Другое · 12 мин
Как отправить сотрудника в декрет в 1С ЗУП
Как оформить отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком в 1С ЗУП: документы, начисления, пособия, приказ и проверка расчёта.
Оформление декретного отпуска в 1С ЗУП сводится к созданию кадрового документа «Отпуск по беременности и родам» или «Отпуск по уходу за ребёнком», расчёту пособия и корректному отражению периода в учёте рабочего времени. Программа автоматически рассчитает средний заработок, сумму пособия и сформирует данные для СФР (бывший ФСС), но только при условии, что в базе корректно внесены исходные данные: больничный лист, заработок за расчётный период и стаж.
Главная сложность для бухгалтера или кадровика — не само создание документа, а предварительная подготовка: проверка настроек начислений, загрузка электронного больничного, исключение периодов из расчёта среднего заработка. Ошибка на этом этапе приводит к неверной сумме пособия и проблемам при проверке со стороны фонда.
Ниже рассмотрен полный цикл: от получения больничного листа до печати приказа и отправки сведений в СФР, включая отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 и 3 лет, а также типичные ошибки и способы их проверки.
Подготовка: что проверить до оформления декрета
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе корректно заведён сотрудник: заполнены СНИЛС, ИНН, данные паспорта и трудовой договор. Эти сведения понадобятся для реестра в СФР, и их отсутствие приведёт к ошибкам при формировании отправки.
Проверьте, что в базе есть данные о заработке за два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Если сотрудница работает у вас давно, данные уже накоплены в учёте. Если она принята недавно, потребуется ввести справку о заработке с предыдущего места работы через документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке».
Также убедитесь, что в настройках учётной политики организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации», вкладка «Учётная политика») указан правильный порядок расчёта пособий и что программа обновлена до актуального релиза — предельные базы и минимальные размеры пособий меняются ежегодно, и устаревшая конфигурация посчитает неправильно.
Оформление отпуска по беременности и родам через больничный лист
Отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП оформляется документом «Больничный лист». Перейдите в раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте новый документ. Укажите организацию, дату документа, сотрудницу и номер листка нетрудоспособности.
В поле «Причина нетрудоспособности» выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам». После этого укажите период отпуска — обычно 140 календарных дней при одноплодной беременности, 156 дней при осложнённых родах и 194 дня при многоплодной беременности. Точные даты берите из больничного листа, программа сама не определяет длительность.
Если больничный электронный, используйте кнопку «Загрузить из ФСС» (или «Получить из СФР» в новых релизах) — программа подтянет номер, период и причину автоматически. Для этого должна быть настроена и работать служба обмена с фондом, а у организации — действующие сертификаты.
На вкладке «Оплата» проверьте расчёт среднего заработка. Программа покажет заработок за расчётные годы, количество учитываемых дней и среднедневной заработок. Если сотрудница в расчётном периоде была в предыдущем декрете или отпуске по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет — тогда в документе нажмите кнопку изменения расчётного периода рядом с полем среднего заработка и укажите заменяемые годы.
- 1Загрузите электронный больничный из СФР или введите номер бумажного
- 2Создайте документ «Больничный лист», выберите причину «(05) Отпуск по беременности и родам»
- 3Укажите период отпуска по данным листка нетрудоспособности
- 4Проверьте средний заработок на вкладке «Оплата», при необходимости выполните замену лет
- 5Проведите документ и сформируйте реестр сведений в СФР
- 6Распечатайте приказ на отпуск из документа
Как проверить расчёт пособия по беременности и родам
Пособие по беременности и родам составляет 100% среднего заработка и не зависит от стажа, но ограничено минимальным и максимальным размерами. Минимум считается из МРОТ, максимум — из предельной базы для начисления страховых взносов за расчётные годы. Актуальные лимиты программа подставляет автоматически при актуальном релизе.
Для детального разбора расчёта откройте в документе вкладку «Оплата» и нажмите на сумму среднего заработка — откроется форма с помесячной детализацией дохода и исключаемых периодов. Сверьте суммы с расчётными листками сотрудницы за соответствующие годы. Любое расхождение означает, что в базе не хватает данных о начислениях или лишние суммы попали в расчёт.
Из расчёта исключаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и дни освобождения от работы без начисления взносов. Если сотрудница в расчётных годах болела, количество дней делителя будет меньше 730 (или 731/732 в високосных комбинациях) — это нормально, а не ошибка.
Как проверить расчёт пособия
Заработок за 2 года / учитываемые дни, в пределах минимума и максимума
Сумма равна нулю или явно занижена — не хватает данных о заработке
Совпадает с больничным листом (140, 156 или 194 дня)
Период в документе отличается от дат в листке нетрудоспособности
Среднедневной заработок × дни отпуска, без удержания НДФЛ
Пособие обложено НДФЛ или уменьшено — ошибка в настройке вида расчёта
Оформление отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 и 3 лет
После окончания больничного по беременности и родам сотрудница обычно уходит в отпуск по уходу за ребёнком. В 1С ЗУП он оформляется отдельным документом: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Отпуск по уходу за ребёнком» (или через «Зарплата» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска»).
В документе укажите сотрудницу, дату начала отпуска (день, следующий за окончанием больничного по беременности и родам) и дату окончания. На вкладке «Пособия» установите флажки выплаты пособия до 1,5 лет и при необходимости — до 3 лет. Программа рассчитает ежемесячное пособие как 40% среднего заработка, но не менее установленного минимума.
