Как перевести сотрудника на другую должность в 1С 8.3

Перевод сотрудника на другую должность в 1С 8.3 оформляется кадровым документом, а не ручной правкой карточки сотрудника. Только документ корректно сохраняет историю изменений: программа запомнит, с какой даты человек занял новую должность, какой у него был оклад до перевода и как изменились начисления. Если просто исправить должность в справочнике, прошлые расчёты зарплаты и отчёты «разъедутся», а восстановить картину будет сложно.

Основной инструмент — документ «Кадровый перевод» в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (ЗУП). В «1С:Бухгалтерии 8.3» с модулем зарплаты действует аналогичный документ с похожим названием. Ниже разобран порядок действий для ЗУП как наиболее распространённого решения, с пометками, где поведение других конфигураций отличается.

Перед оформлением убедитесь, что в справочниках уже созданы новая должность, подразделение и график работы, если они понадобятся. Создавать их «на лету» из документа тоже можно, но предварительная проверка избавит от дублей в справочниках.

Что подготовить перед оформлением перевода

Кадровый перевод затрагивает сразу несколько подсистем: штатное расписание, плановые начисления, графики работы и права на отпуска. Поэтому до создания документа проверьте, что в базе есть всё необходимое, иначе придётся прерываться и дорабатывать справочники.

Минимальный перечень подготовки:

• должность в справочнике «Должности» (раздел «Настройка» → «Должности»);
• подразделение, если сотрудник переходит в другой отдел;
• график работы сотрудника, если режим труда на новой позиции отличается;
• позиция штатного расписания, если в программе ведётся штатное расписание и включён контроль по нему;
• виды расчёта для новых надбавок, если на новой должности меняется состав начислений.

Также определите дату перевода. Она должна совпадать с датой, указанной в приказе и дополнительном соглашении к трудовому договору. Если документ вводится «задним числом», а зарплата за этот период уже рассчитана, потребуется перерасчёт — об этом ниже.

Пошаговое оформление документа «Кадровый перевод»

Откройте раздел «Кадры» и перейдите в журнал «Приемы, переводы, увольнения». Нажмите «Создать» и выберите «Кадровый перевод». Если нужно перевести сразу нескольких сотрудников одним приказом, используйте документ «Кадровый перевод списком» — он доступен там же.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Кадровый перевод».
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату перевода.
3. 3
   На закладке «Место работы» выберите новое подразделение и должность.
4. 4
   На закладке «Оплата труда» проверьте и при необходимости измените состав начислений и их размеры.
5. 5
   Проверьте график работы и при необходимости смените его.
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-5 при необходимости.

После выбора сотрудника программа автоматически подставит его текущие условия: подразделение, должность, график и начисления. Измените только то, что реально меняется. Поля, которые не трогали, останутся прежними — это важный принцип: документ фиксирует только изменения.

На закладке «Оплата труда» таблица начислений уже заполнена текущими плановыми начислениями. Чтобы изменить оклад, дважды щёлкните по строке и введите новое значение, либо воспользуйтесь кнопкой «Изменить» с указанием процента или суммы индексации. Чтобы отменить начисление, снимите флажок в строке; чтобы добавить новое — нажмите «Добавить» и выберите вид расчёта.

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Кнопка «Печать» позволяет вывести приказ о переводе по унифицированной форме Т-5 или по форме, принятой в организации.

Отдельные сценарии перевода

Изменение только оклада без смены должности

Если должность и подразделение не меняются, а меняется только размер оплаты, формально это не перевод, а изменение условий трудового договора. В ЗУП для этого есть документ «Изменение оплаты труда» (там же, в журнале кадровых документов). Он меняет только начисления, не создавая лишнего кадрового события. Использовать полноценный «Кадровый перевод» тоже допустимо, но «Изменение оплаты труда» точнее отражает суть операции.

Перевод на другой график работы

Смена графика — частый спутник перевода: например, сотрудник переходит с пятидневки на сменный режим. График указывается в том же документе «Кадровый перевод» в поле «График работы». Если меняется только график, а всё остальное остаётся, в ЗУП есть отдельный документ «Изменение графика работы списком» — он удобен для массовых изменений.

Временный перевод

Если перевод временный (например, на период отсутствия основного работника), установите в документе флажок временного перевода и укажите дату окончания. По её наступлении программа автоматически вернёт сотруднику прежние условия — отдельный документ «возврата» создавать не нужно. Эта возможность есть не во всех релизах, поэтому проверьте наличие соответствующего флажка в своей версии.

Перевод в другое подразделение обособленного типа

При переводе между организациями одной группы кадровый перевод не подходит: юридически это увольнение из одной организации и приём в другую. В ЗУП для этого предусмотрен документ «Перевод к другому работодателю» либо пара документов «Увольнение» и «Приём на работу». Не оформляйте такую операцию обычным переводом — нарушится отчётность по страховым взносам и НДФЛ.

Какой документ выбрать

Кадровый перевод

Меняется должность, подразделение, график или условия труда в рамках одной организации.

