Как отразить в 1С отпуск по уходу за ребенком до 3 лет

Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 и до 3 лет оформляется в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) одним кадровым документом, который одновременно прекращает начисление зарплаты сотруднику и назначает пособие. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что сотруднику продолжают начислять оклад либо, наоборот, не начисляется положенное пособие — обе ситуации потом приходится исправлять сторнирующими документами.

Ниже разобран порядок работы в 1С:ЗУП 3.1: какие документы создать, как настроить пособие до 1,5 лет и период до 3 лет, как проверить расчет и что делать при досрочном выходе сотрудницы или работе на условиях неполного времени. Инструкция подходит для типовой конфигурации без доработок.

Подготовка: что проверить перед оформлением документа

Перед созданием документа убедитесь, что в программе корректно заведены исходные данные. От них зависит, как рассчитается пособие и как отразится отсутствие сотрудника в учете.

Проверьте карточку сотрудника: должен быть оформлен прием на работу, а предыдущий отпуск по беременности и родам (если отпуск по уходу следует сразу за ним) — введен документом «Больничный лист» с корректными датами. Дата начала отпуска по уходу обычно — следующий день после окончания больничного по беременности и родам.

Также убедитесь, что в учетной политике организации (раздел «Настройка» — «Реквизиты организации», вкладка «Учетная политика») правильно указаны параметры расчета пособий за счет ФСС/СФР. Если организация работает в регионе прямых выплат, пособие до 1,5 лет работодатель не выплачивает — оно назначается фондом напрямую, и в ЗУП отражается только сам факт отпуска и передача сведений.

Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком»

Основной документ находится в разделе «Кадры» — «Отпуска по уходу за ребенком» (или «Зарплата» — «Отпуска по уходу за ребенком» в зависимости от настроек командного интерфейса). Создайте новый документ кнопкой «Создать».

Заполните ключевые поля:

• Организация и сотрудник — выберите сотрудника, уходящего в отпуск;
• Дата начала — первый день отпуска по уходу (обычно день после окончания отпуска по беременности и родам);
• Дата окончания — день, когда ребенку исполняется 3 года;
• Количество детей и сведения о ребенке (ФИО, дата рождения) — нужны для расчета пособия и отчетности;
• флаг «Выплачивать пособие до 1,5 лет» — установите, если пособие назначается через работодателя.

После заполнения дат программа автоматически прекращает действие всех плановых начислений сотрудника с даты начала отпуска. Это видно на вкладке «Начисления» документа: строки начислений получают признак прекращения. Вручную ничего отменять не требуется.

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Отпуска по уходу за ребенком» и создайте документ
2. 2
   Укажите сотрудника, дату начала и дату окончания (день исполнения 3 лет)
3. 3
   Заполните сведения о ребенке и установите флаг пособия до 1,5 лет
4. 4
   Проверьте вкладку «Начисления»: плановые начисления должны быть прекращены
5. 5
   Проведите документ и сформируйте приказ по кнопке «Печать»

Настройка пособия до 1,5 лет и периода до 3 лет

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет рассчитывается исходя из среднего заработка сотрудника за два предшествующих календарных года. В документе на вкладке «Пособие до 1,5 лет» программа показывает расчет среднедневного заработка; при необходимости можно открыть детализацию и скорректировать заработок вручную (например, если сотрудник принес справку с предыдущего места работы).

Если у сотрудника были периоды, исключаемые из расчета (больничные, предыдущий отпуск по уходу), они учитываются автоматически по данным базы. Если сотрудник работает в организации меньше расчетного периода, заработок за «чужие» периоды вводится документом «Справка о заработке для расчета пособий» (раздел «Зарплата» — «См. также»).

Компенсационная выплата за период от 1,5 до 3 лет в фиксированном размере, которая назначалась ранее по старым правилам, для детей, родившихся после 1 января 2020 года, не назначается — в типовой ЗУП это учтено. Если у вас действует старый случай, проверьте настройки начисления в плане видов расчета.

Как отпуск влияет на зарплату, кадровый учет и отчетность

После проведения документа сотрудник переходит в состояние «в отпуске по уходу за ребенком». В расчетных документах («Начисление зарплаты и взносов») он не подбирается, а если подобрать его принудительно, начислений по окладу не будет — плановые начисления прекращены.

В табеле учета рабочего времени (отчет «Табель Т-13») весь период отпуска отражается условным обозначением «ОЖ». Отработанное время за сотрудником не сохраняется, если только он не вышел на работу на условиях неполного рабочего времени.

