Другое · 13 мин
Как перевести сотрудника с основного места работы на совместительство в 1С без увольнения
Как перевести сотрудника с основного места работы на совместительство в 1С:ЗУП без увольнения: кадровые документы, настройка графика, расчёт зарплаты и типичные ошибки.
Перед оформлением перевода проверьте в 1С, что по сотруднику закрыты открытые периоды: рассчитаны начисления за текущий месяц, нет непроведённых больничных и отпусков, а остаток отпуска зафиксирован. Затем основной трудовой договор изменяется через кадровый перевод или допсоглашение — рабочее время сокращается, и сотрудник переходит на внутреннее совместительство, либо основное место «переезжает» в другую компанию, а у вас он остаётся совместителем. В учётной системе важно не потерять накопленные данные — стаж, остатки отпусков, историю начислений — и при этом корректно сменить условия труда.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта операция выполняется без увольнения: используется кадровый перевод, изменение условий трудового договора и, при необходимости, приём на новую должность по совместительству. Ключевой момент — правильно определить, какой именно сценарий у вас: меняется характер работы внутри одного трудового договора или завершается один договор и начинается другой.
Ниже разобраны оба сценария применительно к типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, даны пошаговые действия, контрольные точки и типичные ошибки кадровиков и расчётчиков.
Разберитесь, какой у вас сценарий: от этого зависят все документы
Прежде чем открывать 1С, определите юридическую суть изменения. Вариантов два, и они оформляются по-разному.
Сценарий 1. Сотрудник остаётся в той же организации, но его режим работы меняется: например, с полной ставки переходит на 0,5 ставки с сохранением того же трудового договора. В кадровом учёте это дополнительное соглашение к договору, а в 1С — документ «Кадровый перевод». Увольнения и нового приёма нет.
Сценарий 2. Сотрудник устраивается на основную работу в другую организацию, а у вас продолжает работать уже как внешний или внутренний совместитель. Тогда действующий трудовой договор об основной работе прекращается (увольнение), и заключается новый договор — о работе по совместительству. Без увольнения здесь обойтись нельзя, потому что один человек не может иметь два «основных» места работы одновременно.
Частая путаница возникает из-за формулировки «без увольнения». Сотрудник и руководитель имеют в виду «без разрыва отношений и потери льгот», а кадровый учёт требует формального прекращения одного договора и заключения другого. Объясните это сотруднику заранее, чтобы подписание документов не вызвало тревоги.
Как выбрать действие
Сценарий 1: кадровый перевод с изменением условий труда
Это самый простой путь, когда трудовой договор не разрывается. В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Кадровые переводы» и создайте новый документ. Укажите сотрудника, дату перевода и измените нужные параметры: подразделение, должность, график работы, количество ставок, размер оплаты.
Чтобы изменить долю ставки, в документе на закладке «Оплата труда» скорректируйте количество ставок (например, с 1 на 0,5) и проверьте состав начислений. Оклад в документе обычно указывается за полную ставку, а фактический расчёт программа выполнит пропорционально — проверьте это в расчётном листке за первый месяц после перевода.
На закладке «Главное» укажите новый график работы. Если подходящего графика нет, создайте его заранее в справочнике «Графики работы сотрудников»: например, пятидневка по 4 часа или индивидуальный график с конкретными рабочими днями. От корректности графика зависит расчёт нормы времени и оплаты.
- 1Создайте новый график работы, если текущие не подходят
- 2Откройте Кадры → Кадровые переводы → Создать
- 3Укажите сотрудника, дату перевода, новые подразделение и должность
- 4На закладке Оплата труда задайте количество ставок и проверьте начисления
- 5Назначьте новый график работы
- 6Проведите документ и распечатайте дополнительное соглашение
- 7Проверьте расчёт зарплаты за первый месяц после перевода
Сценарий 2: увольнение с основного места и приём по совместительству
Если сотрудник переходит на основное место в другую компанию, оформите документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Увольнения»). Укажите дату увольнения и основание — обычно это соглашение сторон или инициатива работника. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, если остаток есть.
