Как отразить в 1С материальную помощь родственникам умершего сотрудника

Смерть сотрудника — ситуация, в которой бухгалтеру и кадровику приходится действовать быстро и безошибочно: оформить прекращение трудового договора, рассчитать и выдать неполученную зарплату, а при решении руководства — выплатить материальную помощь членам семьи. У такой выплаты особый налоговый режим: она полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только при соблюдении условий по получателям и документальному подтверждению.

Ошибка в оформлении приводит к доначислению НДФЛ и взносов, штрафам и спорам с налоговой. Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8: какие документы собрать, каким начислением оформить выплату, как проверить отражение в отчётности.

Кто может получить помощь и какие документы собрать

Необлагаемая льгота действует только для выплат членам семьи умершего работника. Налоговый кодекс отсылает к Семейному кодексу: это супруг, родители (в том числе усыновители) и дети (в том числе усыновлённые). Выплаты брату, сестре, бабушке или гражданской супруге формально под льготу не подпадают — такие суммы облагаются НДФЛ сверх необлагаемого лимита 4000 руб. в год и страховыми взносами в общем порядке, если получатель не состоит в трудовых отношениях с организацией, взносы на него не начисляются, но НДФЛ удержать придётся.

Перед оформлением выплаты в 1С соберите пакет документов: заявление родственника о выплате помощи, копию свидетельства о смерти, документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении), паспорт получателя и его реквизиты для перечисления. На основании этих документов издаётся приказ руководителя о выплате материальной помощи.

Кадровые действия: прекращение трудового договора

До оформления помощи в программе должно быть отражено прекращение трудового договора с умершим сотрудником. В 1С:ЗУП 3.1 создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»), укажите основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (смерть работника) и дату смерти как дату прекращения договора.

При проведении документа программа рассчитает причитающиеся суммы: зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованный отпуск. Эти суммы выплачиваются членам семьи умершего и также не облагаются НДФЛ и взносами — программа настроит это автоматически по коду дохода для выплат умершим. Проверьте, что на вкладке начислений налог и взносы по этим суммам равны нулю.

Не путайте два потока выплат: зарплатные суммы умершего выдаются по правилам ст. 141 ТК РФ и ст. 1183 ГК РФ, а материальная помощь — это добровольная выплата работодателя по приказу. В 1С они оформляются разными документами и отражаются разными кодами дохода.

Оформление помощи в 1С:ЗУП 3.1

Основной инструмент — документ «Материальная помощь» (раздел «Зарплата» — «Материальная помощь», либо «Все начисления»). Однако стандартный документ рассчитан на сотрудников организации, а помощь получает стороннее физическое лицо. Практикуется два подхода.

Первый вариант: завести получателя как физическое лицо и оформить выплату через документ «Прочие доходы физлиц» (если он доступен в вашей настройке) либо через договор ГПХ с нулевыми работами — способ громоздкий. Второй, более корректный для типовой ЗУП: создать вид начисления «Материальная помощь родственникам умершего сотрудника» с нужными налоговыми настройками и отразить выплату на умершего сотрудника с последующей выдачей родственнику по ведомости на его имя.

1. 1
   Создайте вид начисления: Настройка — Начисления — Создать, назначение «Материальная помощь», НДФЛ — «не облагается» (код дохода не указывается либо указывается как необлагаемый), взносы — «не облагается» (доходы, не являющиеся объектом обложения)
2. 2
   Оформите «Увольнение» умершего сотрудника с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
3. 3
   Создайте документ «Материальная помощь», выберите созданное начисление, укажите сотрудника и сумму по приказу
4. 4
   Сформируйте ведомость на выплату; получателя укажите родственника, приложите его заявление и реквизиты
5. 5
   Проверьте отчёты: сумма не должна попадать в облагаемую базу НДФЛ и взносов в 6-НДФЛ и РСВ

Если ваша учётная политика и настройки программы требуют выплачивать помощь именно стороннему физлицу, зарегистрируйте родственника в справочнике «Физические лица» и оформите доход документом, предусмотренным для выплат бывшим сотрудникам и сторонним лицам. Точный состав документов зависит от релиза конфигурации — сверяйтесь с описанием обновлений.

Настройка вида начисления: налоги и взносы

Ключевой момент — корректные налоговые настройки начисления. В карточке вида расчёта на вкладке «Налоги, взносы, учёт» установите: по НДФЛ — «Не облагается» (основание — п. 8 ст. 217 НК РФ, единовременная материальная помощь членам семьи умершего работника). По страховым взносам — вид дохода «Не является объектом обложения» либо аналогичная необлагаемая категория (основание — пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Если программа требует указать код дохода НДФЛ, используйте необлагаемый код, предусмотренный для таких выплат, без вычета. Не применяйте код 2760 с вычетом 503 — это код обычной материальной помощи с лимитом 4000 руб., он занизит льготу и исказит справку о доходах.

