Другое · 10 мин
Как перевести сотрудника на новый график работы в 1С
Пошаговая инструкция по переводу сотрудника на новый график работы в 1С:ЗУП: кадровый перевод, настройка графиков, индивидуальный график, проверка расчёта зарплаты.
Перевод сотрудника на новый график работы в 1С:ЗУП выполняется не простым редактированием карточки, а кадровым документом, который фиксирует изменение условий труда с определённой даты. Если просто поменять график в справочнике, программа пересчитает норму времени задним числом и «поплывут» уже начисленная зарплата, табель и средний заработок.
Ниже разобран рабочий порядок для типовой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1: как подготовить новый график, каким документом оформить перевод, что делать с временным изменением и как проверить, что расчёт пошёл по новым правилам. Отдельно рассмотрены ситуации со сменными графиками, неполным рабочим временем и массовым переводом подразделения.
Перед изменениями убедитесь, что зарплата за прошлые периоды рассчитана и выплачена, а период закрыт. Смена графика «задним числом» в закрытом месяце — самая частая причина расхождений в учёте.
Подготовка: что проверить перед переводом
Сначала определите характер изменения: постоянный перевод на другой режим работы, временное изменение на один-два месяца или разовое отклонение. От этого зависит выбор документа. Постоянный перевод оформляется кадровым документом, временное — специализированными документами учёта времени, которые не трогают штатное расписание.
Проверьте, что итоговые начисления за прошлый месяц рассчитаны и утверждены. Если перевод нужно провести с начала текущего месяца, а зарплата за прошлый ещё не закрыта, сначала завершите расчёт. Также уточните у кадровика, как оформлено изменение в бумажном документообороте: дополнительное соглашение к трудовому договору или приказ — данные в 1С должны совпадать с ними по дате и условиям.
Убедитесь, что в программе включён нужный функционал: в настройках состава начислений и удержаний (раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты») должны быть активны опции учёта неполного рабочего времени, сменной работы или суммированного учёта, если новый график их предполагает.
Создание нового графика работы в справочнике
Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент. Не редактируйте существующий график, если он используется другими сотрудниками или уже участвовал в расчётах, — создайте копию с понятным названием, например «Пятидневка 7 часов с 01.03».
В карточке графика заполните способ заполнения: по дням недели (для пятидневки и шестидневки), по циклам произвольной длины (для сменных режимов «сутки через трое», «два через два») или по отдельным датам. Для сменных графиков задайте дату отсчёта цикла — от неё зависит, на какие календарные дни лягут рабочие смены.
Укажите время работы по дням, перерывы, а также флаги «Суммированный учёт рабочего времени» и «Неполное рабочее время» при необходимости. После заполнения проверьте итоговое расписание на вкладке с календарём: сверьте несколько месяцев вперёд, особенно переходы через праздничные дни.
Постоянный перевод: документ «Кадровый перевод»
Для постоянного изменения режима работы создайте документ «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Кадровый перевод». Выберите сотрудника, укажите дату перевода — с неё начнёт действовать новый график.
На вкладке с условиями труда отметьте флаг изменения графика работы и выберите созданный ранее график из справочника. Если вместе с графиком меняются оклад, количество ставок или подразделение, отразите это в том же документе — не создавайте несколько документов на одну дату без необходимости.
Проведите документ и проверьте, что в карточке сотрудника в истории изменений появилась запись о новом графике с нужной даты. Сама карточка показывает актуальное состояние, а историю изменений можно посмотреть по ссылке из формы сотрудника.
Массовый перевод подразделения
Если на новый режим переходит целое подразделение, используйте «Кадровый перевод списком». Документ позволяет заполнить табличную часть сотрудниками по подразделению и назначить всем одинаковый график одной датой. Это быстрее и исключает ошибки при ручном вводе по каждому человеку.
- 1Создайте новый график в справочнике «Графики работы сотрудников», не меняя старый
- 2Закройте расчёт зарплаты за прошлый период
- 3Создайте «Кадровый перевод» с даты начала действия нового графика
- 4Укажите новый график и при необходимости другие изменяемые условия
- 5Проведите документ и проверьте историю изменений в карточке сотрудника
- 6Рассчитайте зарплату за месяц перехода и сверьте норму времени и начисления
Временное изменение графика
Если режим меняется на ограниченный срок — например, на месяц сотрудник переходит на другой сменный цикл — постоянный кадровый перевод не нужен. В типовой ЗУП для этого есть два инструмента, и выбор зависит от ситуации.
