Как перечислить аванс в 1С:ЗУП

Выплата аванса — обязательная часть расчётов с сотрудниками: зарплату нужно платить не реже чем каждые полмесяца. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный механизм «выплаты за первую половину месяца», который учитывает фактически отработанное время или фиксированную сумму, удерживает НДФЛ при необходимости и формирует ведомости в банк или кассу.

Ошибки при выплате аванса приводят к переплатам, неправильному удержанию НДФЛ и расхождениям в расчётных листках. Чаще всего проблемы возникают из-за неверной настройки способа расчёта аванса, выплаты «мимо» планового механизма разовыми ведомостями или игнорирования отсутствий сотрудника в первой половине месяца.

Ниже разобран полный цикл: от настройки программы до проверки результата, а также типичные ошибки и ответы на частые вопросы. Инструкция актуальна для 1С:ЗУП редакции 3.1 — в более ранних версиях названия документов и разделов могут отличаться.

Как в 1С:ЗУП устроен механизм аванса

В 1С:ЗУП аванс называется «зарплата за первую половину месяца». Программа хранит для каждого сотрудника способ его расчёта, а при формировании ведомости автоматически подбирает суммы. Подход к расчёту задаётся в кадровых документах — «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальном документе «Изменение аванса».

Доступны три варианта расчёта: фиксированная сумма, процент от тарифа (оклада) и расчёт за первую половину месяца. Последний вариант самый безопасный с точки зрения контроля: программа анализирует фактически отработанное время с 1 по 15 число и не начислит аванс сотруднику, который весь период был в отпуске или на больничном.

Настройка способа расчёта аванса

Прежде чем формировать ведомости, проверьте, какой способ расчёта аванса задан сотрудникам. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Аванс» в разделе оплаты труда или посмотрите документ приёма на работу. Там указан один из трёх вариантов: сумма, процент или расчёт за первую половину.

Чтобы изменить способ массово, используйте документ «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» → «Изменение аванса» или через «Все кадровые документы»). Документ позволяет заполнить список сотрудников подбором и установить новый способ расчёта с определённой даты.

Для варианта «Расчёт за первую половину месяца» дополнительно проверьте настройки учётной политики: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика» → «Дата выплаты аванса» и состав начислений и удержаний, входящих в расчёт. Туда обычно включают оклад, надбавки и доплаты, но исключают премии по итогам месяца.

Расчёт суммы аванса перед выплатой

При способе «Расчёт за первую половину месяца» перед выплатой нужно выполнить расчёт. Откройте раздел «Зарплата» → «Все начисления» и создайте документ «Начисление за первую половину месяца». Укажите месяц, организацию и нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и рассчитает суммы по отработанному времени.

Проверьте табличную часть: рядом с каждым сотрудником видно начисления, удержания и итог к выплате. Если сотрудник отсутствовал всю первую половину месяца, строка по нему либо не появится, либо сумма будет нулевой — это нормально.

Если аванс задан фиксированной суммой или процентом, отдельный документ расчёта не нужен: сумма подтянется в ведомость автоматически. Но помните, что такой аванс выплачивается даже при отсутствиях — это риск переплаты, которую потом придётся удерживать.

Способы расчёта аванса

Фиксированная сумма

Просто и предсказуемо, но выплачивается даже при отсутствиях — риск переплаты.

Процент от оклада

Сумма масштабируется с окладом, но также не учитывает фактическое отсутствие.

Расчёт за первую половину месяца

Учитывает отработанное время и отсутствия, но требует актуального табеля и документа расчёта.

Формирование ведомости и перечисление аванса

Основной документ выплаты — ведомость. В разделе «Выплаты» (или «Зарплата» → «Ведомости в банк» / «Ведомости в кассу») создайте нужный документ: «Ведомость в банк» для перечисления на карты, «Ведомость в кассу» для наличной выплаты, «Ведомость на счета» — если у сотрудников нет зарплатного проекта.

В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», укажите месяц и дату выплаты. Затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, которым положен аванс, и проставит суммы. При необходимости используйте «Подбор» для добавления отдельных сотрудников вручную.

Проверьте колонки «К выплате» и «НДФЛ». Если в вашей настройке НДФЛ исчисляется и удерживается при выплате аванса, сумма налога появится автоматически. После проверки проведите документ. Для зарплатного проекта далее формируется выгрузка в банк — через документ «Обмен с банками (зарплата)» или прямо из ведомости кнопкой обмена.

1. 1
   Проверьте, что все отсутствия и кадровые изменения введены за первую половину месяца
2. 2
   При расчёте за фактическое время создайте и проведите «Начисление за первую половину месяца»
3. 3
   Создайте ведомость (в банк, в кассу или на счета) с типом выплаты «Аванс»
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы и НДФЛ по сотрудникам
5. 5
   Проведите ведомость и сформируйте файл выгрузки в банк или выдайте деньги из кассы
6. 6
   Убедитесь, что банк подтвердил зачисление, а ведомость отмечена как оплаченная

НДФЛ при выплате аванса

Порядок удержания НДФЛ с аванса зависит от настроек учётной политики и действующих правил исчисления налога. В программе предусмотрен вариант, когда НДФЛ с аванса не исчисляется, а удерживается целиком при окончательном расчёте за месяц, и вариант с исчислением налога при каждой выплате дохода.

Настройка находится в разделе «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «НДФЛ». Там же задаётся, как отражать исчисленный с аванса налог. Менять этот порядок посреди года без необходимости не стоит — это приведёт к путанице в отчётах 6-НДФЛ.

