Другое · 12 мин
Как отразить реорганизацию в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по отражению реорганизации в 1С ЗУП: перевод сотрудников, кадровые документы, настройка организаций, проверка расчётов и типичные ошибки.
Реорганизация компании — слияние, присоединение, разделение или преобразование — затрагивает весь кадровый контур: сотрудников нужно перевести к правопреемнику, сохранить непрерывность стажа, корректно закрыть расчёты и сдать отчётность от имени обеих организаций. В 1С:ЗУП для этого нет отдельного «мастера реорганизации», поэтому процесс собирается из стандартных документов: приёмов, переводов, увольнений и настройки учётной политики.
Ключевой вопрос, от которого зависит вся схема действий, — форма реорганизации. При присоединении или слиянии сотрудники обычно переводятся к правопреемнику без разрыва трудовых отношений, а при ликвидации без правопреемника — увольняются. От этого зависит, какие документы создавать, как считать средний заработок и как формировать 6-НДФЛ и РСВ.
Ниже разобран рабочий порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1: подготовка справочников, массовый перевод сотрудников, перенос остатков отпусков и расчётных данных, отчётность и контроль результата. Инструкция ориентирована на актуальные релизы конфигурации, но названия пунктов меню в вашей версии могут немного отличаться.
Определите форму реорганизации и схему перевода сотрудников
До любых действий в программе зафиксируйте юридические параметры: дату регистрации правопреемника, форму реорганизации и перечень сотрудников, переходящих к новой организации. Именно от формы зависит механизм отражения в ЗУП.
При присоединении, слиянии или преобразовании трудовые отношения продолжаются у правопреемника. В ЗУП это отражается кадровым переводом к другому работодателю — увольнение в порядке перевода оформлять не требуется, стаж и права на отпуск сохраняются. При разделении переводятся только те сотрудники, которые переходят к конкретному правопреемнику.
Если организация ликвидируется без правопреемства, сотрудники увольняются по соответствующему основанию с выплатой компенсаций. Это принципиально другой сценарий: потребуются окончательные расчёты, компенсация отпуска и выходные пособия, а не перенос данных.
Как выбрать действие
Создайте организацию-правопреемника в справочнике
Если правопреемник — новое юридическое лицо, которого ещё нет в информационной базе, добавьте его в справочник «Организации» (раздел «Настройка» — «Организации»). Заполните ИНН, КПП, ОГРН, регистрационные данные в фондах и налоговом органе — эти сведения попадут в отчётность, поэтому сверяйте их с выпиской из ЕГРЮЛ.
После создания карточки настройте учётную политику новой организации: параметры расчёта взносов, льготные тарифы, территориальные условия, график работы по умолчанию. Проверьте также настройки обмена с банками и подключённых сервисов, если они привязаны к организации.
Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, убедитесь, что в настройках программы включена соответствующая функциональность, иначе документы по второй организации будут недоступны. Проверьте также подразделения и должности: если структура правопреемника отличается, создайте нужные элементы заранее, чтобы указывать их в переводах.
Проведите массовый перевод сотрудников к правопреемнику
Для перевода большого числа сотрудников используйте документ «Кадровый перевод списком» (раздел «Кадры» — «Все кадровые документы» или «Приёмы, переводы, увольнения»). В документе укажите дату перевода — день, следующий за датой регистрации правопреемника или дату, установленную передаточным актом, — и добавьте сотрудников по списку через подбор.
В типовой ЗУП 3.1 перевод между организациями одной базы выполняется как приём в новую организацию с одновременным увольнением из старой: программа при проведении формирует оба движения. В зависимости от релиза механика может отличаться — в некоторых версиях используется отдельный документ «Перевод к другому работодателю». Проверьте на копии базы, какой вариант доступен и какие движения он формирует.
Обратите внимание на заполнение условий труда: если у сотрудника меняется подразделение, должность или график вместе с переводом, укажите новые значения сразу в документе. Отдельное внимание — сотрудникам в отпусках, на больничных и в декрете: они тоже переводятся, но проверьте, что их отсутствия корректно перешли в новую организацию и не оборвались на дату реорганизации.
- 1Создайте резервную копию базы и проверьте сценарий на копии
- 2Создайте организацию-правопреемника и настройте её учётную политику
- 3Откройте «Кадровый перевод списком», укажите дату перевода и новую организацию
- 4Подберите сотрудников списком, проверьте подразделения, должности и графики
- 5Проведите документ и проверьте, что в старой организации сформированы увольнения в порядке перевода
- 6Сформируйте печатные формы приказов и сверьте список переведённых с передаточным актом
Перенесите остатки отпусков, займов и расчётные данные
Кадровый перевод сам по себе не переносит все накопленные данные. Главное, что нужно проверить, — остатки отпусков. В типовой ЗУП остатки отпусков при переводе к другому работодателю в пределах одной базы обычно переносятся автоматически, но это поведение зависит от релиза и настроек. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» по новой организации и сравните с данными старой на дату перевода.
Если остатки не перенеслись, введите их документом «Начальная штатная расстановка» при старте учёта либо корректировкой остатков отпусков — конкретный инструмент зависит от того, как вёлся учёт ранее. Для сотрудников с неиспользованными отпусками за несколько лет проверьте периоды работы: они должны сохранить непрерывность, иначе расчёт отпускных будет неверным.
Отдельно проверьте: непогашенные займы сотрудников, исполнительные листы, действующие удержания, налоговые вычеты по НДФЛ и данные о среднем заработке. Удержания и займы в новой организации могут потребовать повторного ввода документов — составьте их перечень до перевода и сверьте после.
Закройте расчётный период и отчётность по обеим организациям
По организации-правопредшественнику завершите все начисления до даты реорганизации: зарплату за последний месяц, премии, отпускные и больничные, начавшиеся до перевода. Выплаты, причитающиеся за период до реорганизации, проводите от имени старой организации, чтобы доходы и взносы попали в её отчётность.
Отчётность сдаётся раздельно: правопредшественник сдаёт 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения за период до реорганизации, правопреемник — начиная с даты регистрации. В ЗУП формирование отчётов выполняется стандартно по каждой организации отдельно; убедитесь, что в карточках организаций корректно заполнены регистрации в налоговом органе и фондах.
Особое внимание — уведомления о вычетах и справки о доходах сотрудникам. Работникам, переведённым в течение года, при запросе справки о доходах выдаются данные от обеих организаций за соответствующие периоды. Проверьте, что вычеты на детей в новой организации применяются с учётом дохода, накопленного у правопредшественника, — иначе возможно превышение лимита.
Как проверить результат
Количество и состав совпадают с передаточным актом, у всех есть приём с даты реорганизации
Есть сотрудники без приёма или лишние приёмы, дубли уволенных ранее
Отчёт «Остатки отпусков» по новой организации совпадает с данными старой на дату перевода
Остатки обнулились или удвоились
Начисления, удержания и НДФЛ соответствуют условиям труда, вычеты применены корректно
Пропали удержания, вычеты посчитаны без учёта дохода у правопредшественника
6-НДФЛ и РСВ формируются по каждой организации за свой период без дублей сотрудников в одном периоде
Сотрудник попадает в отчёт обеих организаций за один и тот же период с полным доходом
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — оформление перевода неправильной датой. Если дата перевода раньше даты регистрации правопреемника, отчётность новой организации начнётся раньше её существования, и налоговая пришлёт требование. Если позже — возникнет разрыв, в который сотрудники формально нигде не числятся.
Вторая частая проблема — забытые «особые» сотрудники: декретницы, сотрудники на длительных больничных, внешние совместители, работники по ГПХ. Их легко пропустить при подборе списком, потому что они не попадают в привычные отчёты по явившимся. Перед переводом сформируйте полный список работающих по организации, включая отсутствующих.
Третья группа ошибок — расчётные: не перенесённые остатки отпусков, потерянные исполнительные листы, сбитые настройки удержаний. Все они всплывают только при первом реальном расчёте, поэтому обязательно сделайте пробный расчёт зарплаты новой организации на копии или ограниченном списке сотрудников до массового проведения.
Частые вопросы
Нужно ли увольнять сотрудников при реорганизации в форме присоединения?
Нет. При присоединении трудовые отношения продолжаются у правопреемника автоматически. В ЗУП это отражается переводом к другому работодателю, а не увольнением по инициативе или соглашению. Увольнение оформляется только если сотрудник отказался от продолжения работы у правопреемника.
Как перевести сотрудницу в отпуске по уходу за ребёнком?
Она переводится в общем порядке документом кадрового перевода на ту же дату. Проверьте, что отпуск по уходу и назначенные пособия корректно отражены в новой организации, а даты отпуска не оборвались. При необходимости скорректируйте документ отпуска вручную после перевода.
Что делать, если реорганизация произошла в середине месяца?
Начисления до даты перевода проводите в старой организации, после — в новой. Проще всего завершить расчёт месяца в старой организации полностью и начать новый месяц уже в правопреемнике, если дата реорганизации позволяет. Иначе зарплату за переходный месяц придётся делить между двумя организациями пропорционально дням.
Переносится ли история изменений сотрудника в новую организацию?
Кадровая история в старой организации остаётся доступной в базе и используется для расчёта среднего заработка и стажа. В новой организации история начинается с документа приёма-перевода. Для корректных расчётов важно, чтобы обе организации находились в одной информационной базе.
Как оформить реорганизацию, если правопреемник ведёт учёт в другой базе 1С?
Потребуется перенос данных: кадровых сведений, остатков отпусков, данных для среднего заработка и вычетов. Используйте типовые механизмы обмена между базами ЗУП или обработки переноса данных, затем сверьте остатки и расчёты по контрольному списку сотрудников. Автоматический перевод между разными базами невозможен.
Можно ли отменить проведённый перевод, если дата реорганизации изменилась?
Да, но аккуратно: распроведите документы перевода в новой организации и связанные увольнения в старой, убедитесь, что по этим сотрудникам не было начислений и выплат после перевода. Если расчёты уже проведены, сначала отмените их. Именно поэтому весь сценарий стоит отработать на копии базы заранее.
Что важно запомнить
Реорганизация в 1С ЗУП отражается через создание организации-правопреемника и массовый кадровый перевод сотрудников датой реорганизации. После перевода обязательно сверьте остатки отпусков, удержания, вычеты и расчёт среднего заработка, а отчётность закройте раздельно по обеим организациям. Весь сценарий предварительно отработайте на копии базы.