместителя и принять его на основное место. Однако в 1С:ЗУП есть удобный механизм, который позволяет сделать это аккуратно и без потери данных.
Ниже разобран рабочий порядок действий для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», варианты оформления, типичные ошибки и способы проверки результата до расчёта зарплаты.
Как устроен учёт совместителей в 1С:ЗУП и почему нужен разрыв договора
В программе физическое лицо и сотрудник — разные объекты. У одного физического лица может быть несколько «сотрудников»: основное место работы, внутреннее совместительство, внешнее совместительство. Каждый сотрудник привязан к своему трудовому договору, имеет собственные кадровые документы, график работы, плановые начисления и расчётный листок.
По статье 66 ТК РФ перевод совместителя в основные работники оформляется через прекращение одного договора и заключение нового. Соответственно, в 1С:ЗУП нельзя просто изменить «вид занятости» у существующего сотрудника — программа сознательно не даёт этого сделать, потому что меняется правовая природа отношений: другой порядок увольнения, другие гарантии, другой учёт рабочего времени.
Практическое следствие: все начисления, удержания, отсутствия и средний заработок «старого» совместителя остаются в его истории, а для нового основного сотрудника расчёт начинается с чистого листа по новому договору. Это нормально и соответствует законодательству, но требует аккуратности с датами.
Подготовка: что проверить до оформления перевода
Прежде чем создавать документы, убедитесь, что у вас есть основания и корректные исходные данные. Понадобится заявление сотрудника (или соглашение сторон) о расторжении договора по совместительству и новые условия трудового договора по основному месту: должность, подразделение, график, оклад, дата начала работы.
Проверьте в программе несколько вещей. Во-первых, все начисления и выплаты по совместительству должны быть завершены или спланированы: расчёт при увольнении, компенсация отпуска, окончательный расчёт. Во-вторых, уточните, нет ли у физического лица уже заведённого «основного» сотрудника в этой же организации — если человек когда-то работал у вас основным, возможно, правильнее возобновить существующую карточку, а не создавать дубль.
В-третьих, определите даты. Оптимальный вариант — увольнение с совместительства последним рабочим днём и приём на основное место следующим рабочим днём, чтобы не было разрыва в стаже и путаницы в табеле. Совпадение дат в один день допустимо, но требует внимательности при заполнении табеля и расчёте за день перехода.
Способ 1: обработка «Перевод на основное место работы»
В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 есть штатный удобный механизм. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного совместителя и в карточке сотрудника (или по кнопке «Ещё» в списке) выберите команду «Оформить перевод на основное место работы» — в зависимости от релиза она может называться «Перевод на основное место работы» или находиться в меню кадровых операций.
Обработка предложит указать дату перевода и параметры нового места работы. Программа автоматически создаст два связанных документа: «Увольнение» по договору совместительства и «Приём на работу» на основное место. Данные физического лица (ФИО, ИНН, СНИЛС, документы, образование) подтянутся автоматически — дублировать их вручную не потребуется.
После заполнения проверьте оба документа перед проведением: дату увольнения и основание, дату приёма, подразделение, должность, график работы, состав плановых начислений и их размеры. Если у совместителя оклад и начисления должны измениться при переходе на основное место, скорректируйте их в документе приёма.
- 1Откройте карточку сотрудника-совместителя в справочнике «Сотрудники»
- 2Запустите команду перевода на основное место работы
- 3Укажите дату перевода и параметры нового договора
- 4Проверьте автоматически созданные документы «Увольнение» и «Приём на работу»
- 5Скорректируйте график и плановые начисления в документе приёма
- 6Проведите оба документа и сформируйте расчёт при увольнении
- 7Проверьте результат в отчётах и табеле
Способ 2: ручное оформление через «Увольнение» и «Приём на работу»
Если обработки в вашем релизе нет или она недоступна по правам, оформите операцию двумя стандартными документами. Сначала создайте документ «Кадры → Увольнения» (или «Все кадровые документы → Увольнение»), выберите сотрудника-совместителя, укажите дату увольнения и основание — обычно пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ (соглашение сторон) или инициатива работника.
В документе увольнения сразу проверьте вкладку с расчётом: компенсация неиспользованного отпуска, выходное пособие (если предусмотрено), окончательный расчёт. Программа рассчитает средний заработок по данным совместителя — убедитесь, что база для расчёта заполнена корректно.
Затем создайте «Кадры → Приёмы на работу». В поле сотрудника выберите то же физическое лицо — программа предложит создать нового сотрудника. Укажите вид занятости «Основное место работы», дату приёма, подразделение, должность, график работы и плановые начисления. Проведите документ.
Настройка графика, начислений и кадровых реквизитов нового сотрудника
Новый «основной» сотрудник наследует от совместителя только личные данные, но не условия работы. Поэтому в документе приёма обязательно заполните график работы сотрудника — от него зависят табель, оплата по окладу и расчёт нормы времени. Если график меняется (например, совместитель работал 0,5 ставки, а теперь полная ставка), выберите правильный график из справочника «Графики работы сотрудников» или создайте новый.
Проверьте плановые начисления: оплата по окладу (по дням или по часам), премии, надбавки, районный коэффициент. Размер оклада при переходе на полную ставку обычно отличается от совместительского — введите актуальные значения вручную, программа не пересчитает их автоматически.
Не забудьте про реквизиты, влияющие на отчётность и расчёты: право на стандартные вычеты по НДФЛ (заявление сотрудника теперь можно применять у вас как у основного работодателя), сведения об инвалидности, статус налогового резидента, банковский счёт для перечисления зарплаты. Вычеты на детей предоставляются только по одному месту работы — уточните у сотрудника, где он их получает.
