Как отправить сотрудника в отпуск в 1С

Оформление отпуска в 1С — это не просто печать приказа: программа должна рассчитать отпускные, учесть период отсутствия в табеле, зарезервировать суммы в оценочных обязательствах и корректно отразить всё в расчётной ведомости. Ошибка на любом этапе приводит к неверному среднему заработку, переплате или расхождениям с налоговой отчётностью.

Ниже разобран порядок работы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — основной конфигурации для кадрового учёта, а также отличия для тех, кто ведёт расчёты в 1С:Бухгалтерии. Инструкция подходит для типовых конфигураций без доработок; если у вас изменённая конфигурация, названия команд могут отличаться.

Подготовка: что проверить до оформления отпуска

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные. От них зависит расчёт среднего заработка, а значит — сумма отпускных.

Проверьте, что сотрудник принят на работу кадровым документом «Приём на работу», а не создан только в справочнике. Убедитесь, что за расчётный период (обычно 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска) начислена зарплата и проведены все документы отсутствий — больничные, командировки, отпуска без сохранения. Если сотрудник работает недавно, расчёт пойдёт по фактически отработанному времени.

Также сверьте остаток дней отпуска: в ЗУП это делается через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты, справки»). Если сотрудник просит дней больше, чем накоплено, программа не запретит провести документ, но дни будут предоставлены авансом — при увольнении такого работника возникнет вопрос удержания переплаты.

Создание документа «Отпуск» в 1С:ЗУП

Основной инструмент — документ «Отпуск». Его можно создать несколькими способами: через раздел «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» — кнопка «Создать» — «Отпуск», через раздел «Зарплата» — «Отпуска», либо из карточки сотрудника по ссылке «Оформить документ» — «Отсутствие» — «Отпуск».

В документе заполните организацию (если ведётся несколько), сотрудника и период отпуска. Поле «Дата» должно попадать в месяц начисления отпускных — от него зависит, в каком расчётном периоде появится сумма. Вид отпуска по умолчанию — «Основной», при необходимости включите флажки дополнительного отпуска, компенсации или отпуска без сохранения заработной платы.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отпуск»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и даты начала и окончания отпуска
3. 3
   Проверьте вид отпуска: основной, дополнительный, учебный или без сохранения зарплаты
4. 4
   Откройте вкладку «Начислено (подробно)» и сверьте расчёт среднего заработка
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке «Печать» — «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)»

После заполнения периода программа автоматически рассчитает средний дневной заработок и сумму отпускных. Не спешите проводить: сначала изучите детали расчёта, о них — в следующем разделе.

Отпуск без сохранения зарплаты и учебный отпуск

Отпуск за свой счёт оформляется тем же документом, но в поле вида отпуска выбирается «Отпуск без оплаты». Начислений в этом случае не будет — документ зафиксирует только отсутствие, и дни не войдут в оплачиваемое время табеля. Учебный отпуск оформляется отдельным видом начисления и тоже через документ «Отпуск» с соответствующим флажком, если в программе настроен этот вид расчёта.

Проверка расчёта среднего заработка и отпускных

На вкладке «Начислено (подробно)» отображается расчёт: средний дневной заработок, количество оплачиваемых дней и итоговая сумма. По кнопке со значком калькулятора рядом с полем среднего заработка открывается расшифровка — какие начисления и периоды вошли в базу.

Типичные причины неверного расчёта: не проведены документы прошлых месяцев, сотруднику не начислялась зарплата (например, весь год был в отпуске без сохранения), либо в расчёт попали периоды, которые должны исключаться. Если средний заработок выглядит заниженным, проверьте раздел «Настройка» — «Начисления»: у премий и доплат должен быть правильно указан вид дохода и учёт в среднем заработке.

Контрольные точки

Как проверить расчёт перед проведением

Средний дневной заработок

Норма

Соответствует уровню дохода сотрудника за последние 12 месяцев

Тревожный признак

Резко занижен или равен нулю — проверьте начисления расчётного периода

Количество дней отпуска

Норма

Совпадает с заявлением сотрудника и приказом

Тревожный признак

Даты захватывают лишние дни или обрываются раньше

НДФЛ на вкладке документа

Норма

Рассчитан от суммы отпускных с учётом вычетов

Тревожный признак

Налог отсутствует при наличии налогооблагаемой суммы

Помните: отпускные и зарплата за отработанные дни месяца начисляются отдельно. Если сотрудник уходит в отпуск в середине месяца, документ «Отпуск» начислит только отпускные, а зарплата за отработанные дни рассчитается позже документом «Начисление зарплаты и взносов» — программа сама исключит дни отпуска.

Выплата отпускных и удержание НДФЛ

Отпускные выплачиваются отдельной ведомостью до начала отпуска. В разделе «Выплаты» создайте ведомость (в банк, кассу или на зарплатный проект) с видом выплаты «Отпуска» — программа подберёт сотрудников с непогашенными суммами по документам отпусков. Дата ведомости определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ.

