Как отразить медосмотр в 1С: пошаговая инструкция

Медицинские осмотры сотрудников — обязательная часть кадрового учёта для многих организаций, и в 1С:ЗУП для них предусмотрен целый блок документов. Работа строится вокруг справочника вредных факторов, документа «Направление на медицинский осмотр» и регистрации результатов осмотра с указанием заключения врача.

Помимо кадровой стороны, медосмотр затрагивает расчёт зарплаты: время прохождения осмотра оплачивается по среднему заработку, а расходы на услуги клиники нужно провести в бухгалтерском учёте. Ниже разобран полный цикл — от настройки программы до проверки проводок и типичных ошибок.

Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.1. В других конфигурациях (1С:КАМИН, 1С:Медицина) механика похожа, но названия документов могут отличаться.

Подготовка: что настроить перед началом работы

Прежде чем оформлять направления, проверьте, что в программе включён функционал медосмотров. Откройте «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» либо раздел «Настройка → Обслуживание сотрудников» — в зависимости от релиза пункт может называться «Медицинские осмотры». Установите флаг использования медицинских осмотров, иначе нужные документы не появятся в интерфейсе.

Далее заполните справочник «Вредные и (или) опасные производственные факторы и виды работ». Именно по нему программа определяет, какие сотрудники подлежат обязательному осмотру и с какой периодичностью. Факторы привязываются к должностям или рабочим местам через штатное расписание либо карточку специальной оценки условий труда.

Также удобно заранее внести в справочник «Контрагенты» медицинскую организацию, с которой заключён договор. Это ускорит заполнение направлений и позволит формировать по клинике сводные списки работников.

Как оформить направление на медицинский осмотр

Основной документ — «Направление на медицинский осмотр», он находится в разделе «Кадры → Медицинские осмотры» (в некоторых релизах — «Зарплата → Медосмотры»). Создайте документ, выберите сотрудника, вид осмотра (предварительный, периодический, внеочередной) и медицинскую организацию.

При выборе сотрудника программа подставит вредные факторы, указанные для его должности, и перечень врачей и исследований в соответствии с приказом Минздрава. Проверьте состав обследований: если условия труда на рабочем месте изменились, список может потребовать ручной корректировки.

Для массового оформления периодических осмотров используйте групповое создание направлений: программа может подобрать всех сотрудников, у которых истёк срок предыдущего осмотра. Это избавляет от ручного контроля дат по каждому работнику.

1. 1
   Включите функционал медосмотров в настройках программы
2. 2
   Заполните вредные факторы и привяжите их к должностям
3. 3
   Создайте документ «Направление на медицинский осмотр» и выберите сотрудника
4. 4
   Проверьте вид осмотра, клинику и состав обследований
5. 5
   Распечатайте направление и передайте сотруднику
6. 6
   После осмотра зарегистрируйте результат и заключение врача

Как зарегистрировать результат осмотра

После прохождения осмотра внесите результат в программу. Это делается либо прямо в документе «Направление на медицинский осмотр» (закладка с результатами), либо отдельным документом «Результаты медицинского осмотра» — в зависимости от настроек и релиза.

Укажите дату прохождения, заключение врача (годен, годен с ограничениями, нуждается в дообследовании, не годен) и реквизиты заключения. Если сотрудник признан не годен к работе по состоянию здоровья, это основание для кадровых действий — отстранения или перевода, которые оформляются отдельными документами.

Дата следующего осмотра рассчитывается автоматически исходя из периодичности, заданной для вредных факторов. Проверить, у кого приближается срок, можно через отчёты по медосмотрам в разделе «Кадры → Отчёты, справки».

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус направления

Норма

Указан результат осмотра и дата заключения

Тревожный признак

Направление висит без результата — сотрудник формально не прошёл осмотр

Дата следующего осмотра

Норма

Заполнена и соответствует периодичности фактора

Тревожный признак

Поле пустое — контроль сроков не сработает

Заключение при ограничениях

Норма

Оформлены кадровые документы (отстранение, перевод)

Тревожный признак

Заключение внесено, но сотрудник продолжает работать на прежнем месте

Как оплатить день прохождения медосмотра

День прохождения обязательного медосмотра оплачивается по среднему заработку. В 1С:ЗУП это оформляется документом «Отсутствие с сохранением оплаты» (раздел «Зарплата»). Вид отсутствия выберите «Медицинский осмотр» или «Отсутствие по уважительной причине» — в зависимости от того, как настроены виды расчёта в вашей базе.

