Как перевести внешнего совместителя на основное место работы в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 перевод внешнего совместителя на основное место работы не оформляется одним документом — попытка просто изменить вид занятости в кадровом переводе приведёт к ошибкам в учёте и отчётности. Корректная схема состоит из двух шагов: сначала сотрудника увольняют с должности по совместительству, затем принимают на основное место работы новым приказом. Такая ситуация возникает, когда человек уволился у основного работодателя или решил полностью перейти в вашу организацию, и важно правильно оформить оба документа, чтобы не сбились стаж, НДФЛ и кадровые отчёты.

Важно понимать, что с точки зрения кадрового учёта и программы это два независимых кадровых события. Попытка «просто поменять вид занятости» в карточке сотрудника приведёт к ошибкам в расчётах, отчётах и кадровых документах. Ниже разобран правильный порядок действий, типичные ошибки и способы проверки результата.

Описание относится к типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1. В сильно доработанных конфигурациях названия документов могут отличаться, но общая логика — увольнение плюс новый приём — сохраняется.

Когда перевод оформляется как увольнение и приём

Внешнее совместительство — это отдельный трудовой договор с работником, у которого основное место работы находится у другого работодателя. Когда человек переходит к вам полностью, прежний договор о совместительстве прекращается, и заключается новый договор по основному месту работы. Поэтому в программе всегда оформляются два документа: «Увольнение» и «Приём на работу».

Дата увольнения и дата приёма могут идти подряд: например, увольнение 31-го числа, приём — 1-го числа следующего месяца. Допустим и вариант, когда приём оформляется следующим днём после увольнения в пределах одного месяца, но это усложняет расчёт и отчётность, поэтому на практике чаще выбирают границу месяца.

Подготовка: что проверить до оформления документов

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на проведение кадровых документов и расчёт зарплаты. Если база ведётся несколькими специалистами, согласуйте даты, чтобы не пересечься с расчётом заработной платы за текущий месяц.

Проверьте, что по сотруднику нет незакрытых документов: непроведённые отсутствия, нерассчитанные начисления, активные командировки или больничные по месту совместительства. Все они должны быть завершены до даты увольнения, иначе окончательный расчёт будет сформирован с ошибками.

Также проверьте, совпадают ли персональные данные: ФИО, СНИЛС, ИНН. Если совместитель был заведён с ошибкой в СНИЛС, исправьте данные физического лица до перевода, чтобы после приёма не получить дубли в отчётах по персонифицированному учёту.

Шаг 1. Увольнение по внешнему совместительству

Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» (или «Все кадровые документы» → «Увольнение») и создайте новый документ. Выберите организацию и сотрудника — в списке выбора отобразится именно его договор совместительства. Укажите дату увольнения и основание по ТК РФ.

На вкладке «Начисления и удержания» программа автоматически подберёт окончательный расчёт: зарплату за отработанные дни месяца увольнения и компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте суммы: сравните отработанное время с табелем и убедитесь, что компенсация рассчитана за все накопленные дни отпуска по совместительству.

Проведите документ. После этого сотрудник по данному месту работы считается уволенным, а вид занятости «Внешнее совместительство» прекращает действие с даты увольнения.

Шаг 2. Приём на работу по основному месту

Создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы на работу»). В поле «Сотрудник» выберите того же человека из списка физических лиц — программа подтянет существующую карточку физлица, и дубли не создадутся. Если программа предлагает создать новое физическое лицо, откажитесь и выберите существующее.

В документе укажите:

• дату приёма;
• подразделение и должность;
• вид занятости — «Основное место работы»;
• график работы сотрудника (обычно основной график организации, а не усечённый график совместителя);
• количество ставок — как правило, 1;
• начисления: оклад, надбавки и другие плановые начисления по новому договору.

Обратите особое внимание на график работы. У совместителей часто используется график с сокращённой неделей. Если по основному месту человек работает полный день, выберите полный график, иначе норма времени и расчёт оклада будут занижены.

Проверьте на вкладке налогов и взносов данные о статусе налогоплательщика и праве на вычеты по НДФЛ. Стандартные вычеты предоставляются по основному месту работы — убедитесь, что заявление сотрудника отражено в программе.

1. 1
   Завершите все расчёты и закройте отсутствия по совместительству
2. 2
   Проведите документ «Увольнение» с окончательным расчётом и компенсацией отпуска
3. 3
   Создайте «Приём на работу» на то же физическое лицо с видом занятости «Основное место работы»
4. 4
   Укажите правильный график, ставку и плановые начисления
5. 5
   Проверьте вычеты по НДФЛ и статус налогоплательщика
6. 6
   Рассчитайте зарплату за месяц и сверьте начисления с ожидаемыми
7. 7
   Проверьте отчёты: штатное расписание, расчётный листок, данные для ЕФС-1

Шаг 3. Расчёт зарплаты в переходном месяце

Если увольнение и приём попадают в один месяц, в документе «Начисление зарплаты и взносов» сотрудник появится с двумя строками расчёта: по уволенному совместительству (до даты увольнения) и по основному месту (с даты приёма). Это нормальная ситуация — программа рассчитывает каждый период по своей норме времени.