Затем создайте документ «Приём на работу» для того же физического лица. Критически важно: выбирайте существующее физлицо из справочника, а не создавайте новое. При вводе ФИО и даты рождения программа сама предложит подобрать существующего человека — соглашайтесь. Дубли физлиц ломают отчётность по НДФЛ и страховым взносам, персонифицированный учёт и расчёт стажа.
В документе приёма установите вид занятости «По совместительству» (внутреннему или внешнему — в зависимости от ситуации). Укажите график с неполным рабочим временем: по нормам ТК РФ работа по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени за учётный период. Количество ставок обычно 0,5 или меньше.
Настройка графика работы и учёта рабочего времени
График — основа корректного расчёта. Для совместителя создайте график с неполным рабочим временем: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Укажите способ заполнения «По дням недели» или «По циклам произвольной длины», задайте часы работы по дням.
В свойствах графика обратите внимание на флажок «Неполное рабочее время» и вид неполного времени: неполный рабочий день, неполная рабочая неделя или их сочетание. От этого зависит, как программа считает норму и отклонения. Также укажите график, относительно которого считается норма, — обычно это основной производственный календарь полной пятидневки.
После назначения графика проверьте табель за первый месяц: откройте «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и сверьте часы с фактическим режимом сотрудника. Если табель заполнен по старому графику, значит, кадровый документ не изменил график — вернитесь и проверьте дату перевода.
Как изменения отразятся на зарплате, отпусках и стаже
При кадровом переводе (сценарий 1) накопленные данные сохраняются полностью: остатки отпусков, стаж, средний заработок пересчитывать с нуля не нужно. Меняется только база для будущих начислений — новый оклад и норма времени по новому графику.
При увольнении и приёме (сценарий 2) остаток отпуска по старому договору компенсируется при увольнении, а по новому договору отпуск начинает накапливаться заново. Стаж для больничных и надбавок хранится в карточке физлица и не обнуляется — именно поэтому так важно не создавать дубль.
НДФЛ и взносы считаются в целом по физлицу в рамках организации. Если сотрудник одновременно получает доход по двум договорам (например, при внутреннем совместительстве), программа суммирует базу корректно при условии единственной карточки физлица. Проверьте после первого расчёта отчёт «Анализ НДФЛ» — доходы обоих договоров должны отражаться на одного человека.
Как проверить результат
Одно физлицо, к нему привязаны все трудовые договоры
Два и более физлица с одинаковыми ФИО и датой рождения
Часы соответствуют новому графику совместителя
Табель заполнен по старому полному графику
Оклад рассчитан пропорционально ставке и отработанному времени
Начислена полная ставка или нулевые суммы
При переводе остаток сохранён; при увольнении — компенсирован
Отрицательный остаток без компенсации при увольнении
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — забыть изменить график в кадровом переводе. Сотрудник числится на 0,5 ставки, но работает по графику полной недели: табель переполнен, зарплата завышена. Исправление: откройте кадровый перевод, назначьте правильный график, пересчитайте зарплату.
Вторая ошибка — оформить совместительство вместо перевода или наоборот. Если трудовой договор не прекращался, а вы провели приём, в учёте появится лишняя запись. Удалите некорректный приём (при отсутствии расчётов по нему) и оформите правильный документ.
Третья группа проблем — плановые начисления, которые «не переехали» в новый документ. Надбавки, премии, удержания (например, по исполнительному листу) привязаны к конкретному рабочему месту. После перевода или нового приёма проверьте раздел «Зарплата» → «Плановые начисления» и при необходимости назначьте их заново документом «Изменение плановых начислений».
Особые случаи: внутреннее совместительство и обратный переход
Если сотрудник остаётся на основном месте у вас и дополнительно берёт внутреннее совместительство, увольнение не нужно вовсе: просто оформите второй приём с видом занятости «По совместительству» на то же физлицо. В списке сотрудников появятся две строки — это нормально, каждая соответствует своему договору.
