Другое · 9 мин
Как отразить в 1С материальную помощь в связи со смертью родственника
Как отразить в 1С материальную помощь в связи со смертью родственника: настройка начисления, НДФЛ, взносы, документы и проводки в ЗУП и Бухгалтерии.
Материальная помощь работнику в связи со смертью члена семьи — особый вид выплаты: она полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении условий, но требует корректной настройки вида начисления в 1С. Ошибка в настройках приводит к лишнему удержанию налога или, наоборот, к занижению базы, что выявляется при проверке.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8: какие документы запросить у работника, как создать или проверить вид начисления, как отразить выплату и проверить результат в отчётах. Степень родства и наличие подтверждающих документов — ключевые условия необлагаемости, поэтому начинать нужно с них.
Когда выплата не облагается НДФЛ и взносами
По НК РФ материальная помощь, выплачиваемая работнику в связи со смертью члена его семьи, полностью освобождается от НДФЛ. К членам семьи в этом контексте относят супруга, родителей и детей — в том числе усыновителей и усыновлённых. Помощь в связи со смертью брата, сестры, бабушки или тёти под полное освобождение не подпадает: такая выплата облагается НДФЛ сверх необлагаемого лимита материальной помощи (4 000 рублей в год).
Аналогичное правило действует для страховых взносов: выплата в связи со смертью члена семьи не включается в базу по взносам. Если родство не подтверждается или родственник не входит в круг членов семьи, сумма сверх лимита облагается взносами в общем порядке.
Практический вывод: перед отражением в 1С определите, к какой категории относится умерший родственник. От этого зависит выбор вида начисления и код дохода, а значит — и налоговый результат.
НДФЛ и взносы не начисляются при наличии подтверждающих документов
Сверх лимита начисляются НДФЛ и взносы
Запросите копию документа до выплаты
Какие документы запросить у работника
Основание для выплаты — заявление работника в произвольной форме с просьбой оказать материальную помощь. К заявлению прикладываются копия свидетельства о смерти и документ, подтверждающий родство: свидетельство о браке, свидетельство о рождении работника (для родителей) или ребёнка.
На основании заявления издаётся приказ руководителя о выплате материальной помощи с указанием суммы и основания. Приказ не обязателен по форме, но он фиксирует решение работодателя и защищает при проверке: налоговая вправе запросить обоснование необлагаемой выплаты.
Настройка вида начисления в 1С:ЗУП 3.1
Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новое начисление «Материальная помощь в связи со смертью члена семьи». В типовой конфигурации часто уже есть предопределённый вид «Материальная помощь» — проверьте его настройки перед созданием дубликата.
Ключевые параметры на вкладке «Налоги, взносы, учёт»:
- НДФЛ: «Не облагается», код дохода — «503 Материальная помощь, оказываемая работникам в связи со смертью члена (членов) их семьи»;
- Страховые взносы: вид дохода — «Материальная помощь, полностью не облагаемая страховыми взносами»;
- Налог на прибыль: обычно «Не включается в расходы на оплату труда», если помощь не предусмотрена трудовым или коллективным договором;
- Способ отражения в бухучёте: счёт 91.02 «Прочие расходы» либо 84 при выплате за счёт нераспределённой прибыли — по учётной политике организации.
Оформление выплаты документом
В 1С:ЗУП 3.1
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Все начисления» (или «Премии» / «Материальная помощь» в зависимости от настройки интерфейса) и создайте документ «Материальная помощь». Укажите организацию, дату, работника, вид материальной помощи и сумму. Документ автоматически не рассчитает НДФЛ и взносы, если вид начисления настроен правильно.
Выплата отражается в ведомости: создайте «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» за период выплаты — сумма материальной помощи подтянется вместе с зарплатой либо отдельной строкой, если дата выплаты отличается.
В 1С:Бухгалтерии 8
Если зарплата ведётся в Бухгалтерии, создайте вид начисления в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления» с аналогичными параметрами необлагаемости. Затем отразите сумму в документе «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц, добавив работника и выбрав нужное начисление.