Отпуск по уходу включается в страховой стаж для пенсии, но не дает права на ежегодный оплачиваемый отпуск за этот период — программа корректно учитывает это при расчете остатков отпусков автоматически, по данным кадровых документов. Проверить можно в справке «Остатки отпусков» из карточки сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние сотрудника в списке

Норма

Отображается «В отпуске по уходу за ребенком»

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим — документ не проведен

Начисление зарплаты за следующий месяц

Норма

Сотрудник отсутствует в табличной части или без начислений

Тревожный признак

Начисляется оклад — плановые начисления не прекращены

Табель Т-13

Норма

По всем дням периода стоит код «ОЖ»

Тревожный признак

Проставлены рабочие дни или пустые ячейки

Расчет пособия

Норма

Есть среднедневной заработок и сумма к выплате

Тревожный признак

Нулевой заработок без видимой причины

Специальные сценарии

Работа во время отпуска на условиях неполного времени

Сотрудник вправе работать неполный рабочий день с сохранением пособия до 1,5 лет. В ЗУП это оформляется документом «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» (или «Кадровый перевод» с установкой неполного графика — в зависимости от релиза). Создайте документ из списка «Отпуска по уходу за ребенком» по кнопке «Создать на основании», укажите дату выхода и график неполного рабочего времени.

После проведения программа возобновляет начисление зарплаты пропорционально отработанному времени, а пособие продолжает начисляться в полном объеме. График неполного времени должен быть предварительно создан в справочнике «Графики работы сотрудников».

Досрочное прерывание отпуска

Если сотрудник выходит на работу до исполнения ребенку 3 лет, оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры»). Укажите дату выхода — с этого дня возобновляются плановые начисления, а пособие прекращается (если выход не на неполное время).

Отпуск оформляет другой член семьи

Отпуск по уходу может оформить отец, бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребенком. В программе порядок идентичен: документ создается на того сотрудника, который уходит в отпуск. Дополнительно проверьте, что к документу приложены подтверждающие сведения, что второй родитель пособие не получает.

Печать приказа и передача сведений в СФР

Из документа «Отпуск по уходу за ребенком» доступна печатная форма приказа (кнопка «Печать»). Можно использовать унифицированную форму Т-6 или произвольную форму приказа, утвержденную в организации, — ЗУП предлагает обе.

Для назначения пособия фондом сведения передаются в СФР. В ЗУП это делается через документ «Заявление сотрудника на выплату пособия» и последующую отправку реестра (раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» или обмен с СФР). Убедитесь, что в заявлении корректно указаны реквизиты для выплаты и сведения о ребенке.

Сроки передачи сведений регламентированы: работодатель обязан направить их в фонд в течение нескольких рабочих дней с момента получения заявления. Просрочка грозит задержкой выплаты сотруднику и претензиями со стороны фонда.

Удобно завести привычку: после проведения документа сразу формировать расчетный листок сотрудника за первый месяц отпуска. Если пособие посчиталось и оклад не начисляется — документ оформлен правильно, и дальше можно работать спокойно.

Частые вопросы

Нужно ли создавать отдельный документ на период от 1,5 до 3 лет?

Нет. Документ «Отпуск по уходу за ребенком» создается один раз на весь период до 3 лет. Внутри него настраивается только пособие до 1,5 лет; период от 1,5 до 3 лет проходит как неоплачиваемый отпуск автоматически.

Сотрудница вышла на неполный день, а пособие перестало начисляться. Что не так?

Скорее всего, выход оформлен документом «Возврат из отпуска по уходу», который прекращает отпуск полностью. Для сохранения пособия нужен документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» с установкой неполного графика — тогда отпуск продолжается, а пособие сохраняется.

Как исправить ошибочно введенный отпуск?

Если даты неверны, откройте документ и исправьте их до закрытия периода. Если период закрыт (запрещена корректировка), создайте документ-исправление или отмените отпуск документом «Возврат из отпуска по уходу» с датой начала, затем введите корректный документ заново и пересчитайте затронутые месяцы.

Учитывается ли отпуск по уходу в стаже для ежегодного отпуска?

Нет, период отпуска по уходу за ребенком не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. ЗУП учитывает это автоматически: в отчете «Остатки отпусков» рабочий год сотрудника сдвигается на длительность отпуска по уходу.

Организация в регионе прямых выплат — нужно ли начислять пособие в ЗУП?

Пособие до 1,5 лет выплачивает СФР напрямую сотруднику, поэтому в начислениях зарплаты оно не проходит. В ЗУП достаточно оформить сам отпуск и передать в фонд заявление с реестром сведений. Проверьте, что в настройках организации указан режим прямых выплат.