Как отправлять расчетные листки из 1С:ЗУП

Расчетный листок — обязательный документ, который работодатель выдает каждому сотруднику при выплате зарплаты. В 1С:ЗУП (конфигурации «Зарплата и управление персоналом») есть несколько способов доставить листки работникам: массовая рассылка на электронную почту, публикация в личном кабинете сервиса 1С:Кабинет сотрудника, а также классическая печать на бумаге. Выбор способа зависит от того, как в компании организован документооборот и есть ли у сотрудников доступ к почте или мобильному приложению.

Перед рассылкой важно убедиться, что зарплата за период полностью рассчитана и проведены документы начисления. Листок формируется на основании данных учета: если расчет не завершен, сотрудник получит неактуальные суммы, и листок придется пересылать повторно. Поэтому рассылку всегда выполняют после закрытия расчетного месяца.

Какие способы отправки расчетных листков есть в 1С:ЗУП

Программа поддерживает три основных канала доставки. Первый — отправка по электронной почте прямо из формы отчета «Расчетные листки»: каждому сотруднику уходит персональное письмо с вложением только его листком. Второй — публикация в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, где работник видит свои листки в веб-версии или мобильном приложении. Третий — печать на бумаге с раздачей под подпись или через руководителей подразделений.

Электронная рассылка подходит большинству организаций: она быстрая, не требует дополнительных сервисов и фиксирует факт отправки в журнале. Кабинет сотрудника удобен, когда компания уже использует его для заявлений на отпуск и справок. Бумажные листки остаются востребованы там, где часть персонала не имеет рабочей почты — например, на производстве.

Сравнение вариантов

Отправка по email

Подходит, если у сотрудников есть рабочая или личная почта, указанная в карточке физлица. Ограничение — нужна настроенная учетная запись почты в программе.

1С:Кабинет сотрудника

Подходит при подключенном сервисе: листки публикуются автоматически после расчета. Ограничение — требуется действующий договор на сервис и авторизация сотрудников.

Печать на бумаге

Подходит для сотрудников без доступа к почте и приложению. Ограничение — трудозатраты на печать, раздачу и хранение подписанных ведомостей.

Настройка учетной записи электронной почты

Чтобы программа могла отправлять письма, нужно один раз настроить системную учетную запись. Откройте раздел «Администрирование — Органайзер — Системная учетная запись электронной почты» (в некоторых релизах путь называется «Настройка обмена электронной почтой»). Укажите адрес отправителя, например зарплатный ящик организации, имя отправителя и параметры почтового сервера.

Для популярных почтовых сервисов программа подставляет серверы автоматически по адресу ящика. Для корпоративной почты параметры SMTP-сервера, порт и тип шифрования уточните у системного администратора. Многие почтовые сервисы требуют не обычный пароль, а отдельный «пароль приложения», который создается в настройках безопасности почтового ящика, — обычный пароль при двухфакторной аутентификации не сработает.

После ввода параметров нажмите «Проверить настройки» или отправьте тестовое письмо себе. Если проверка прошла успешно, учетная запись готова к рассылке. Если письмо не уходит, чаще всего причина в неверном пароле приложения, закрытом порте на firewall или запрете отправки от сторонних программ в настройках почтового сервиса.

Подготовка данных сотрудников перед рассылкой

Рассылка по почте работает только для тех сотрудников, у которых заполнен адрес электронной почты. Откройте справочник «Физические лица» (или карточку сотрудника) и проверьте поле «Адрес электронной почты» в контактной информации. Удобно заранее собрать адреса через подразделения и внести их массово.

Если в компании принято отправлять листки на личные почты сотрудников, получите на это согласие — расчетный листок содержит персональные данные о доходах. Для защиты вложений в настройках рассылки можно включить отправку листков в защищенном паролем PDF-архиве: пароль формируется на основе данных сотрудника, например части СНИЛС или даты рождения, в зависимости от выбранного шаблона.

Формирование и отправка расчетных листков по почте

Основной сценарий выглядит так. Перейдите в раздел «Зарплата — Отчеты, справки по зарплате — Расчетные листки». Укажите месяц начисления и организацию, при необходимости отберите подразделение или конкретных сотрудников. Нажмите «Сформировать» — программа построит листки по каждому сотруднику.

Для отправки нажмите кнопку с изображением конверта или пункт «Отправить по электронной почте» в меню «Еще» (точное расположение зависит от релиза). Программа предложит вариант отправки: каждому сотруднику персонально на его адрес. Подтвердите отправку — письма будут сформированы и отправлены через системную учетную запись. В форме рассылки видно, кому письмо отправлено, а у кого адрес не заполнен.