- 1Получите заявление, копию свидетельства о смерти и документ о родстве
- 2Издайте приказ о выплате материальной помощи
- 3Проверьте или создайте вид начисления с кодом дохода 503 и необлагаемым видом дохода по взносам
- 4Оформите документ «Материальная помощь» и проведите его
- 5Сформируйте ведомость на выплату и проведите
- 6Проверьте отсутствие НДФЛ и взносов в отчётах
Проводки и отражение в бухучёте
Материальная помощь в связи со смертью родственника не связана с трудовой функцией, поэтому в бухгалтерском учёте она отражается в составе прочих расходов: Дт 91.02 Кт 73 (или Кт 70, если настройка ведёт через расчёты с персоналом — зависит от способа отражения, заданного в виде начисления). Выплата: Дт 73 (70) Кт 51/50.
При синхронизации ЗУП с Бухгалтерией проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте». Убедитесь, что в настройке способа отражения указан корректный счёт затрат, иначе сумма попадёт на счета затрат на оплату труда (20, 25, 26, 44), что исказит себестоимость и налог на прибыль.
Проверка результата в отчётах
После проведения документов убедитесь, что выплата не создала налоговых обязательств. В ЗУП откройте отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» или карточку 2-НДФЛ работника: сумма должна фигурировать с кодом 503 и нулевым исчисленным налогом.
По взносам сформируйте «Анализ взносов в фонды» или проверьте раздел 3 РСВ: выплата попадает в общую сумму выплат, но не в облагаемую базу. Если сумма встала в базу — почти всегда причина в неверном виде дохода по взносам в настройке начисления.
Как проверить результат
Сумма с кодом 503, исчисленный налог равен нулю
Сумма обложена НДФЛ или отражена с кодом 2710/2760
Выплата есть в общей сумме, отсутствует в базе
Сумма включена в облагаемую базу
Дт 91.02 Кт 73 (70), без счетов затрат
Проводка на счета 20–44 или нет проводки после синхронизации
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — использование типового вида «Материальная помощь» с кодом 2710 и лимитом 4 000 рублей. Тогда программа удержит НДФЛ с суммы сверх лимита, и работник получит меньше, чем решил работодатель. Исправление потребует перерасчёта и возврата налога.
Вторая ошибка — отражение выплаты, когда умерший не является членом семьи по НК, но начисление настроено как полностью необлагаемое. При проверке это квалифицируют как занижение базы. Третья — выплата бывшему работнику: правила освобождения для уволившихся отличаются, и применять код 503 к ним нельзя без анализа ситуации.
FAQ
Облагается ли помощь при смерти бабушки или дедушки работника?
Полное освобождение действует только для супруга, родителей и детей. Помощь в связи со смертию бабушки или дедушки облагается НДФЛ и взносами сверх общего необлагаемого лимита 4 000 рублей в год по материальной помощи. В 1С используйте вид начисления с кодом дохода 2710, а не 503.
Что делать, если НДФЛ уже удержан ошибочно?
Оформите возврат излишне удержанного налога: скорректируйте начисление правильным видом дохода, пересчитайте НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» или в текущем расчёте, верните работнику сумму на счёт и при необходимости подайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ.
Нужно ли показывать выплату в 6-НДФЛ?
Полностью необлагаемые выплаты с кодом 503 в расчёт 6-НДФЛ не включаются, так как они не формируют налоговую базу. Если часть суммы облагается (например, родственник не член семьи), в расчёт попадает только налогооблагаемая часть.
Можно ли выплатить помощь за счёт нераспределённой прибыли?
Да, если такое решение принято участниками общества. В этом случае в настройке способа отражения укажите счёт 84, и выплата не попадёт в расходы текущего периода. Решение собрания участников является обязательным основанием для использования прибыли прошлых лет.
Как отразить выплату, если зарплата ведётся только в 1С:Бухгалтерии?
Создайте начисление в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления» с кодом дохода 503 и необлагаемым видом по взносам, затем включите сумму в документ «Начисление зарплаты» за месяц выплаты. Выплату оформите ведомостью, проводки программа сформирует автоматически по настроенному способу отражения.
Есть ли ограничение по сумме необлагаемой помощи при смерти члена семьи?
Ограничения по сумме нет: при наличии подтверждающих документов вся выплата освобождается от НДФЛ и взносов независимо от размера. Лимит 4 000 рублей применяется только к материальной помощи по иным основаниям.
Что важно запомнить
Необлагаемость выплаты определяется степенью родства и документами, а не названием начисления. Настройте вид начисления с кодом 503 и необлагаемым видом дохода по взносам, оформите документ выплаты и проверьте результат в отчётах по НДФЛ, взносам и проводкам.