Отражение в 1С:Бухгалтерии 8

Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП, выплату стороннему физическому лицу отражают через счёт 76 или 73 с аналитикой по физическому лицу. Типовая схема: создайте физическое лицо в справочнике, сформируйте начисление документом «Операция, введённая вручную» или через механизм начислений сотрудникам с последующей корректировкой получателя.

Проводки: Дт 91.02 (или 84, если выплата за счёт нераспределённой прибыли — по решению учредителей) Кт 76 (73) — начислена помощь; Дт 76 (73) Кт 51, 50 — выплачено. Проводок по НДФЛ и взносам при соблюдении условий льготы быть не должно. В налоговом учёте по налогу на прибыль материальная помощь не уменьшает базу (п. 23 ст. 270 НК РФ), поэтому в программе возникнет постоянная разница при применении ПБУ 18/02.

Сравнение вариантов отражения

1С:ЗУП, документ «Материальная помощь»

Подходит, когда зарплатный учёт в ЗУП; автоматически попадает в 6-НДФЛ и РСВ с правильными признаками. Ограничение — документ ориентирован на сотрудников

1С:Бухгалтерия, ручная операция через 76/73

Подходит для выплаты стороннему физлицу без зарплатного контура. Ограничение — вручную контролируете отсутствие НДФЛ и взносов и попадание в отчётность

Выплата через ведомость на родственника

Когда начисление отражено на умершего сотрудника, а деньги выдаются члену семьи по заявлению и документам. Требует аккуратного оформления ведомости

Проверка отчётности и типичные ошибки

После проведения документов проверьте, как выплата отразилась в отчётности. В 6-НДФЛ необлагаемая помощь не должна формировать налоговую базу: сумма либо не показывается вовсе, либо отражается в полях для необлагаемых доходов — в зависимости от кода. В РСВ выплата не должна попадать в облагаемую базу по взносам; если получатель не застрахованное лицо, он вообще не включается в персонифицированные сведения как застрахованный.

Сформируйте «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» за период выплаты и убедитесь, что сумма помощи присутствует в необлагаемых доходах и отсутствует в базах. Расхождение между бухгалтерскими проводками и регистрами — признак неверной настройки вида начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

6-НДФЛ за период выплаты

Норма

Сумма помощи не формирует налоговую базу, исчисленный налог по ней равен нулю

Тревожный признак

С суммы удержан НДФЛ или сумма попала в облагаемые доходы

РСВ, база по взносам

Норма

Выплата не входит в базу для исчисления взносов

Тревожный признак

Сумма увеличила облагаемую базу

Проводки по выплате

Норма

Дт 91.02/84 Кт 76(73), выплата Дт 76(73) Кт 51/50, нет проводок по 68.01 и 69

Тревожный признак

Есть начисление НДФЛ или взносов

Документальное оформление

Норма

Приказ, заявление, копия свидетельства о смерти, документы о родстве хранятся в деле

Тревожный признак

Выплата есть, подтверждающих документов нет

Частые вопросы

Облагается ли НДФЛ помощь, выплаченная внучке умершего сотрудника?

Полное освобождение по п. 8 ст. 217 НК РФ распространяется на членов семьи — супруга, родителей и детей. Внучка в этот перечень не входит, поэтому применяется общее правило: не облагается только 4000 руб. за налоговый период, с превышения удерживается НДФЛ. В 1С для такой выплаты используйте код дохода 2760 с вычетом 503.

Можно ли выплатить помощь наличными из кассы?

Да, расчёты с физическими лицами, не связанные с предпринимательской деятельностью, ограничением в 100 000 руб. по одному договору не охватываются, так как это не расчёт по договору между организациями и ИП. Выплату оформите расходным кассовым ордером на имя получателя с указанием его паспортных данных.

Нужно ли включать получателя помощи в РСВ как застрахованное лицо?

Нет. Родственник, не состоящий в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией, не является застрахованным лицом. Выплата ему не является объектом обложения взносами, и в персонифицированный раздел РСВ он не включается.

Уменьшает ли материальная помощь налог на прибыль?

Нет. Материальная помощь не учитывается в расходах по п. 23 ст. 270 НК РФ независимо от получателя. В 1С:Бухгалтерии при применении ПБУ 18/02 по этой сумме сформируется постоянная разница и постоянный налоговый расход.

Что делать, если помощь решили выплатить спустя несколько месяцев после смерти сотрудника?

Льгота не ограничена сроком выплаты, важен факт семейных отношений и документальное подтверждение. Оформите приказ, соберите документы и отразите выплату текущей датой. Умерший сотрудник в программе уже уволен — используйте документ для сторонних физических лиц или отражение через 76 счёт.

Облагаются ли взносами на травматизм такие выплаты?

Нет. Перечень необлагаемых выплат по взносам на травматизм (ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ) повторяет ст. 422 НК РФ, поэтому единовременная помощь членам семьи умершего работника взносами на травматизм также не облагается.