Если перевод оформлен границей месяцев, всё проще: в месяце увольнения рассчитывается только окончательный расчёт, в месяце приёма — только зарплата по основному месту.

НДФЛ и взносы рассчитываются в целом по физическому лицу нарастающим итогом, поэтому разрывы между договорами не создают проблем, если персональные данные совпадают. Проверьте, чтобы в расчётном листке не было задвоения стандартных вычетов — вычет должен применяться один раз по основному месту работы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Одно активное место работы с видом «Основное место работы», совместительство уволено

Тревожный признак

Активны оба договора одновременно

Расчётный листок

Норма

Начисления по новому месту с даты приёма, вычет применён один раз

Тревожный признак

Двойной вычет или начисления по старому графику совместителя

Штатное расписание

Норма

Позиция совместителя освобождена, основная позиция занята

Тревожный признак

Позиция совместителя остаётся занятой

Остатки отпусков

Норма

Компенсация при увольнении выплачена, новый отпуск копится по основному месту

Тревожный признак

Старые дни отпуска «переехали» на новый договор

Типичные ошибки при переводе

Самая распространённая ошибка — попытка изменить вид занятости документом «Кадровый перевод» вместо увольнения и приёма. Внешний совместитель в ЗУП 3.1 — это отдельный сотрудник с отдельным трудовым договором, и кадровый перевод не может превратить его в основного работника корректно.

Вторая частая ошибка — создание дубликата физического лица при приёме. Если в списке выбора не найти существующего человека и создать нового, в отчётах появятся два разных физлица с одинаковым СНИЛС, что приведёт к ошибкам при сдаче персонифицированной отчётности. Дубли придётся объединять вручную.

Третья ошибка — забытый график работы. Если оставить график совместителя, сотруднику рассчитается неполная зарплата при полном окладе, и расхождение обнаружится только при проверке расчётных листков.

Как отразится перевод в отчётности

Перевод совместителя на основное место порождает два кадровых события для отчётности: увольнение и приём. Оба должны попасть в отчёт ЕФС-1 (подразделы с кадровыми событиями) в установленные сроки. Проверьте, что в программе оба события корректно отражены в журнале мероприятий для отправки в СФР.

В отчётах по среднесписочной численности и статистической отчётности сотрудник будет учитываться по основному месту работы с даты приёма. Внешние совместители в среднесписочную численность не включаются, поэтому после перевода показатели по сотруднику изменятся — это ожидаемое поведение, а не ошибка.

Если организация ведёт воинский учёт или передаёт данные в электронные трудовые книжки, убедитесь, что сведения о приёме сформированы по новому договору, а сведения об увольнении — по старому, с правильными датами и основаниями.

Удобно планировать перевод на первое число месяца: увольнение последним днём предыдущего месяца, приём — первым днём следующего. Тогда расчёт зарплаты проходит без двойных строк, а отчётность формируется чище. Если перевод нужен в середине месяца, заранее предупредите расчётчика о двух периодах начисления.

Частые вопросы

Можно ли перевести совместителя на основное место без увольнения?

С точки зрения программы — нет. Внешний совместитель в 1С:ЗУП — это отдельный сотрудник с отдельным трудовым договором, и единственный корректный способ — увольнение по совместительству и новый приём. Даже если кадровое решение оформляется как «перевод», в программе всё равно проводятся два документа.

Что делать, если после приёма обнаружился дубликат физического лица?

Используйте обработку поиска и объединения дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей») или вручную перенесите данные на одну карточку физлица. Перед объединением сделайте резервную копию базы, так как операция необратима.

Переносится ли остаток отпуска при переходе на основное место?

Нет. При увольнении по совместительству все накопленные дни отпуска компенсируются деньгами в окончательном расчёте. По новому договору право на отпуск начинает формироваться заново с даты приёма. Переносить остаток вручную не нужно и нельзя.

Нужно ли заново вводить личные данные и документы сотрудника?

Нет, если при приёме выбрано существующее физическое лицо. Паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса и семейное положение хранятся в карточке физлица и автоматически действуют для нового договора. Проверить и при необходимости обновить их можно в разделе «Кадры» → «Сотрудники» по ссылке на личные данные.

Как быть, если перевод оформили задним числом после расчёта зарплаты?

Сначала отмените проведение документов расчёта за затронутый период, затем введите увольнение и приём, после чего пересчитайте зарплату, НДФЛ и взносы. Если отчётность за период уже сдана, потребуется подать уточнённые формы. Такие операции лучше выполнять на копии базы или с участием опытного специалиста.

Меняется ли страховой стаж при таком переводе?

Программа рассчитывает стаж по данным физического лица, а не по конкретному договору. Если увольнение и приём идут подряд без разрыва, непрерывность периодов работы сохраняется, и расчёт стажа для больничных не пострадает. Главное — чтобы не было разрыва между датой увольнения и датой приёма.