Как отразить выплату пособия на погребение в 1С

Пособие на погребение — социальная выплата, которую работодатель производит за счет средств СФР (Социального фонда России), если умерший был застрахованным лицом: работал в организации по трудовому договору на день смерти. Выплата оформляется по заявлению родственника или иного лица, взявшего на себя расходы на похороны, и отражается в учете особым образом: она не облагается НДФЛ и страховыми взносами и не входит в фонд оплаты труда.

Порядок отражения зависит от того, какая программа используется: в 1С:ЗУП есть специализированные документы для пособий за счет СФР, а в 1С:Бухгалтерии выплату чаще всего приходится проводить вручную через операцию или документ начисления с ручной настройкой проводок. Ниже разобраны оба сценария, а также отражение пособия в отчетности и зачет расходов перед фондом.

Размер пособия устанавливается законодательно и ежегодно индексируется, а в районах с районным коэффициентом увеличивается на него. Точную сумму на дату выплаты следует сверить с актуальными данными СФР — программа 1С подтягивает размер при обновлении релиза, но после ручных правок конфигурации значение стоит проверить.

Когда работодатель обязан выплатить пособие и что проверить до отражения

Работодатель выплачивает пособие, если умерший на день смерти был застрахован по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — то есть работал по трудовому договору. Если умер сотрудник, оформленный по ГПХ без взносов на ВНиМ, пособие выплачивает не работодатель, а непосредственно СФР или Пенсионный фонд (для пенсионеров).

Основание для выплаты — заявление родственника или лица, оплатившего похороны, и справка о смерти по форме из ЗАГСа (именно справка, а не свидетельство о смерти). Заявление может быть подано в течение ограниченного срока со дня смерти, поэтому дату обращения фиксируйте на самом заявлении.

До отражения в 1С проверьте три вещи: актуальность релиза (от него зависит размер пособия), наличие в базе вида начисления для пособия и корректность настройки счетов учета. Если в базе ведется несколько организаций, убедитесь, что документ создается по той организации, где работал умерший сотрудник.

Отражение пособия в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом пособие на погребение относится к выплатам за счет СФР, не связанным с больничным листом. В типовой конфигурации для него предусмотрено начисление с назначением «Прочие выплаты за счет СФР» или аналогичное — в зависимости от релиза оно может называться «Пособие на погребение» или создаваться пользователем вручную в разделе «Настройка — Начисления».

Стандартный путь: создайте начисление (если его нет) с обложением «Не облагается НДФЛ» и «Не облагается страховыми взносами», затем зарегистрируйте выплату документом «Разовое начисление» или через «Все начисления» с указанием сотрудника, за которого выплачивается пособие. Получателем денег при этом фактически является заявитель (родственник), поэтому важно правильно оформить ведомость.

Настройка вида начисления

Если типового начисления нет, создайте его: раздел «Настройка — Начисления — Создать». Укажите назначение «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу». На закладке «Налоги, взносы, учет» установите: НДФЛ — «Не облагается», страховые взносы — «Доходы, не облагаемые страховыми взносами», вид дохода по взносам выберите соответствующий необлагаемому.

Регистрация и выплата

Начисление регистрируется документом «Разовое начисление» (Зарплата — Разовые начисления) с выбранным видом начисления и суммой пособия. Выплата оформляется ведомостью в банк или в кассу; поскольку деньги получает не сам сотрудник, оформите расходный кассовый ордер или платеж на реквизиты заявителя, приложив копию заявления и справки о смерти.

1. 1
   Проверьте наличие начисления «Пособие на погребение» в справочнике начислений
2. 2
   При отсутствии создайте начисление: НДФЛ — не облагается, взносы — не облагается
3. 3
   Зарегистрируйте сумму документом «Разовое начисление» на сотрудника
4. 4
   Сформируйте ведомость на выплату и отразите выдачу заявителю
5. 5
   Проверьте отражение в учете: проводка по счету 69.01 и отсутствие НДФЛ/взносов

Отражение пособия в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии специализированного кадрового документа для пособия на погребение нет, поэтому выплату отражают вручную. Типовая корреспонденция: начисление — Дт 69.01 «Расчеты по социальному страхованию» Кт 76.10 или 73.03 (в зависимости от того, кому выплачивается — родственнику или сотруднику организации), выплата — Дт 76.10 (73.03) Кт 50 или 51.

Операция вводится через раздел «Операции — Операции, введенные вручную». Если получатель — внешнее физическое лицо, заведите его в справочник контрагентов или физических лиц, чтобы корректно заполнить аналитику проводки. Документ-основание (заявление и справку о смерти) укажите в комментарии к операции.

Выплату через кассу оформите документом «Выдача наличных» с видом операции «Прочий расход» или «Выплата сотруднику», через банк — «Списание с расчетного счета» с видом «Прочее списание». Следите, чтобы счет списания совпадал со счетом кредиторской задолженности из операции начисления, иначе задолженность «повиснет» на разных счетах.

