Другое · 11 мин
Как отразить внутреннее совместительство в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по отражению внутреннего совместительства в 1С ЗУП: приём на работу, график, начисление зарплаты, отпуска и отчётность без ошибок.
Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником дополнительной работы у того же работодателя в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП такой сотрудник оформляется не второй карточкой физического лица, а отдельным приёмом на работу по тому же физлицу. Это принципиально важно: программа строит учёт вокруг пары «физическое лицо — сотрудник», и у одного физлица может быть несколько записей в справочнике «Сотрудники».
Главная ошибка начинающих пользователей — создание дубликата физического лица. Из-за этого разваливается персонифицированный учёт: НДФЛ и страховые взносы считаются отдельно по каждой «карточке», а в отчётность уходят дубли. Правильная схема: одно физлицо, два сотрудника — основное место работы и внутренний совместитель.
Ниже разобран полный цикл: от приёма совместителя до расчёта зарплаты, отпусков, больничных и отчётности, а также типичные ошибки и способы их проверки.
Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения
Прежде чем оформлять что-либо в программе, нужно различить два близких понятия. Внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор на работу в свободное от основной работы время, с отдельным табельным номером и отдельным начислением. Совмещение должностей — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня, оформляемая допсоглашением и доплатой.
В 1С ЗУП это принципиально разные механизмы. Совместительство отражается новым документом «Приём на работу» и новым сотрудником. Совмещение — документом «Совмещение должностей» (или «Доплата за совмещение» в зависимости от версии и настроек), привязанным к основному сотруднику без создания нового.
Если перепутать эти варианты, последствия будут разными: лишний сотрудник попадёт в штатную расстановку и отчёты по численности, а неправильно оформленное совмещение не даст корректной доплаты и может исказить средний заработок.
Совместительство или совмещение
Отдельный договор, работа в свободное время, новый сотрудник в ЗУП, отдельный табель и начисления. Подходит, когда работа выполняется за пределами основного графика.
Доплата к основному договору за дополнительную работу в основное рабочее время. Новый сотрудник не создаётся. Подходит для временного расширения обязанностей.
Подготовка: настройки и проверка физического лица
Перед приёмом совместителя убедитесь, что в настройках программы включена работа с совместителями. Обычно это раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» — «Учётная политика» или «Настройка состава начислений», в зависимости от версии конфигурации. Если вид занятости «Внутреннее совместительство» недоступен в документе приёма, причина почти всегда в отключённой функциональности.
Второй шаг — найти физическое лицо в справочнике «Физические лица» (или «Люди» в отдельных редакциях). Проверьте ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН: все документы по совместителю должны ссылаться именно на эту карточку. Если в базе уже есть дубликат физлица, сначала выполните объединение дублей штатной обработкой поиска и удаления дублей, и только потом оформляйте приём.
Также проверьте, что в штатном расписании (если оно ведётся) есть позиция, на которую принимается совместитель. При включённом контроле штатного расписания приём на отсутствующую позицию будет заблокирован.
Оформление приёма на работу совместителя
Создайте новый документ «Кадры» — «Приёмы на работу» — «Создать». В поле «Сотрудник» начните вводить ФИО: программа покажет существующее физическое лицо. Выберите его, и ЗУП предложит создать нового сотрудника для этого физлица — соглашайтесь. Именно так появляется вторая запись сотрудника без дубля физлица.
Ключевые поля документа:
- Вид занятости — «Внутреннее совместительство». От этого значения зависят отчёты по численности и проверки программы.
- Подразделение и должность — могут совпадать с основным местом или отличаться, ограничений в программе нет.
- График работы — создайте отдельный график совместителя, отражающий реальное время дополнительной работы, а не копируйте основной.
- Количество ставок — укажите долю ставки (например, 0,5), если оплата пропорциональна.
- Начисления — задайте оплату по окладу (по часам/дням) или сдельно, исходя из условий договора.
После проведения документа убедитесь, что в справочнике «Сотрудники» появилась новая строка с тем же физлицом, но другим табельным номером. Если организация ведёт воинский учёт или использует электронные трудовые, проверьте формирование соответствующих сведений.
- 1Проверьте, что в настройках включён учёт совместителей
- 2Найдите существующее физлицо и убедитесь в отсутствии дублей
- 3Создайте документ «Приём на работу», выберите физлицо и создайте нового сотрудника
- 4Установите вид занятости «Внутреннее совместительство», долю ставки и отдельный график
- 5Назначьте начисления и проведите документ
- 6Проверьте появление нового сотрудника с отдельным табельным номером
График работы и учёт рабочего времени
График совместителя должен отражать фактическое расписание дополнительной работы: например, вечерние часы после основной смены или выходные дни. Не привязывайте совместителя к основному графику сотрудника — тогда программа будет требовать отработку полной нормы, и в табеле появятся неявки.
Создайте новый график в разделе «Настройка» — «Графики работы сотрудников»: задайте режим (например, «по дням недели»), укажите рабочие часы и проверьте заполнение календаря. Доля ставки и график должны быть согласованы: при 0,5 ставки норма времени по графику должна быть примерно вдвое меньше полной нормы.
Табель по совместителю формируется отдельно от основного сотрудника. При расчёте зарплаты программа учтёт отработанное время именно по графику совместителя. Если используется документ «Табель» или данные вводятся вручную, следите, чтобы часы не дублировались с основным местом работы — суммарная нагрузка не должна противоречить здравому смыслу и кадровым документам.