Проверка результата и расчёт зарплаты в месяце перехода
Месяц перехода — самый рискованный с точки зрения расчёта, потому что зарплату считают два разных «сотрудника»: уволенный совместитель получает окончательный расчёт, а новый основной — зарплату со дня приёма. Убедитесь, что документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц подхватывает обоих сотрудников с правильными периодами.
Проверьте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель Т-13»): до даты увольнения часы должны стоять по старому графику совместителя, с даты приёма — по новому графику основного сотрудника. Двойного заполнения одного дня двумя сотрудниками быть не должно, если только даты не совпадают намеренно.
Дополнительно сверьте: расчётный листок нового сотрудника (нет ли начислений за дни до приёма), остатки отпусков (старый отпуск скомпенсирован при увольнении, новый стаж считается с даты приёма), регистр сведений о среднем заработке. Отчёт «Штатное расписание» и «Списки сотрудников» должны показывать человека один раз — как основного работника.
Как проверить результат
Физлицо числится одним основным сотрудником, совместитель уволен
Два активных сотрудника или совместитель не уволен
Дни до увольнения — по старому графику, после приёма — по новому
Пустые дни, дубли или часы после даты увольнения
Начисления только с даты приёма, верный оклад и график
Начисления за период до приёма или по старой ставке
Отпуск совместителя скомпенсирован, новый стаж с даты приёма
Отрицательный остаток или перенос старого остатка на новый договор
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — попытка изменить вид занятости у существующего сотрудника документом «Кадровый перевод». Программа либо не даст это сделать, либо пользователь создаёт перевод с некорректными данными, что ломает расчёт среднего и отчётность. Правильный путь — только увольнение плюс приём.
Вторая частая проблема — создание дубля физического лица. Если при приёме ввести ФИО «с нуля» вместо выбора существующего физлица, в базе появятся два человека с одинаковыми ИНН и СНИЛС, что вызовет ошибки при сдаче отчётности в ПФР и ФНС. Всегда выбирайте существующее физическое лицо из справочника.
Третья ошибка — забытые вычеты и налоговый статус. После перехода на основное место сотрудник обычно подаёт заявление на вычеты именно у вас; если не ввести документ «Заявление на вычеты НДФЛ», налог будет удержан больше положенного, и сотрудник получит меньше на руки.
Особые сценарии и ограничения
Если сотрудник был внутренним совместителем (а не внешним), логика похожая, но увольнять нужно именно позицию совместительства, а основное место у него уже есть — тогда достаточно одного увольнения с совместительства, приём не требуется. Это принципиально другой случай, не путайте его с внешним совместительством.
Если переход происходит в середине месяца и по совместителю есть незакрытый больничный, переходящий на период после приёма, пособие рассчитывается по правилам для того договора, где наступил страховой случай. В сложных случаях (длительный больничный на стыке договоров) сверьтесь с расчётчиком или методистом, прежде чем проводить документы.
Отдельно учтите: трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) при таком переходе оформляется записью об увольнении с совместительства и записью о приёме на основную работу. В 1С:ЗУП сведения для ЭТК формируются автоматически из кадровых документов — поэтому корректность дат и оснований увольнения критична.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы по переводу совместителя в основные работники
Можно ли перевести внешнего совместителя на основное место документом «Кадровый перевод»?
Нет. Внешнее совместительство и основное место — разные трудовые договоры, поэтому в 1С:ЗУП это оформляется увольнением с совместительства и приёмом на основное место. Кадровый перевод меняет условия внутри одного договора и для этой задачи не подходит.
Какие даты ставить в документах увольнения и приёма?
Оптимально: увольнение последним рабочим днём по совместительству, приём — следующим рабочим днём. Так не будет разрыва в стаже и двойного учёта одного дня в табеле. Совпадение дат допустимо, но требует ручной проверки табеля и расчёта за день перехода.
Сохранится ли отпускной стаж и остаток отпуска при переходе?
Нет, и это правильно. При увольнении с совместительства неиспользованный отпуск компенсируется деньгами, а по новому договору отпускной стаж начинает считаться с даты приёма. Переносить остаток отпуска на новый договор не нужно.
Что делать, если при приёме случайно создали дубль физического лица?
Не проводите дальнейшие документы по дублю. Используйте поиск и удаление дублей (в типовой конфигурации есть механизм объединения физических лиц) или вручную переназначьте сотрудника на правильное физлицо, пометив ошибочную карточку на удаление. Проверьте, что ИНН и СНИЛС после объединения встречаются в базе один раз.
Нужно ли заново подавать заявление на вычеты по НДФЛ?
Да. После перехода на основное место работы сотрудник подаёт заявление на стандартные вычеты именно этому работодателю. В 1С:ЗУП введите документ «Заявление на вычеты НДФЛ» для нового сотрудника, иначе налог будет удерживаться без вычетов.
Как проверить, что перевод оформлен корректно, до выплаты зарплаты?
Сформируйте табель за месяц перехода, расчётный листок нового сотрудника и отчёт по остаткам отпусков. Признаки корректности: один активный сотрудник вместо двух, начисления только с даты приёма, отпуск совместителя скомпенсирован, в табеле нет пустых или задвоенных дней.
Что важно запомнить
Перевод внешнего совместителя на основное место в 1С:ЗУП — это всегда увольнение старого договора и приём по новому. Используйте штатную обработку или пару документов «Увольнение» + «Приём на работу», выбирайте существующее физлицо, проверьте график, начисления, вычеты и табель до расчёта зарплаты.