Обратная ситуация — совместитель становится основным работником. В типовой ЗУП для этого есть механизм перевода: в кадровом переводе можно сменить вид занятости, либо оформить увольнение с совместительства и приём на основное место. Выбор зависит от того, прекращается ли старый договор по документам организации — согласуйте с кадровиком.
При одновременной работе по двум договорам следите за суммарной нормой времени и корректным распределением начислений. В расчётном листке доходы по договорам показываются раздельно, а налоги считаются консолидированно — это ожидаемое поведение, а не ошибка.
Перед массовыми изменениями сделайте копию информационной базы и проведите весь сценарий на тестовом сотруднике: перевод, расчёт зарплаты, формирование табеля и отчёта по НДФЛ. Проверка на копии занимает полчаса, а исправление ошибок в рабочей базе после сдачи отчётности — дни.
Контрольный список после оформления
Завершив оформление, пройдите по проверочному списку до расчёта очередной зарплаты. Убедитесь, что вид занятости в карточке сотрудника соответствует фактической ситуации, график назначен с правильной даты, плановые начисления и удержания действуют.
Сформируйте расчётный листок за текущий месяц (даже если зарплата ещё не считалась — через документ «Начисление зарплаты и взносов» в режиме предварительного расчёта) и сверьте суммы с ожидаемыми вручную: оклад × доля ставки × отработанные дни / норма дней.
Проверьте отчёты «Остатки отпусков» и «Табель Т-13». Если всё сходится — оформление завершено корректно, и дальнейшие расчёты будут идти автоматически.
Что важно запомнить
Смена условий внутри одного договора — это кадровый перевод без увольнения. Переход основного места в другую организацию требует увольнения и нового приёма по совместительству, но на то же физлицо. Контролируйте три вещи: отсутствие дублей физлиц, правильный график работы и сохранность плановых начислений.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли перевести сотрудника на совместительство без его согласия?
Нет. Изменение существенных условий трудового договора — режима работы, размера оплаты, характера занятости — оформляется по соглашению сторон. Односторонняя инициатива работодателя допустима только в случаях, предусмотренных ТК РФ (например, организационные или технологические изменения с соблюдением процедуры уведомления), и требует отдельного юридического оформления.
Что делать, если дубль физлица уже создан и по нему сдана отчётность?
Используйте обработку поиска и объединения дублей (в ЗУП — через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» или типовой механизм объединения дублей физических лиц). После объединения перепроверьте регистры по НДФЛ и взносам и при необходимости сдайте корректирующие отчёты. До объединения сделайте резервную копию базы.
Нужно ли компенсировать отпуск при кадровом переводе на 0,5 ставки?
Нет. При кадровом переводе трудовой договор не прекращается, право на отпуск и накопленные остатки сохраняются в полном объёме. Компенсация выплачивается только при увольнении. Работа на неполной ставке не уменьшает продолжительность ежегодного отпуска — он предоставляется в полных календарных днях.
Как оформить, если сотрудник работает и на основном месте, и по внутреннему совместительству одновременно?
Оформите два документа приёма на одно физлицо: первый с видом занятости «Основное место работы», второй — «По совместительству». У каждого договора свой график, свои начисления и свой табель. НДФЛ и взносы программа посчитает суммарно по физлицу автоматически.
Почему после перевода на неполную ставку зарплата начисляется как за полную?
Чаще всего причина в том, что в кадровом переводе не изменено количество ставок или не назначен график неполного рабочего времени. Откройте документ перевода и проверьте оба параметра. Также убедитесь, что в настройках начисления оклада расчёт идёт пропорционально отработанному времени, а не фиксированной суммой.
Можно ли оформить переход задним числом, если месяц уже закрыт?
Технически программа позволит провести документ прошлым периодом, но это вызовет автоматический перерасчёт зарплаты, НДФЛ и взносов за затронутые месяцы. Если отчётность уже сдана, потребуется подача уточнённых расчётов. Безопаснее оформить изменение текущей датой, а разногласия по оплате урегулировать отдельным начислением или удержанием по согласованию с сотрудником.