После рассылки проверьте результат: сотрудники без адреса останутся в списке неотправленных — для них распечатайте листки на бумаге или заполните почту и повторите отправку. Рекомендуется также отправить тестовый листок на свой адрес и открыть вложение, чтобы убедиться, что PDF читается и содержит корректные данные.

1. 1
   Завершите расчет зарплаты и проведите все документы начисления за месяц
2. 2
   Проверьте, что системная учетная запись почты настроена и проходит проверку
3. 3
   Заполните адреса электронной почты в карточках физических лиц
4. 4
   Откройте «Зарплата — Отчеты, справки — Расчетные листки», укажите месяц и сформируйте отчет
5. 5
   Нажмите кнопку отправки по электронной почте и подтвердите рассылку
6. 6
   Проверьте список неотправленных и доставьте листки этим сотрудникам другим способом

Публикация листков в 1С:Кабинет сотрудника

Если организация подключена к сервису 1С:Кабинет сотрудника, расчетные листки публикуются автоматически при очередном обмене с сервисом после расчета зарплаты. Сотрудник видит листок в веб-версии кабинета или в мобильном приложении и может скачать его в PDF. Отдельная рассылка по почте в этом случае не нужна.

Чтобы публикация работала, проверьте в разделе настройки обмена с сервисом, что выгрузка расчетных листков включена, а сотрудники зарегистрированы в сервисе. Если листок не появился у конкретного работника, убедитесь, что он активен в кабинете и по нему проведены документы начисления за соответствующий месяц.

Печать расчетных листков на бумаге

Для сотрудников без почты листки печатают из той же формы отчета кнопкой «Печать». Чтобы ускорить раздачу, листки можно формировать по подразделениям и передавать пачки руководителям под подпись. Требование о выдаче листка сохраняется независимо от способа, поэтому для бумажного варианта полезно вести реестр выдачи — это подтвердит исполнение обязанности работодателя при проверке.

При печати большого объема используйте настройку «Разрывать по страницам» и проверьте, что на каждом листке видны ФИО сотрудника и период — иначе листки легко перепутать при раздаче.

Проверка результата и типичные проблемы

Контрольные точки после рассылки: письмо пришло на тестовый адрес, вложение открывается и содержит правильный месяц и суммы; в форме отправки нет сотрудников со статусом ошибки; у всех работников либо отправлено письмо, либо распечатан листок. Если письма уходят, но не доходят, проверьте папку «Спам» у получателя и лимиты отправки почтового сервиса — при массовой рассылке некоторые сервисы временно блокируют ящик.

Контрольные точки

Как проверить результат

Тестовое письмо на свой адрес

Норма

Письмо пришло, PDF открывается, данные верны

Тревожный признак

Письма нет или вложение не открывается — проверяйте настройки учетной записи

Список получателей в форме отправки

Норма

У всех сотрудников статус «отправлено»

Тревожный признак

Есть сотрудники без адреса или с ошибкой отправки

Содержимое листка

Норма

Месяц, начисления и удержания совпадают с ведомостью

Тревожный признак

Суммы не совпадают — расчет не завершен, листок нужно переформировать

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправлять расчетные листки автоматически по расписанию?

Штатного регламентного задания именно для рассылки листков в типовой ЗУП обычно нет — отправку запускают вручную после расчета. Автоматизация возможна через сервис 1С:Кабинет сотрудника, где публикация происходит при обмене, либо с помощью доработки регламентного задания.

Что делать, если у сотрудника нет электронной почты?

Заполните для него личный адрес с его согласия либо распечатайте листок на бумаге и выдайте под подпись. Обязанность работодателя — выдать листок, а способ выбирает организация.

Почему письма не отправляются, хотя учетная запись настроена?

Чаще всего причина в том, что почтовый сервис требует пароль приложения вместо основного пароля, либо в блокировке «небезопасных приложений» в настройках ящика. Также проверьте порт и тип шифрования SMTP и не заблокировал ли антивирус или firewall отправку из 1С.

Можно ли защитить расчетный листок паролем?

Да, при отправке по почте доступна защита вложения паролем, который формируется из персональных данных сотрудника по выбранному шаблону. Это снижает риск раскрытия данных при ошибке в адресе получателя.

Нужно ли повторно отправлять листок после перерасчета?

Да. Если суммы за месяц изменились, сформируйте листок заново и отправьте его повторно с пояснением, что это уточненная версия. Иначе у сотрудника останутся недостоверные данные.