Зачет расходов перед СФР и отражение в отчетности

Пособие выплачивается за счет средств СФР, поэтому сумма уменьшает взносы на ВНиМ, подлежащие уплате, либо возмещается фондом, если расходов больше, чем начисленных взносов. В 1С этот зачет отражается автоматически при использовании типовых документов ЗУП; при ручном отражении в Бухгалтерии проводка Дт 69.01 уже уменьшает задолженность перед фондом.

В расчете по страховым взносам (РСВ) пособие показывается в составе расходов на выплату страхового обеспечения (приложение к разделу 1) и не включается в базу по взносам. В 6-НДФЛ выплата не отражается вовсе, поскольку не является облагаемым доходом. Если пособие ошибочно попало в 6-НДФЛ или в базу РСВ — ищите ошибку в настройках вида начисления.

Для подтверждения расходов перед СФР сохраните пакет документов: заявление, справку о смерти, платежные документы. При превышении расходов над взносами подайте в фонд заявление о возмещении с подтверждающими документами — порядок и формы уточняйте в актуальных разъяснениях СФР.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводка по начислению

Норма

Дт 69.01 — задолженность перед СФР уменьшилась

Тревожный признак

Дт 20/26/44 — пособие отнесено на затраты, зачет невозможен

НДФЛ и взносы

Норма

В карточке сотрудника нет налога и взносов с суммы пособия

Тревожный признак

Удержан НДФЛ или начислены взносы — ошибка настройки начисления

Отчетность

Норма

Пособия нет в 6-НДФЛ, в РСВ оно в расходах на обеспечение

Тревожный признак

Сумма попала в облагаемую базу РСВ или в 6-НДФЛ

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — отнесение пособия на счета затрат (20, 26, 44) вместо 69.01. В этом случае расход завышает себестоимость, а задолженность перед фондом не уменьшается, что приводит к переплате взносов. Вторая типовая ошибка — выплата пособия умершему сотруднику как «зарплатная» выплата с удержанием НДФЛ: пособие получает заявитель, и налоговый статус у него иной.

Отдельная ситуация — пособие на погребение умершего, который не был застрахован у данного работодателя. Выплачивать его «через организацию» за счет собственных средств можно (это будет материальная помощь), но такая выплата имеет другой налоговый режим и не зачитывается перед СФР. Не смешивайте эти два вида выплат в одном документе.

Учтите ограничение по сроку обращения за пособием и правило о выплате в день обращения или ближайший день выплаты зарплаты — просрочка создает риск претензий со стороны заявителя и проверяющих. Если заявитель обратился спустя длительное время, проверьте правомерность выплаты до отражения в учете.

Особые сценарии

Умерший работал по совместительству

Если умерший работал у нескольких работодателей, пособие выплачивает один из них — по выбору заявителя. Отразите выплату стандартно, но сохраните подтверждение, что пособие не выплачивалось другим работодателем (заявитель обычно указывает это в заявлении).

Организация на спецрежиме или пилотный проект

Механизм зачета расходов на пособие на погребение сохраняется и при прямых выплатах от СФР: именно это пособие осталось в зоне ответственности работодателя в большинстве регионов. Проверьте региональный порядок в настройках учетной политики 1С (раздел «Учетная политика — Страховые взносы»), чтобы программа корректно распределяла расходы.

Маршрут решения

Как выбрать способ отражения

Зарплата ведется в 1С:ЗУП, есть типовое начислениеИспользуйте «Разовое начисление» и ведомость на выплату

В базе только 1С:БухгалтерияОтразите операцией вручную: Дт 69.01 Кт 76.10, выплата через кассу или банк

Умерший не был застрахован у работодателяПособие за счет СФР не оформляйте — направьте заявителя в СФР или ПФР

Хотите помочь семье за счет организацииОформите отдельную материальную помощь со своим налоговым режимом

FAQ

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и взносами?

Нет. Пособие за счет средств СФР полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Если программа удержала налог, проверьте настройки вида начисления: для НДФЛ должно стоять «Не облагается», для взносов — необлагаемый вид дохода.

Какие проводки использовать в 1С:Бухгалтерии?

Начисление: Дт 69.01 Кт 76.10 (или 73.03, если получатель — сотрудник организации). Выплата: Дт 76.10 (73.03) Кт 50 при выдаче наличными или Кт 51 при перечислении на карту заявителя.

Кто должен получить деньги — умерший сотрудник или заявитель?

Получателем является лицо, подавшее заявление: родственник или иной человек, оплативший похороны. В ведомости и платежных документах указывайте реквизиты заявителя, а не умершего сотрудника.

Нужно ли отражать пособие в 6-НДФЛ?

Нет, необлагаемое пособие на погребение в расчете 6-НДФЛ не показывается. В РСВ сумма отражается как расход на страховое обеспечение и не включается в базу по взносам.

Что делать, если расходы на пособие превысили начисленные взносы?

Разницу можно возместить из СФР: подайте в фонд заявление о возмещении с подтверждающими документами (заявление получателя, справка о смерти, платежные документы). Форму и состав пакета уточните в территориальном отделении СФР.

Можно ли выплатить пособие, если умерший работал по договору ГПХ?

Только если с вознаграждения по договору уплачивались взносы на ВНиМ. В противном случае работодатель пособие не выплачивает — заявителю следует обратиться в СФР напрямую или в ПФР, если умерший был пенсионером.