Изменение оплаты труда

Меняется только размер или состав начислений без смены должности.

Перевод к другому работодателю

Сотрудник переходит в другую организацию, даже если она входит в ту же группу компаний.

Изменение графика работы списком

Нужно сменить график сразу группе сотрудников без прочих изменений.

Особенности при ведении штатного расписания

Если в программе включено штатное расписание, на закладке «Место работы» выбирается не просто должность, а позиция штатного расписания — связка «подразделение + должность». Программа покажет количество свободных ставок и текущий оклад по позиции.

При включённом контроле штатного расписания перевод не проведётся, если свободной ставки нет или новый оклад выходит за пределы вилки, указанной в позиции. В этом случае сначала оформите документ «Изменение штатного расписания» (или «Индексация штатного расписания»), а затем кадровый перевод.

Проверка результата после проведения

После проведения документа убедитесь, что перевод отразился корректно. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники»): в шапке должны отображаться новые подразделение и должность. По ссылке «Трудовая деятельность» или «Кадровые данные» видна история всех кадровых событий с датами.

Далее проверьте плановые начисления: в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания» должны действовать новые начисления с даты перевода. Старые начисления должны быть прекращены той же датой, чтобы не было двойного начисления.

Наконец, сформируйте пробный расчёт зарплаты за месяц перевода документом «Начисление зарплаты и взносов». Если перевод произошёл в середине месяца, программа должна рассчитать оплату пропорционально: часть периода по старым условиям, часть — по новым. Проверьте эту пропорцию вручную по табелю.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Указаны новые подразделение и должность, дата перевода совпадает с приказом

Тревожный признак

Отображается старая должность или дата не совпадает с приказом

Плановые начисления

Норма

Новые начисления действуют с даты перевода, старые прекращены

Тревожный признак

Действуют оба комплекта начислений одновременно

Расчёт зарплаты за месяц перевода

Норма

Оплата разделена пропорционально периодам до и после перевода

Тревожный признак

Начислено по одному из окладов за весь месяц целиком

Отчёт «Штатное расписание»

Норма

Позиция показывает занятую ставку после перевода

Тревожный признак

Ставка числится свободной или занятой дважды

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — ручное изменение должности прямо в карточке сотрудника или в справочнике. Карточка сотрудника в ЗУП отображает данные из кадровых документов, и прямое редактирование либо недоступно, либо создаст рассинхронизацию с учётом. Всегда оформляйте изменения документом.

Вторая ошибка — забыть изменить состав начислений. Если на новой должности положена надбавка, а в документе её не добавили, сотрудник будет получать старую зарплату, и расхождение обнаружится только при расчёте. Обратная ситуация: старую надбавку не сняли, и она продолжает начисляться на новой должности.

Ещё одна проблема — перевод «задним числом» после расчёта зарплаты. Программа зарегистрирует перерасчёт в следующем периоде, и это корректное поведение, но оно требует контроля: проверьте, что доначисление или сторнирование попало в ближайший расчёт и правильно отразилось в ведомостях.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отменить ошибочно проведённый кадровый перевод?

Да. Найдите документ в журнале «Приемы, переводы, увольнения» и пометьте его на удаление или отмените проведение. Если после перевода уже был рассчитан месяц, сначала отмените расчётные документы, затем перевод. Программа вернёт сотруднику прежние условия автоматически.

Как перевести сразу нескольких сотрудников одним приказом?

Используйте документ «Кадровый перевод списком» из того же журнала. В нём заполняется табличная часть сотрудниками, а общие параметры (дата, новое подразделение) задаются один раз. Печатная форма Т-5а формируется на всю группу.

Нужно ли создавать нового сотрудника при переводе на другую должность?

Нет. Перевод оформляется на существующего сотрудника — физическое лицо и элемент справочника «Сотрудники» остаются прежними. Новый элемент справочника создаётся только при приёме на работу, в том числе при переходе в другую организацию через увольнение и приём.

Почему документ не проводится с ошибкой о штатном расписании?

При включённом контроле штатного расписания программа проверяет наличие свободной ставки и соответствие оклада вилке позиции. Проверьте отчётом «Штатное расписание», есть ли свободная ставка на нужную дату, и при необходимости сначала оформите изменение штатного расписания.

Как оформить перевод в середине месяца, чтобы зарплата посчиталась правильно?

Укажите в документе фактическую дату перевода. При расчёте зарплаты за этот месяц программа автоматически разделит период: дни до перевода рассчитаются по старым условиям, с даты перевода — по новым. Проверьте пропорцию вручную по графику работы сотрудника.

Чем перевод в 1С:Бухгалтерии 8.3 отличается от ЗУП?

В «1С:Бухгалтерии» есть аналогичный документ «Кадровый перевод» (раздел «Зарплата и кадры»), но с урезанными возможностями: нет полноценного штатного расписания, сложных графиков и части кадровых отчётов. Если кадровый учёт ведётся полноценно, рекомендуется ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию.