Как отправить сотрудника в отпуск за свой счёт в 1С

Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счёт) оформляется на основании заявления сотрудника и приказа работодателя. В программах 1С этот вид отсутствия отражается специальным документом, который автоматически уменьшает оплачиваемое время в расчёте зарплаты и формирует правильные обозначения в табеле. Ошибки при оформлении приводят к лишним начислениям, неверному табелю и искажению стажа для основного отпуска.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 используется документ «Отпуск без сохранения оплаты» либо «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», в 1С:Бухгалтерии 8 — документ «Отсутствие» или ручная корректировка начисления зарплаты. Ниже разобраны оба сценария, проверка результата и типичные ошибки.

Подготовка: что проверить перед оформлением

Перед созданием документа убедитесь, что в базе корректно настроены виды отсутствий. В 1С:ЗУП откройте «Настройка → Начисления» и найдите предопределённые начисления «Отпуск без сохранения заработной платы» (код ДО) и «Отпуск без сохранения зарплаты по обстоятельствам, предусмотренным законодательством» (код ОЗ). Они должны быть активны и доступны для выбора.

Проверьте, что у сотрудника нет пересекающихся документов на те же даты: другого отпуска, больничного, командировки или отгулов. Программа при проведении выдаст предупреждение о пересечении периодов, но лучше выявить конфликт заранее, иначе придётся отменять или исправлять уже проведённые документы.

Также уточните дату оформления: если отпуск начинается в текущем расчётном периоде, документ проводится обычным образом. Если отсутствие относится к уже закрытому и рассчитанному месяцу, потребуется перерасчёт — об этом ниже.

Оформление отпуска за свой счёт в 1С:ЗУП 3.1

Основной сценарий — документ «Отпуск без сохранения оплаты». Откройте раздел «Кадры → Все отсутствия сотрудников» и нажмите «Создать → Отпуск без сохранения оплаты». Укажите организацию, сотрудника, период отсутствия (даты начала и окончания) и вид отпуска: за свой счёт по соглашению сторон (код ДО) или обязательный по законодательству (код ОЗ) — например, участникам ВОВ, работающим пенсионерам, в связи с рождением ребёнка, регистрацией брака или смертью близких родственников.

Проведите документ. Программа автоматически зарегистрирует отсутствие, и при расчёте зарплаты за этот месяц оплата по окладу будет начислена только за фактически отработанные дни. Никаких дополнительных сторнирующих документов создавать не нужно.

1. 1
   Откройте «Кадры → Все отсутствия сотрудников»
2. 2
   Создайте документ «Отпуск без сохранения оплаты»
3. 3
   Укажите сотрудника, даты начала и окончания, вид отпуска (ДО или ОЗ)
4. 4
   Проверьте количество дней — программа считает календарные дни автоматически
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   В конце месяца выполните «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте, что оплата уменьшена на дни отсутствия

Если в документе нужно несколько сотрудников

Для массового оформления (например, простой по инициативе работников не подходит — но групповой отпуск за свой счёт бывает) используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с табличной частью: он позволяет указать список сотрудников и одинаковый период отсутствия. Это удобнее, чем создавать отдельный документ на каждого.

Отсутствие в течение части месяца и совмещение с больничным

Если сотрудник сначала был в отпуске за свой счёт, а затем заболел, больничный лист за дни отпуска без сохранения оплаты не оплачивается — пособие назначается только со дня, когда сотрудник должен был выйти на работу. В 1С:ЗУП оба документа вводятся независимо, но даты не должны пересекаться: скорректируйте период отпуска или больничного.

Оформление в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) с включённым кадровым учётом откройте «Зарплата и кадры → Все начисления» или «Кадровые документы» и создайте документ «Отсутствие». Укажите сотрудника, вид отсутствия «Отпуск без сохранения заработной платы» и период. После проведения при расчёте зарплаты программа уменьшит сумму начисления пропорционально отработанным дням.

Если документа «Отсутствие» в вашей версии нет или функциональность кадрового учёта ограничена, скорректируйте начисление вручную: в документе «Начисление зарплаты» откройте строку сотрудника по ссылке в колонке «Начислено» и укажите фактически отработанные дни — сумма пересчитается автоматически. Это допустимый, но менее надёжный способ: табель и кадровые отчёты отсутствие не отразят.

Сравнение вариантов оформления

Документ «Отпуск без сохранения оплаты» (ЗУП)

Полноценный кадровый документ: заполняет табель, стаж, отчёты. Рекомендуемый способ в ЗУП.