Документ «Индивидуальный график» (раздел «Зарплата» или «Отчетность, справки» в зависимости от настроек) задаёт расписание конкретному сотруднику на один месяц, полностью замещая его основной график. Он удобен, когда расписание на месяц известно заранее и отличается от типового.
Документ «Смена графика работы» (если включён в настройках) переводит сотрудника на другой график из справочника на указанный период, после чего автоматически возвращает основной. Это правильный выбор, когда временно применяется уже настроенный типовой график, например другой сменный цикл.
Как выбрать документ
Особые случаи: неполное время и сменные графики
При переводе на неполное рабочее время одновременно с графиком проверьте, как рассчитывается оклад. В ЗУП оплата по окладу обычно считается пропорционально отработанному времени относительно нормы графика сотрудника, поэтому при корректно настроенном графике неполного времени пересчёт произойдёт автоматически. Если же оклад должен считаться от нормы полного графика, в настройках начисления укажите соответствующий вариант расчёта нормы.
Для сменных графиков с суммированным учётом проверьте учётный период (месяц, квартал, год) — он задаётся в настройках графика. От него зависит расчёт переработок. Также убедитесь, что настроены виды времени для ночных и вечерних часов, если смены их включают: доплаты за ночные считаются по времени, попадающему в соответствующие интервалы расписания.
Проверка результата после перевода
После проведения документа сформируйте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») за первый месяц действия нового графика. Рабочие дни и часы должны соответствовать новому расписанию, выходные — стоять на новых местах.
Рассчитайте зарплату за месяц перехода и откройте расчётный листок сотрудника. Проверьте норму дней и часов: она должна соответствовать новому графику с даты перевода. Если перевод был в середине месяца, норма и отработанное время дробятся по периодам действия старого и нового графика.
Дополнительно сверьтесь с отчётом «График работы сотрудника» или аналогичным — он показывает плановое расписание на любой месяц с учётом всех назначенных изменений. Это быстрый способ убедиться, что временные документы не «перекрыли» постоянный график неожиданным образом.
Как проверить результат
Рабочие дни и часы соответствуют новому графику с даты перевода
Расписание старое, либо смешанное без видимой даты перехода
Норма равна норме нового графика (или сумме норм двух графиков при переводе в середине месяца)
Норма не изменилась или не сходится с расписанием
Есть запись о смене графика с правильной датой
Записи нет или дата не совпадает с приказом
FAQ
Можно ли изменить график задним числом, если зарплата уже выплачена?
Технически программа позволит провести документ прошлой датой, но это вызовет перерасчёт начислений, налогов и отчётности за тот период. Правильный путь — оформить изменение текущей датой, а прошлые расхождения урегулировать отдельными корректирующими документами после согласования с кадровой службой и бухгалтерией.
Чем отличается «Индивидуальный график» от «Смены графика работы»?
«Индивидуальный график» задаёт расписание вручную на конкретный месяц и полностью заменяет основной график в этом месяце. «Смена графика работы» ссылается на готовый график из справочника и действует заданный период, после чего основной график восстанавливается автоматически.
Сотрудник переходит с пятидневки на сменный график — что настроить дополнительно?
Создайте сменный график с циклом и датой отсчёта, при необходимости включите суммированный учёт и укажите учётный период. Проверьте настройку доплат за ночные и вечерние часы и то, что в расписании корректно заданы интервалы времени, попадающие в эти периоды.
Почему после перевода оклад считается не так, как ожидалось?
Чаще всего дело в том, от какой нормы считается начисление: от нормы графика сотрудника или от нормы полного времени. Проверьте настройку начисления «Оплата по окладу» и флаг неполного рабочего времени в графике — при неполном времени поведение расчёта зависит именно от этой связки.
Нужно ли переводить сотрудника, если меняется сам график для всех?
Если меняется расписание графика, по которому работает группа, корректнее создать новый график и перевести на него сотрудников документом «Кадровый перевод списком». Редактировать старый график нельзя — это изменит норму времени в уже рассчитанных периодах.
Как оформить разовую работу в выходной без смены графика?
График менять не нужно. Используйте документ «Работа в выходные и праздничные дни» — он зафиксирует отклонение, начислит повышенную оплату или предоставит отгул, а основной график останется прежним.
Что важно запомнить
Новый график назначается документом с даты изменения: «Кадровый перевод» — для постоянного, «Индивидуальный график» или «Смена графика работы» — для временного. Существующий график в справочнике не редактируют, а создают новый. После перевода результат проверяют по табелю, расчётному листку и истории изменений в карточке сотрудника.