Другое · 10 мин
Как отразить в 1С больничный за счет работодателя
Пошаговая инструкция, как отразить в 1С:ЗУП больничный за счет работодателя: настройка вида расчета, документ «Больничный лист», проводки, НДФЛ и проверка результата.
Пособие по временной нетрудоспособности делится на две части: первые три календарных дня оплачивает работодатель из собственных средств, остальные — Социальный фонд России (СФР) напрямую работнику. В программах 1С эти части учитываются по-разному: за счет работодателя проходит начисление, удержание НДФЛ и отражение в учете, а часть за счет фонда лишь фиксируется для реестров и отчетности.
Ниже разобран порядок работы в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) — именно в ней чаще всего ведут расчет больничных. Для 1С:Бухгалтерии 8 логика похожа, отличия указаны отдельно. Перед началом убедитесь, что у вас есть электронный больничный лист (ЭЛН) с корректным номером и статусом, а также актуальные данные о среднем заработке сотрудника.
Что именно оплачивает работодатель и как это делится в 1С
По общему правилу при болезни или травме самого работника первые три дня нетрудоспособности оплачивает работодатель, начиная с четвертого дня — СФР. Если больничный выдан по уходу за больным членом семьи, в связи с карантином, протезированием или долечиванием в санатории, пособие полностью выплачивается за счет фонда — части работодателя в таком листке нет.
В 1С:ЗУП это деление выполняется автоматически на основании кода причины нетрудоспособности в ЭЛН. Документ «Больничный лист» содержит две строки начисления: «Больничный за счет работодателя» и «Больничный за счет СФР». Редактировать суммы вручную стоит только при наличии уважительной причины — расхождение с расчетом фонда приведет к вопросам при сверке.
Проверка настроек перед начислением
Перед первым начислением проверьте, что в учетной политике организации корректно заполнены параметры расчета пособий. Откройте «Настройка → Реквизиты организации» и убедитесь, что указан код территориальных условий (если применяется районный коэффициент) и верно настроен обмен с СФР: «Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контролирующими органами» либо сервис 1С-Отчетность.
Вид начисления «Больничный за счет работодателя» уже предопределен в конфигурации, создавать его вручную не нужно. Проверить его настройки можно в разделе «Настройка → Начисления»: у вида расчета должно быть назначение «Больничный лист», обложение НДФЛ по коду дохода 2300 и признак «не облагается страховыми взносами». Если кто-то ранее менял эти настройки вручную, верните типовые значения — от них зависят 6-НДФЛ и расчет по взносам.
Оформление документа «Больничный лист»
Основной сценарий — загрузка электронного больничного. Перейдите в «Зарплата → Больничные листы», создайте новый документ и нажмите «Заполнить из ЭЛН» либо «Загрузить из файла», если листок выгружен из личного кабинета СФР. Программа подтянет номер ЭЛН, период, причину нетрудоспособности и данные о стаже.
Если обмен с фондом не настроен, допустим ручной ввод: укажите сотрудника, период нетрудоспособности, причину (например, «Общее заболевание») и процент оплаты в зависимости от стажа. Программа рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года; при необходимости данные о заработке с прежних мест работы вводятся документом «Справка о заработке» из раздела «Зарплата → См. также».
После заполнения проверьте вкладку «Начислено»: там должны быть две строки — за счет работодателя и за счет СФР. Сумма за счет работодателя равна дневному пособию, умноженному на число первых трех дней. Проведите документ — начисление попадет в расчетный листок сотрудника в текущем месяце.
- 1Проверьте настройки организации и обмен с СФР
- 2Создайте документ «Больничный лист» и загрузите ЭЛН или введите данные вручную
- 3Проверьте средний заработок и процент оплаты по стажу
- 4Убедитесь, что начисление разделено на части работодателя и СФР
- 5Проведите документ и проверьте расчетный листок сотрудника
- 6Сформируйте отражение в учете и проверьте проводку Дт затратного счета Кт 70
НДФЛ, взносы и выплата
Пособие за счет работодателя облагается НДФЛ (код дохода 2300), но не облагается страховыми взносами. В ЗУП НДФЛ исчисляется при проведении больничного, а удерживается при ближайшей выплате. Если пособие выплачивается в межрасчетный период, создайте ведомость с видом выплаты «Больничные листы» — тогда дата получения дохода и удержания налога зафиксируется корректно.
Частая ситуация: больничный проведен, а в ведомость на выплату не попадает. Причина обычно в том, что документ не проведен, сотрудник уволен раньше даты выплаты или в ведомости выбран неверный вид выплаты. Проверьте также планируемую дату выплаты в самом больничном — от нее зависит отражение НДФЛ в 6-НДФЛ.