Документ «Отсутствие» (ЗУП и БП)

Подходит для группового оформления и в конфигурациях с упрощённым кадровым учётом.

Ручная корректировка в начислении зарплаты

Только как крайняя мера в БП: зарплата посчитается верно, но табель и стаж отсутствие не отразят.

Как отпуск за свой счёт влияет на зарплату, стаж и табель

Оплата труда уменьшается пропорционально: программа делит оклад на норму рабочих дней по графику и умножает на фактически отработанные дни. Проверьте результат в расчётном листке сотрудника: там должна появиться строка отсутствия и уменьшенная сумма оплаты по окладу.

В табеле учёта рабочего времени (отчёт «Табель Т-13» в ЗУП) дни отпуска за свой счёт отражаются кодом ДО (по соглашению сторон) или ОЗ (обязательный по закону). Если в табеле стоят явки (код Я) вместо ДО — документ отсутствия не проведён или период указан неверно.

По стажу: первые 14 календарных дней отпуска без сохранения оплаты в течение рабочего года включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск; дни сверх этого сдвигают окончание рабочего года. В страховой стаж для больничных период отпуска за свой счёт включается полностью, так как трудовой договор действует. Взносы начисляются только на фактически выплаченные суммы — если начислений нет, базы по взносам нет.

Проверка результата после оформления

После проведения документа и расчёта зарплаты выполните контроль по трём точкам: расчётный листок сотрудника, табель Т-13 и отчёт «Остатки отпусков» (на отпуск за свой счёт он не влияет, но рабочий год может сдвинуться при превышении 14 дней). Все три отчёта должны согласованно показывать период отсутствия.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Оплата начислена только за отработанные дни, виден вид отсутствия

Тревожный признак

Начислен полный оклад — документ отсутствия не проведён или даты неверны

Табель Т-13

Норма

Дни отпуска отмечены кодом ДО или ОЗ

Тревожный признак

Стоят явки (Я) или пустые ячейки

Начисление зарплаты и взносов

Норма

В строке сотрудника указаны фактически отработанные дни

Тревожный признак

Программа не видит отсутствие — проверьте пересечение с другими документами

Типичные ошибки и как их исправить

Если ошибка обнаружена до расчёта зарплаты, достаточно исправить или отменить проведение документа отсутствия. Если зарплата уже рассчитана и выплачена, используйте механизм перерасчётов: в ЗУП зарегистрируйте отсутствие, затем в документе «Начисление зарплаты и взносов» следующего месяца программа предложит перерасчёт прошлого периода, либо создайте документ «Перерасчёт» вручную.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск за свой счёт на один день или несколько часов?

Да, период может быть любым — от одного дня. Для отсутствия на несколько часов в ЗУП используйте документ «Отсутствие» с включённым учётом внутрисменных отсутствий (настройка графика работы) или оформите отпуск на целый день — почасовой отпуск за свой счёт трудовым законодательством прямо не предусмотрен.

Уменьшится ли норма времени при отпуске за свой счёт?

Да. При расчёте зарплаты программа учитывает только рабочие дни вне периода отсутствия: оплата начисляется пропорционально фактически отработанному времени, норма по графику на дни отпуска не требуется к отработке.

Что делать, если сотрудник вышел из отпуска досрочно?

Исправьте дату окончания в документе отсутствия до фактического последнего дня и перепроведите его. Если зарплата за месяц уже рассчитана, выполните перерасчёт — оплата за дни фактической работы будет доначислена.

Нужно ли платить НДФЛ и взносы за период отпуска за свой счёт?

За дни отпуска без сохранения оплаты доход не начисляется, поэтому базы для НДФЛ и взносов нет. Налоги и взносы исчисляются только с фактически начисленной зарплаты за отработанные дни месяца.

Как оформить отпуск за свой счёт, если расчётный период уже закрыт?

Проведите документ отсутствия текущей датой с фактическим периодом, затем зарегистрируйте перерасчёт прошлого месяца. Излишне выплаченная сумма будет учтена при следующей выплате, а по отчётности может потребоваться уточнённый расчёт.

Влияет ли отпуск за свой счёт на средний заработок для будущих отпусков и больничных?

Дни отпуска без сохранения оплаты исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка для отпускных и командировочных. Для пособий по больничным период отпуска за свой счёт из расчётных двух лет не исключается, но начислений в нём нет, поэтому средний заработок фактически снижается.