Обратите внимание: отпуск по уходу может оформить не только мать, но и отец, бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком. Порядок оформления в программе идентичен, меняется только сотрудник и набор подтверждающих документов (справка с места работы второго родителя о том, что он пособие не получает).
Если сотрудница хочет работать во время отпуска по уходу на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия, оформите кадровый перевод на неполную ставку документом «Кадровый перевод» с даты выхода. Отпуск по уходу при этом не прерывается, пособие продолжит начисляться.
Приказ, табель и отражение в учёте
Из документа «Больничный лист» и «Отпуск по уходу за ребёнком» доступны печатные формы приказов. Для отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком можно использовать унифицированную форму Т-6 или самостоятельно разработанный бланк, утверждённый в организации. Кнопка «Печать» находится в командной панели документа.
В табеле учёта рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») период отпуска по беременности и родам отразится кодом «Р», а отпуск по уходу за ребёнком — кодом «ОЖ». Проверьте табель за месяц начала отпуска: если вместо кодов стоят явки, документ не проведён или даты указаны неверно.
Пособие по беременности и родам НДФЛ не облагается и взносами не облагается. Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет — тоже. Если в расчётном листке сотрудницы вы видите удержанный налог с этих сумм, значит, в настройках вида начисления сбито назначение дохода — это требует исправления до сдачи отчётности.
Передача сведений в СФР и выплата пособия
Пособия выплачиваются в проактивном (беззаявительном) порядке: работодатель обязан передать в СФР сведения о застрахованном лице и ответить на запрос фонда после закрытия больничного. В 1С ЗУП для этого используются документы «Исходящий документ СФР» и автоматически формируемые ответы на входящие запросы (раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчётность» или обмен с СФР).
Убедитесь, что у сотрудницы заполнены банковские реквизиты или указан способ получения пособия — эти данные передаются в составе сведений о застрахованном лице. Если сведения не переданы или содержат ошибки, фонд не сможет назначить выплату, и сотрудница останется без денег до устранения проблемы.
После отправки проверьте статус документа в журнале обмена: он должен перейти в состояние «Принят» или «Доставлен». Ошибки доставки обычно связаны с неверными персональными данными (СНИЛС, ФИО, дата рождения) — сверьте их с паспортом и исправьте в карточке сотрудника, затем переотправьте сведения.
Особые ситуации: из декрета в декрет и совместительство
Если сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребёнком, приносит новый больничный по беременности и родам, текущий отпуск по уходу нужно прервать. В 1С ЗУП создайте документ «Возврат из отпуска по уходу» (или изменение условий отпуска) с датой, предшествующей началу нового больничного, затем оформите «Больничный лист» с причиной «(05)». После его окончания оформите новый отпуск по уходу уже за вторым ребёнком — при желании с объединением ухода за обоими детьми.
При совместительстве пособие по беременности и родам назначается по каждому месту работы, если сотрудница работала у тех же работодателей в оба расчётных года. В ЗУП для внешнего совместителя больничный оформляется аналогично, но средний заработок считается только из начислений в вашей организации. Для внутреннего совместителя программа учитывает оба места автоматически.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли оформить декрет в ЗУП задним числом?
Технически можно, но если период уже закрыт и отчётность сдана, это вызовет перерасчёты и уточнённые формы. Безопаснее оформлять документы текущей датой с фактическим периодом отпуска и оценивать последствия для расчёта зарплаты до проведения.
Почему программа посчитала пособие по минимуму?
Чаще всего в базе нет данных о заработке за расчётные годы: сотрудница недавно принята, а справка с предыдущего места работы не введена. Проверьте детализацию среднего заработка в документе — если там нули, добавьте входящую справку о заработке и пересчитайте документ.
Нужно ли начислять зарплату за месяц, в котором начался декрет?
Да, за отработанные дни до начала отпуска зарплата начисляется в обычном порядке документом «Начисление зарплаты и взносов». Больничный лист автоматически исключит дни отпуска из расчёта, а табель покажет явки до даты начала отпуска и код «Р» после.
Как оформить досрочный выход из отпуска по уходу за ребёнком?
Создайте документ «Возврат из отпуска по уходу» в разделе «Кадры» или «Зарплата», укажите дату выхода. С этой даты прекратится начисление пособия, и сотруднице снова начнёт начисляться зарплата по её графику.
Облагается ли пособие по беременности и родам НДФЛ?
Нет, это пособие полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Если в расчётном листке виден удержанный налог с суммы пособия, проверьте настройку вида начисления — там должен быть указан необлагаемый код дохода.
Что делать, если СФР отклонил реестр сведений?
Откройте протокол ошибок в журнале обмена — там указано, какое поле не прошло проверку. Чаще всего это расхождение ФИО, СНИЛС или дат с данными фонда. Исправьте данные в карточке сотрудника или документе и сформируйте отправку повторно.
Что важно запомнить
Декрет в 1С ЗУП оформляется больничным листом с причиной «(05)» и документом «Отпуск по уходу за ребёнком». Ключ к правильному расчёту — полные данные о заработке за два предыдущих года, корректная замена лет и своевременная передача сведений в СФР. Перед проведением всегда проверяйте детализацию среднего заработка и статус отправки в фонд.