Отражение в бухгалтерском учете
После расчета зарплаты за месяц сформируйте документ «Отражение зарплаты в бухучете» (Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете). Часть больничного за счет работодателя относится на тот же счет затрат, что и зарплата сотрудника: Дт 20, 25, 26 или 44 — Кт 70. Часть за счет СФР в затраты не попадает — она проходит как расчеты с фондом (Дт 69 Кт 70) либо только фиксируется для реестров, если фонд платит напрямую работнику.
Способ отражения настраивается в «Настройка → Способы учета зарплаты». Если для подразделения или сотрудника задан особый способ, больничный уйдет на тот же счет. Проверьте результат после синхронизации с 1С:Бухгалтерией: проводка по части работодателя должна быть на счете затрат, а не на 69-м.
Особенности в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии (без ЗУП) больничный оформляется документом «Больничный лист» в разделе «Зарплата и кадры → Все начисления». Программа также делит пособие на части работодателя и фонда, но расчет среднего заработка упрощен — данные о заработке за предыдущие годы придется ввести вручную по справкам.
Проводки формируются сразу при проведении документа: Дт 20 (26, 44) Кт 70 на сумму за счет работодателя и Дт 69 Кт 70 на сумму за счет фонда. НДФЛ начисляется отдельной строкой. Если ведется прямая выплата от СФР, часть фонда в проводках может не отражаться — проверьте настройки учетной политики по страховым взносам.
Сравнение вариантов
Полноценный расчет среднего заработка, автоматическая загрузка ЭЛН, стаж и лимиты учитываются автоматически. Подходит при штатном кадровом учете.
Больничный вводится в том же контуре, что и учет, но средний заработок чаще вводится вручную. Подходит для небольшого штата без отдельной зарплатной программы.
Допустим при недоступности обмена с фондом, но требует сверки номера листка и данных о стаже — выше риск расхождений с СФР.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов сверьте результат по нескольким точкам: расчетный листок сотрудника, отчет «Расчеты с фондом» (реестры для СФР), оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70 и 69, а также раздел 2 расчета 6-НДФЛ за период выплаты. Сумма за счет работодателя в ОСВ должна сидеть на дебете затратного счета в корреспонденции с 70-м.
Как проверить результат
Две строки: за счет работодателя (3 дня) и за счет СФР, НДФЛ удержан
Одна общая строка или сумма без деления — проверьте причину нетрудоспособности
Дт 20/26/44 Кт 70 на часть работодателя
Вся сумма на счете 69 или на затратном счете без деления
Доход по коду 2300 в периоде фактической выплаты
Пособие попало в период начисления, а не выплаты
Если сотрудник принес несколько больничных подряд (продолжение листка), загружайте каждый ЭЛН отдельным документом. Программа сама определит первичный листок и не будет повторно считать три дня за счет работодателя по продолжению — за счет работодателя оплачиваются только первые три дня по первичному страховому случаю.
Частые вопросы
Сколько дней больничного оплачивает работодатель?
При болезни или травме самого работника — первые три календарных дня. По больничным по уходу за членом семьи, при карантине, протезировании и долечивании в санатории пособие полностью выплачивает СФР, части работодателя нет.
Облагается ли больничный за счет работодателя страховыми взносами?
Нет. Пособия по временной нетрудоспособности не облагаются страховыми взносами независимо от источника выплаты. Облагается только НДФЛ — у части за счет работодателя это код дохода 2300.
Что делать, если ЭЛН не загружается из СФР?
Проверьте статус листка в личном кабинете СФР — он должен быть закрыт медорганизацией. Затем проверьте настройки обмена в 1С и сертификат. Если обмен недоступен, введите больничный вручную, указав номер ЭЛН, период и причину нетрудоспособности.
Как исправить ошибочно начисленный больничный?
Не редактируйте проведенный документ задним числом. Используйте механизм сторнирования: в ЗУП создайте документ «Сторнирование начислений» на основании больничного, затем введите корректный листок. Это сохранит историю расчетов и корректно отразится в отчетности.
Нужно ли отражать в учете часть больничного за счет СФР?
При прямых выплатах фонд перечисляет пособие работнику напрямую, и в бухучете работодателя эта часть обычно не отражается проводками — она фиксируется только в реестрах и отчетности. В затраты попадает только часть за счет работодателя.
Что важно запомнить
Больничный за счет работодателя — это первые три дня болезни работника, оформляемые документом «Больничный лист» с автоматическим делением на части работодателя и СФР. Часть работодателя облагается НДФЛ, не облагается взносами и отражается проводкой Дт затратного счета Кт 70. Используйте предопределенные виды начислений и проверяйте результат по расчетному листку, проводкам и 6-НДФЛ.