Начисление зарплаты и НДФЛ
Зарплата совместителю начисляется тем же документом «Начисление зарплаты и взносов», что и остальным сотрудникам: программа подбирает обе записи сотрудника — основную и совместителя — и рассчитывает каждую отдельно по её начислениям и отработанному времени. В расчётном листке сотрудника будут две строки или два листка в зависимости от настроек печатной формы.
НДФЛ считается в целом по физическому лицу: налоговая база суммируется по основному месту и совместительству, вычеты предоставляются один раз. Именно поэтому критично, чтобы обе записи ссылались на одно физлицо. Если в расчёте видно, что вычет применился дважды или налог посчитан отдельно по каждому сотруднику, — ищите дубль физлица.
Страховые взносы также учитываются по физлицу в целом, включая контроль предельной базы. Выплата зарплаты может оформляться одной ведомостью на обе позиции или разными — на стороне кассы/банка ограничений нет, важно лишь, чтобы в ведомость попали обе суммы сотрудника.
Отпуска, больничные и средний заработок
Ежегодный отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. В ЗУП отпуск оформляется отдельным документом «Отпуск» по сотруднику-совместителю: средний заработок считается только из начислений по этой позиции. Удобно оформлять оба отпуска в одном документе «Отпуск сотрудников» или последовательно, сверяя даты.
По больничному листу внутренний совместитель имеет особенность: пособие назначается по каждому месту работы, и в программе больничный оформляется по каждому сотруднику со своим расчётом среднего заработка. Проверьте, что в документе «Больничный лист» выбран правильный сотрудник, а при необходимости создан второй больничный для второй позиции.
Командировки, простои и прочие отклонения также оформляются раздельно: отсутствие по основному месту не отменяет автоматически работу по совместительству и наоборот.
Перед массовым расчётом зарплаты полезно сформировать расчётный листок сотрудника-совместителя и сверить: отработанные часы по графику совместителя, сумма начисления пропорционально доле ставки и единый НДФЛ по физлицу. Это занимает пару минут и отлавливает большинство ошибок настройки.
Отчётность и увольнение совместителя
В отчётах по численности внутренние совместители учитываются особым образом: в среднесписочную численность они включаются как целые единицы только по основному месту, а в списочной могут отражаться отдельно — поведение зависит от конкретного отчёта и его настроек. Проверяйте регламентированные отчёты (П-4, сведения о численности) после приёма первого совместителя, чтобы понять, как программа его учитывает.
В персонифицированную отчётность (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1 в актуальных редакциях) данные попадают по физлицу с указанием соответствующих кадровых событий. Кадровые мероприятия по совместителю (приём, перевод, увольнение) отражаются отдельными строками.
Увольнение оформляется документом «Увольнение» именно по сотруднику-совместителю. Основное место работы при этом не затрагивается. Если сотрудник увольняется с основного места, но остаётся совместителем, имеет смысл оформить перевод совместителя на основное место работы — иначе в учёте останется сотрудник без основного места, что может некорректно отражаться в отчётах.
Как проверить результат
Две записи с одним физлицом и разными табельными номерами
Два разных физлица с одинаковыми ФИО и СНИЛС
Вычет предоставлен один раз, база суммирована по обоим сотрудникам
Вычет удвоен или налог посчитан раздельно
Часы соответствуют графику совместителя, нет неявок
Полная норма времени или сплошные неявки
Совместитель учтён по правилам отчёта
Завышение списочной численности
Что важно запомнить
Внутренний совместитель в 1С ЗУП — это новый сотрудник, привязанный к уже существующему физическому лицу, с видом занятости «Внутреннее совместительство», отдельным графиком и начислениями. НДФЛ и взносы считаются по физлицу в целом, отпуска и больничные оформляются раздельно по каждой позиции, увольнение с совместительства не трогает основное место работы.
Частые вопросы
Можно ли оформить совместителя на ту же должность, что и основное место?
Да, программа не запрещает приём на ту же должность и в то же подразделение. Ограничения определяются трудовым законодательством и внутренними документами организации, а не конфигурацией. В ЗУП достаточно указать нужную позицию штатного расписания и корректную долю ставки.
Что делать, если случайно создан дубликат физического лица?
Используйте штатную обработку поиска и удаления дублей (раздел «Администрирование» — «Обслуживание») с поиском по ФИО, дате рождения, СНИЛС. Перед объединением сделайте резервную копию и проверьте, какая карточка участвует в документах и отчётах. После объединения пересчитайте НДФЛ и взносы за затронутые периоды и при необходимости сдайте корректировки.
Почему совместителю насчитывается зарплата как за полную ставку?
Чаще всего причина в графике: сотруднику назначен график с полной нормой времени, а не график совместителя. Проверьте также долю ставки в кадровом документе и формулу начисления — оплата по окладу должна зависеть от отработанного времени. После исправления графика пересчитайте начисления.
Как оформить отпуск совместителю одновременно с основным?
Создайте документ «Отпуск» по каждому сотруднику отдельно с одинаковыми датами, либо используйте документ «Отпуск сотрудников», если он доступен в вашей версии. Средний заработок для каждой позиции программа посчитает из своих начислений — объединять их вручную не нужно.
Нужен ли отдельный больничный по совместительству?
Да. Внутреннему совместителю пособие назначается по каждому месту работы, поэтому в ЗУП оформляется отдельный документ «Больничный лист» по каждому сотруднику со своим расчётом среднего заработка. Проверьте, чтобы в обоих документах были верно указаны периоды нетрудоспособности.
Сотрудник увольняется с основного места, но остаётся совместителем — как отразить?
Оформите увольнение по основному сотруднику, затем кадровым переводом переведите совместителя на основное место работы с видом занятости «Основное место работы». Иначе в учёте останется сотрудник только с совместительством, что исказит отчёты по численности и кадровые сведения.