Если нужного вида отсутствия нет, создайте его в настройках начислений: скопируйте типовое «Отсутствие с сохранением оплаты», задайте понятное название и обозначение в табеле. Тогда в табеле учёта рабочего времени день осмотра будет отражён отдельным кодом, а не как обычная явка.

Начисление попадёт в расчёт зарплаты за месяц автоматически при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов». Проверьте сумму по среднему заработку на вкладке «Начислено» у конкретного сотрудника.

Как отразить расходы на медосмотр в бухучёте

Оплата услуг медицинской организации отражается в 1С:Бухгалтерии документом «Поступление услуг» (раздел «Покупки»). Укажите контрагента-клинику, договор и счёт учёта затрат — обычно это счета затрат на персонал по дебету (например, 20, 25, 26 или 44 в зависимости от подразделения сотрудников) и счёт 60 по кредиту.

Если медосмотр оплачивает сам сотрудник с последующей компенсацией, оформите возмещение через «Авансовый отчёт» — сотрудник прикладывает чек и заключение. В ЗУП такая компенсация при необходимости проводится как разовое начисление с соответствующей настройкой налогообложения.

Расходы на обязательные медосмотры учитываются в налоговом учёте как затраты на обеспечение нормальных условий труда. Убедитесь, что статья затрат в документе поступления настроена именно так, иначе расход может не принять налоговый учёт.

Способы оплаты услуг клиники

Договор с клиникой, оплата по счёту

Оформляется «Поступлением услуг» и «Списанием с расчётного счёта». Подходит при массовых периодических осмотрах.

Компенсация сотруднику

Сотрудник платит сам, возмещение через авансовый отчёт. Подходит для разовых ситуаций, требует строгого пакета документов.

Удержание при неявке на осмотр

Если работник уклонился от обязательного осмотра, день не оплачивается, а сотрудник отстраняется от работы без сохранения заработка.

Отчёты и контроль сроков

Для контроля используйте штатные отчёты раздела «Кадры → Отчёты, справки»: «Медицинские осмотры» и списки сотрудников, подлежащих осмотру. Они показывают, кто прошёл осмотр, у кого истёк срок и кто направлен, но результат ещё не внесён.

Настройте регулярную проверку: раз в месяц формируйте отчёт по сотрудникам с истекающим сроком осмотра и передавайте список ответственному за охрану труда. Это снижает риск допуска к работе сотрудников без действующего заключения.

Часто задаваемые вопросы

Нет документа «Направление на медицинский осмотр» в меню. Что делать?

Проверьте настройки функциональности: раздел «Настройка», пункт про медицинские осмотры или обслуживание сотрудников. Если флаг включён, а документа нет — у пользователя может не быть прав, попросите администратора проверить роль доступа.

Можно ли оформить направления сразу на всю организацию?

Да, при корректно заполненных вредных факторах программа умеет подбирать сотрудников, у которых истёк срок периодического осмотра, и формировать направления группой. Состав обследований при этом подставляется по факторам каждой должности.

Как отразить, если сотрудник не прошёл осмотр по своей вине?

В направлении фиксируется факт непрохождения, день не оплачивается. По трудовому законодательству сотрудник отстраняется от работы без сохранения заработка — в ЗУП это оформляется отсутствием без оплаты или кадровым отстранением в зависимости от настроек базы.

Нужно ли заводить медкарту сотрудника в 1С?

В типовой ЗУП полноценные медкарты не ведутся — хранятся направления, результаты и заключения. Для детального медицинского учёта используются профильные решения (например, 1С:Медицина), которые можно интегрировать с ЗУП.

Как оплатить осмотр, если он длился несколько дней?

В документе «Отсутствие с сохранением оплаты» укажите весь период прохождения осмотра. Оплата по среднему заработку будет начислена за все рабочие дни, пришедшиеся на этот период, и корректно отразится в табеле.