После выплаты проверьте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения дохода» или оборотно-сальдовую по регистрам налога: исчисленный и удержанный налог должен сходиться с суммами в ведомостях. Расхождения чаще всего означают, что часть ведомостей не проведена или сотруднику вручную скорректировали сумму.

Проверка результата после выплаты

После проведения ведомостей убедитесь, что взаиморасчёты закрылись корректно. Используйте отчёты раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»: «Расчётный листок», «Свод начислений и удержаний», «Задолженность по зарплате». В расчётном листке сотрудника аванс должен отображаться отдельной строкой выплаты за первую половину месяца.

Для выплат через банк проверьте статус обмена: файл должен быть принят банком, а в ведомости — отметка о подтверждении зачисления. Если банк вернул часть сумм (например, счёт сотрудника закрыт), оформите возврат и перевыпустите ведомость по этому сотруднику с актуальными реквизитами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость проведена

Норма

Документ в статусе «Проведён», суммы заполнены

Тревожный признак

Ведомость сохранена, но не проведена — выплата не отражена в учёте

Расчётный листок сотрудника

Норма

Аванс виден отдельной строкой выплаты

Тревожный признак

Выплаты нет — проверьте месяц и тип выплаты в ведомости

Задолженность по зарплате

Норма

Остаток долга соответствует невыплаченной части месяца

Тревожный признак

Отрицательные или завышенные остатки — признак двойной выплаты

НДФЛ

Норма

Удержанный налог совпадает с суммой в ведомости

Тревожный признак

Налог не удержан или удержан дважды

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — выплата аванса разовой ведомостью с типом «Прочие выплаты» или ручным заполнением сумм. Такие выплаты не уменьшают плановый аванс, и при окончательном расчёте месяца возникает переплата. Всегда используйте тип выплаты «Аванс».

Вторая частая проблема — аванс сотруднику, который весь первый полумесяц был в отпуске или на больничном, при фиксированном способе расчёта. Переплату придётся удерживать при следующей выплате, а с уволенным сотрудником вернуть деньги бывает сложно. Для таких случаев безопаснее расчёт по фактически отработанному времени.

Третья группа ошибок связана с датами: ведомость оформлена не тем месяцем или с неверной датой выплаты. Это влияет на отражение НДФЛ и на отчёт 6-НДФЛ. Перед проведением всегда сверяйте поля «Месяц» и «Дата выплаты».

Отдельные сценарии выплаты аванса

Аванс новому сотруднику

Если сотрудник принят в середине месяца, при расчёте за фактическое время программа начислит аванс пропорционально отработанным дням. При фиксированном авансе проверьте, не завышена ли сумма относительно отработанного времени, и при необходимости скорректируйте способ расчёта в кадровом документе.

Аванс при увольнении

Увольняющемуся сотруднику все суммы выплачиваются в день увольнения окончательным расчётом — отдельный аванс не формируется. Если аванс уже был выплачен ранее в этом месяце, документ «Увольнение» учтёт его автоматически при расчёте компенсации и итоговой суммы к выплате.

Разовый аванс по заявлению

Если сотрудник просит выплату вне графика, используйте документ «Ведомость» с типом выплаты «Аванс» и подбором конкретного сотрудника, либо механизм «Займы сотрудникам», если речь о заёмных средствах. Не оформляйте такие выплаты как премию — это исказит базу по НДФЛ и взносам.

Перед массовой выплатой аванса полезно сформировать ведомость, но не проводить её сразу: сначала выгрузите таблицу в электронную таблицу и сверьте итог с прошлым месяцем. Резкий рост или падение общей суммы — повод проверить кадровые изменения и отсутствия до отправки денег в банк.

Частые вопросы

Можно ли выплатить аванс только одному сотруднику, а не всем?

Да. Создайте ведомость с типом выплаты «Аванс» и вместо «Заполнить» используйте кнопку «Подбор» — добавьте нужного сотрудника вручную. Программа подтянет его плановую сумму аванса, при необходимости рассчитанную по отработанному времени.

Почему ведомость на аванс заполняется пустой или не всеми сотрудниками?

Чаще всего причина в том, что аванс этим сотрудникам уже выплачен другой ведомостью, либо при расчёте за первую половину месяца не создан документ «Начисление за первую половину месяца». Также проверьте, не уволен ли сотрудник и нет ли у него сплошного отсутствия весь период.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?

Это зависит от настройки учётной политики по НДФЛ в вашей программе и действующих правил исчисления налога. В 1С:ЗУП поддерживаются оба варианта: удержание налога при авансе и удержание всей суммы при окончательном расчёте. Проверьте настройку в реквизитах организации и не меняйте её посреди периода без необходимости.

Что делать, если аванс выплачен, а потом выяснилось, что сотрудник был на больничном?

Образовавшаяся переплата автоматически учтётся при окончательном расчёте за месяц: программа уменьшит сумму к выплате на излишне перечисленный аванс. Введите больничный документ до расчёта зарплаты за месяц, чтобы суммы сошлись корректно.

Как исправить ошибочно проведённую ведомость на аванс?

Если деньги ещё не отправлены в банк, распроведите ведомость, исправьте данные и проведите заново. Если выплата уже прошла, не удаляйте документ: оформите корректировку через новый расчёт или возврат, чтобы сохранить историю взаиморасчётов и корректные данные для отчётности по НДФЛ.

Можно ли выплачивать аванс наличными части сотрудников и на карты остальным?

Да. Создайте две ведомости: «Ведомость в банк» для сотрудников зарплатного проекта и «Ведомость в кассу» для тех, кто получает наличные. Программа при заполнении каждой ведомости подберёт сотрудников по их способу получения зарплаты, указанному в лицевых счетах.