Другое · 9 мин
Как отразить внутреннее совмещение в 1С:ЗУП
Как оформить внутреннее совмещение в 1С:ЗУП: создание сотрудника, кадровый приём, график работы, начисление зарплаты, увольнение и типичные ошибки расчётчиков.
Внутреннее совмещение — это работа сотрудника по второму трудовому договору в той же организации в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП такая работа отражается не дополнительным начислением к основному месту, а отдельной позицией справочника «Сотрудники» со своим кадровым приёмом, графиком и расчётом зарплаты.
Главная ошибка расчётчиков — оформлять совмещение через документ «Совмещение должностей» или доплатой за расширение зон обслуживания. Это разные кадровые конструкции: доплата оформляется в рамках основного договора, а совместительство — отдельным договором. Ниже разобран полный цикл: от создания сотрудника до увольнения и проверки отчётов.
Отличие совместительства от совмещения должностей
Прежде чем заводить данные в программу, определите, что именно нужно отразить. Внутреннее совместительство — это второй трудовой договор, работа выполняется в свободное от основной работы время, оплата идёт отдельно, в табеле — отдельная строка. Совмещение должностей (расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей отсутствующего) — в рамках основного договора, в рабочее время, оформляется доплатой.
В 1С:ЗУП для доплаты за совмещение есть документ «Совмещение должностей» (раздел «Зарплата»), а для совместительства — полноценный кадровый приём нового сотрудника. Если оформить совместителя через доплату, в отчётности (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения) данные исказятся: доход и взносы будут учтены не по тому договору.
Сравнение вариантов оформления
Отдельный трудовой договор, работа в свободное время, отдельная ставка и график. В ЗУП — новый сотрудник с видом занятости «Внутреннее совместительство».
В рамках основного договора и рабочего времени. В ЗУП — документ «Совмещение должностей» или назначение доплаты. Новый сотрудник не создаётся.
Замещение отсутствующего работника. Оформляется документом «Совмещение должностей» с указанием замещаемого сотрудника и процента доплаты.
Создание сотрудника-совместителя
Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте новый элемент. В поле «Физическое лицо» выберите уже существующее физлицо — то же самое, что и по основному месту работы. Программа свяжет обе записи по физлицу, и в дальнейшем НДФЛ и взносы будут считаться консолидированно.
В карточке сотрудника укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». Именно этот признак определяет поведение программы: расчёт по отдельному графику, отдельную строку в табеле, корректное отражение в унифицированных формах. Не заводите совместителя как «Основное место работы» — это приведёт к ошибкам в среднесписочной численности и отчётах.
Проверьте, что физлицо выбрано именно из существующих, а не создано заново. Дубли физлиц — частая причина задвоения налоговой карточки по НДФЛ и ошибок при расчёте стандартных вычетов.
Кадровый приём и график работы совместителя
Оформите документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы на работу») для нового сотрудника-совместителя. Укажите подразделение, должность, дату приёма и количество ставок — совместитель по закону не может работать больше половины нормы, поэтому обычно это 0,5 ставки или меньше.
На вкладке «Оплата труда» назначьте плановое начисление — оклад или тарифную ставку по должности совместителя. Программа при указании доли ставки автоматически рассчитает ФОТ пропорционально. Проверьте, что начисление не продублировалось с основного места: у каждой позиции свой набор начислений.
График работы совместителя должен отличаться от основного и не пересекаться с ним по времени. Создайте отдельный график (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»), например, с вечерними часами или сокращённой неделей. Если оставить основной график, время по совместительству задвоится в табеле и зарплата будет завышена.
- 1Создайте сотрудника, выбрав существующее физлицо, вид занятости — «Внутреннее совместительство»
- 2Создайте или выберите отдельный график работы, не пересекающийся с основным
- 3Оформите «Приём на работу»: подразделение, должность, 0,5 ставки или меньше
- 4Назначьте плановое начисление на вкладке «Оплата труда»
- 5Проверьте расчёт зарплаты и табель за первый месяц работы
Начисление зарплаты совместителю
Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» — программа подбирает всех сотрудников подразделения, включая совместителей, каждого отдельной строкой. Проверьте, что по совместителю время рассчитано по его графику, а оплата — пропорционально отработанным часам или ставке.
