Как отразить совмещение в 1С ЗУП

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы в течение основного рабочего дня без освобождения от основной работы. В отличие от внутреннего совместительства, для совмещения не заключается отдельный трудовой договор и не заводится второй сотрудник в программе — оформляется только дополнительное соглашение и приказ с установленной доплатой.

В 1С:ЗУП для этого предусмотрен специальный документ «Совмещение должностей». Он регистрирует кадровое событие, назначает доплату и позволяет распечатать приказ. Документ доступен, только если в настройках программы включена соответствующая функциональность — это первое, что нужно проверить, если документа нет в журналах.

Ниже разобран полный цикл работы: от включения настройки до прекращения совмещения, а также типичные ошибки, из-за которых доплата не начисляется или считается неверно.

Чем совмещение отличается от совместительства в программе

Прежде чем оформлять документ, важно выбрать правильный механизм. При совмещении сотрудник выполняет дополнительную работу в свое основное рабочее время, отдельный трудовой договор не заключается, запись в трудовую книжку не вносится. В программе это один сотрудник с дополнительным начислением.

При внутреннем совместительстве работа выполняется в свободное от основной работы время, заключается второй трудовой договор, и в 1С ЗУП заводится новый элемент справочника «Сотрудники» с отдельным приемом на работу, графиком и табелем. Смешение этих механизмов — частая причина ошибок в расчете и отчетности.

Совмещение или совместительство

Совмещение должностей

Дополнительная работа в основное рабочее время. Один сотрудник в базе, документ «Совмещение должностей», доплата к основному заработку. Отдельный табель не ведется.

Внутреннее совместительство

Работа в свободное от основной занятости время. Второй трудовой договор, новый сотрудник в справочнике, отдельный график и учет времени.

Включение функциональности совмещения

Если в журнале кадровых документов нет документа «Совмещение должностей», функциональность отключена. Откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» и перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Учет отсутствий» (в ряде версий — на вкладке «Прочие начисления») установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей».

После включения настройки программа автоматически создаст вид начисления «Доплата за совмещение должностей» (или аналогичный, в зависимости от версии конфигурации). Проверьте его параметры: формула, как правило, рассчитывает доплату как процент от оклада (собственного или совмещаемой должности) либо фиксированной суммой, обложение НДФЛ и взносами должно соответствовать правилам для выплат в рамках трудовых отношений.

Создание документа «Совмещение должностей»

Документ создается в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» (кнопка «Создать» → «Совмещение должностей») либо в разделе «Зарплата» → «Совмещения должностей» в зависимости от настроек интерфейса. Заполните ключевые поля:

• Сотрудник — работник, которому поручается дополнительная работа;
• Период совмещения — даты начала и окончания. Если срок окончания неизвестен, поле можно оставить пустым, тогда совмещение прекращается отдельным документом;
• Совмещаемая должность — позиция штатного расписания, обязанности по которой выполняет сотрудник;
• Размер доплаты — процент от оклада или фиксированная сумма. В документе можно указать способ расчета: процент от ФОТ по совмещаемой должности или произвольная сумма.

Если совмещение оформляется на время отсутствия другого сотрудника (отпуск, болезнь), удобно указать отсутствующего работника — программа может рассчитать доплату от его ФОТ. После заполнения проведите документ: с этого момента доплата будет назначена в плановом порядке и попадет в расчет зарплаты автоматически.

1. 1
   Включите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в настройках состава начислений и удержаний
2. 2
   Создайте документ «Совмещение должностей» в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы»
3. 3
   Укажите сотрудника, совмещаемую должность и период совмещения
4. 4
   Задайте размер доплаты: процент или фиксированную сумму
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости
6. 6
   Проверьте начисление доплаты в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц начала совмещения

Расчет доплаты и проверка начисления

После проведения документа доплата рассчитывается в «Начислении зарплаты и взносов» автоматически, пропорционально отработанному времени по основному графику сотрудника. Если совмещение началось не с первого числа месяца, доплата за неполный месяц рассчитается пропорционально дням (часам) действия совмещения.