НДФЛ с отпускных удерживается при выплате, а перечисляется в общие сроки, установленные для налога. Страховые взносы с отпускных начисляются в месяце начисления — документом «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц, поэтому не пугайтесь, если в самом документе «Отпуск» взносы отображаются только справочно.

Отражение отпуска в табеле и графике отпусков

После проведения документа дни отпуска автоматически попадают в табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» — «Отчёты»). Дни основного отпуска отмечаются кодом «ОТ», дополнительного — «ОД», отпуска без сохранения — «ДО» или «ОЗ» в зависимости от основания. Сверьте табель до расчёта зарплаты за месяц.

Если в организации ведётся график отпусков (документ «График отпусков» в разделе «Кадры»), фактический отпуск свяжется с запланированным. Расхождения видны в отчёте «График отпусков» с аналитикой исполнения. Это удобно при проверках: трудовая инспекция в первую очередь запрашивает именно график и его соблюдение.

Если отпуск оформлен одним документом на два месяца (например, с 28 июля по 10 августа), ЗУП корректно разнесёт отпускные по месяцам для бухгалтерского учёта, но НДФЛ удержится целиком при выплате. При формировании 6-НДФЛ проверьте, что доход отражён датой выплаты, а не датой начисления.

Оформление отпуска в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) кадровый учёт ограничен, но отпуск оформить можно. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Отпуска» и создайте документ. Укажите сотрудника и период — программа рассчитает отпускные по среднему заработку, если ведётся учёт зарплаты в этой же базе.

Ограничения: в бухгалтерской конфигурации нет полноценного графика отпусков, остатков дней и некоторых видов отпусков. Если штат больше нескольких человек и отсутствия бывают часто, практичнее вести расчёт в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию.

Где оформлять отпуск

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт: остатки отпусков, график, все виды отсутствий, печать Т-6. Подходит организациям с кадровиком и регулярными отпусками

1С:Бухгалтерия

Базовый документ «Отпуск» с расчётом отпускных. Подходит микробизнесу с несколькими сотрудниками; нет графика отпусков и контроля остатков дней

ЗУП + синхронизация с БП

Расчёт в ЗУП, отражение в учёте — в бухгалтерии. Требует настройки обмена и контроля переноса данных

Исправление и отмена отпуска

Если даты или сумма указаны неверно и период ещё не закрыт, проще всего отменить проведение документа, исправить данные и провести заново. Если по документу уже была выплата, сначала отмените ведомость или убедитесь, что корректировка не создаст задолженность перед сотрудником.

Когда месяц закрыт и отчётность сдана, используйте механизм сторнирования: в ЗУП документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата») позволяет отменить начисления прошлого периода, после чего оформляется новый корректный документ. При досрочном выходе сотрудника из отпуска (отзыв) измените дату окончания в документе или оформите сторно на неиспользованные дни — тогда переплата отпускных будет учтена при следующем расчёте.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск с разрывом на два документа?

Да, если сотрудник берёт отпуск частями, каждая часть оформляется отдельным документом «Отпуск» со своим периодом. Средний заработок при этом рассчитывается заново для каждой части — по расчётному периоду, предшествующему её началу.

Почему в документе «Отпуск» нет страховых взносов?

В ЗУП взносы начисляются централизованно документом «Начисление зарплаты и взносов» за месяц. В документе «Отпуск» взносы показываются только для предварительной оценки. После итогового расчёта месяца проверьте взносы в отчёте «Анализ взносов в фонды».

Как оформить отпуск с последующим увольнением?

Сначала создайте документ «Отпуск» на период отпуска, затем документ «Увольнение» с датой увольнения в последний день отпуска. Окончательный расчёт (зарплата и компенсации) производится в день перед началом отпуска, а НДФЛ и взносы рассчитаются в документе увольнения.

Сотрудник заболел в отпуске — что делать в 1С?

Оформите документ «Больничный лист» на период болезни. Затем откорректируйте отпуск: либо продлите его на дни болезни, изменив дату окончания в документе «Отпуск», либо перенесите неиспользованные дни новым документом на другой период по согласованию с сотрудником.

Как узнать, сколько дней отпуска накоплено у сотрудника?

Откройте раздел «Кадры» — «Отчёты, справки» — «Остатки отпусков» и сформируйте отчёт по сотруднику. Также остаток виден из карточки сотрудника по ссылке «Отсутствия» или при создании документа «Отпуск» — программа показывает накопленные дни рядом с периодом.

Нужно ли оформлять отпуск, если сотрудник уходит на один день за свой счёт?

Да, любое отсутствие должно быть зафиксировано документом, иначе день попадёт в табель как рабочий и на него начислится зарплата. Для одного дня создаётся тот же документ «Отпуск» с видом «без сохранения заработной платы» на одну дату.