НДФЛ и страховые взносы считаются в целом по физлицу: доходы по основному месту и совместительству суммируются для определения ставки налога и предельной базы по взносам. Стандартные вычеты предоставляются только по одному месту работы — убедитесь, что в карточке физлица вычет заявлен один раз, иначе возникнет недоимка.
Отпуск совместителю оформляется отдельным документом «Отпуск» по его позиции, больничный — отдельным больничным листом. Средний заработок для отпускных и пособий по совместительству считается только из начислений по договору совместительства.
Кадровые изменения и увольнение
Перевод на другую должность или изменение оплаты по совместительству оформляется документом «Кадровый перевод» именно для сотрудника-совместителя. Изменения по основному месту работы на совместительство не распространяются автоматически — это два независимых договора.
Увольнение с позиции совместителя оформляется документом «Увольнение» по этому сотруднику. Основное место работы при этом не затрагивается. Обратная ситуация — увольнение с основного места — не обязывает увольнять совместителя, но по согласованию можно переоформить совместительство в основное место через кадровый перевод со сменой вида занятости.
После увольнения проверьте, что в следующем расчётном периоде совместитель не подбирается в документы начисления и не попадает в списочную численность. Остатки отпусков по совместительству должны быть компенсированы при увольнении.
Проверка результата и отчётность
После оформления сверьте данные стандартными отчётами. «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» должен показывать две строки по одному физлицу: основную и совместительскую, без пересечения часов. «Расчётный листок» по сотруднику-совместителю содержит только его начисления.
В отчётах «Расшифровка 6-НДФЛ» и «РСВ» доход физлица по обоим договорам должен попадать в одну налоговую карточку. Если видите человека дважды как отдельных застрахованных лиц — ищите дубль физлица.
Штатное расписание (если ведётся) должно содержать позицию для совместителя, и приём должен быть по ней. При расхождении штатного расписания и приёмов программа выдаст предупреждение при проведении документа.
Как проверить результат
Две строки по физлицу, часы не пересекаются
Одна строка или задвоенное время
Только начисления по договору совместительства
Смешанные начисления с основного места
Одна налоговая карточка на физлицо, доходы суммируются
Физлицо задвоено как два застрахованных
Совместитель учтён по правилам для совместителей
Численность завышена на единицу
Частые вопросы
Можно ли оформить совмещение без создания нового сотрудника?
Только если речь о доплате за совмещение должностей в рамках основного договора — тогда используется документ «Совмещение должностей». Внутреннее совместительство как отдельный трудовой договор требует отдельного сотрудника в справочнике.
Почему совместителю начислилась полная зарплата вместо половины?
Чаще всего причина в том, что в приёме на работу не указана доля ставки (0,5) или назначен основной график вместо сокращённого. Откройте кадровый приём, проверьте количество ставок и график работы, затем пересчитайте зарплату.
Как предоставить вычет по НДФЛ совместителю?
Вычет вводится один раз по физлицу через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» и действует на все доходы этого физлица в организации. Повторно заявлять вычет по совместительству не нужно — иначе возникнет недоимка.
Нужен ли совместителю отдельный больничный лист?
Да, пособие по совместительству рассчитывается отдельно из среднего заработка по этому договору. В ЗУП больничный вводится для сотрудника-совместителя, при необходимости — второй больничный по основному месту.
Что делать, если совместитель становится основным работником?
Оформите кадровый перевод по позиции совместителя со сменой вида занятости на «Основное место работы» и полной ставки, предварительно уволив его со старого основного места. Либо увольте совместителя и примите заново — в зависимости от кадрового решения.
Почему в 6-НДФЛ человек отражён дважды?
Признак дубля в справочнике «Физические лица». Объедините дубли через обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование», затем пересчитайте НДФЛ и пересдайте отчётность за затронутые периоды.
Что важно запомнить
Внутреннее совмещение как отдельный договор оформляется новым сотрудником с видом занятости «Внутреннее совместительство», привязкой к существующему физлицу, отдельным графиком и долей ставки. НДФЛ и взносы считаются по физлицу консолидированно. Проверяйте табель, расчётный листок и отсутствие дублей физлиц — это три главных источника ошибок.