Проверьте результат через расчетный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»): доплата за совмещение должна отображаться отдельной строкой. Также убедитесь, что сумма соответствует условиям дополнительного соглашения — расхождение чаще всего вызвано неверно указанным процентом или датой начала.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка доплаты в расчетном листке

Норма

Доплата за совмещение начислена отдельной строкой за весь период действия

Тревожный признак

Строки нет или сумма за неполный месяц при полном периоде совмещения

База расчета доплаты

Норма

Сумма соответствует проценту от указанного оклада или ФОТ

Тревожный признак

Доплата посчитана от оклада другой должности или не от того сотрудника

Плановые начисления сотрудника

Норма

В карточке сотрудника доплата видна как плановое начисление с датой начала

Тревожный признак

Начисление отсутствует или дата начала не совпадает с приказом

Печать приказа на совмещение

Из документа «Совмещение должностей» доступна печать приказа по кнопке «Печать». Форма не унифицирована, поэтому программа предлагает типовой шаблон, который организация может адаптировать под себя. В приказе должны быть указаны: сотрудник, совмещаемая должность, срок, размер доплаты и основание (дополнительное соглашение к трудовому договору).

Если типовая форма не подходит, макет можно изменить через механизм редактирования печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки») или подключить внешнюю печатную форму. Помните, что приказ и допсоглашение — обязательные документы при проверках, поэтому их содержимое должно совпадать с данными программы.

Изменение и прекращение совмещения

Если в документе был указан срок окончания, совмещение прекратится автоматически — доплата перестанет начисляться с даты, следующей за датой окончания. Дополнительных действий не требуется, но приказ о прекращении в этом случае обычно не издается, так как срок был зафиксирован изначально.

Для досрочного прекращения совмещения (или если срок окончания не был задан) используется документ «Прекращение совмещения должностей» — он создается там же, в журнале кадровых документов, либо на основании исходного документа совмещения. Укажите дату прекращения и проведите документ. Изменение размера доплаты в середине периода оформляется документом «Изменение совмещения должностей» или кадровым переводом с изменением начислений — в зависимости от версии конфигурации.

Типичные ошибки и частые вопросы

Чаще всего проблемы возникают из-за отключенной настройки функциональности, неверно выбранного способа расчета доплаты или оформления совместительства вместо совмещения. Ниже — разбор типичных ситуаций.

Почему в журнале нет документа «Совмещение должностей»?

Функциональность отключена. Перейдите в «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и включите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». После этого документ появится в списке кадровых документов, а нужный вид начисления будет создан автоматически.

Как оформить совмещение на время отпуска другого сотрудника?

Создайте документ «Совмещение должностей», укажите совмещаемую должность отсутствующего работника и период его отсутствия. Доплату удобно задать процентом от ФОТ по этой должности — тогда сумма автоматически соответствует ставке замещаемого сотрудника.

Что делать, если доплата за совмещение не попала в расчет зарплаты?

Проверьте три момента: проведен ли документ совмещения, попадает ли расчетный месяц в период совмещения, и не отменено ли начисление в карточке сотрудника. Также убедитесь, что вид начисления активен и не помечен как неиспользуемый.

Можно ли изменить размер доплаты в середине периода?

Да. В зависимости от версии программы используется документ «Изменение совмещения должностей» либо изменение плановых начислений сотрудника. Новый размер должен быть подтвержден дополнительным соглашением к трудовому договору.

Нужно ли отражать совмещение в табеле учета рабочего времени?

Нет. Совмещаемая работа выполняется в основное рабочее время, поэтому отдельные часы в табеле не выделяются. Доплата рассчитывается пропорционально времени, отработанному по основному графику сотрудника.

Чем прекратить совмещение, если срок окончания не указывался?

Оформите документ «Прекращение совмещения должностей» с датой окончания дополнительной работы. Его можно создать на основании исходного документа совмещения — тогда все реквизиты подставятся автоматически.