Как отправить расчетные листки из 1С:ЗУП

Расчетный листок работодатель обязан выдавать каждому сотруднику при выплате заработной платы — это требование статьи 136 ТК РФ. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предусмотрено несколько способов доставки листков: печать на бумаге, отправка по электронной почте прямо из программы, публикация в сервисе 1С:Кабинет сотрудника и выгрузка файлов для рассылки другими средствами.

Выбор способа зависит от размера компании, наличия подписанного согласия сотрудников на электронный формат и технической инфраструктуры. Электронная отправка допустима, только если порядок выдачи расчетных листков в электронном виде закреплен в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре — иначе безопаснее выдавать бумажные листки.

Ниже разобраны основные сценарии: настройка учетной записи почты, массовая отправка на email, публикация в кабинете сотрудника, печать и выгрузка в файлы, а также проверка того, что листки действительно дошли.

Что подготовить перед отправкой

Перед первой рассылкой убедитесь, что зарплата за период полностью рассчитана и документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены. Расчетный листок формируется на основании этих данных, и если расчет не завершен, сотрудники получат неполные или неверные суммы.

Проверьте, что в карточках сотрудников корректно заполнены адреса электронной почты. Откройте справочник «Сотрудники», перейдите по ссылке «Личные данные» и убедитесь, что поле «E-mail» заполнено. Если адреса не введены, программа просто не сможет сформировать отправку для части штата.

Отдельно зафиксируйте юридическую сторону: электронный расчетный листок заменяет бумажный только при наличии соответствующего условия в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте. Если такого условия нет, параллельно с электронной отправкой выдавайте листки на бумаге.

Настройка учетной записи электронной почты

Отправка писем напрямую из 1С:ЗУП выполняется через системную учетную запись. Откройте раздел «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты» и включите возможность отправки писем. Затем перейдите в «Учетные записи электронной почты» и создайте новую запись.

Укажите адрес отправителя, сервер входящей (POP3/IMAP) и исходящей (SMTP) почты, порт и параметры шифрования. Для большинства корпоративных и публичных почтовых сервисов SMTP работает по порту 465 или 587 с SSL/TLS. Логин и пароль — от почтового ящика, с которого будут уходить письма.

Учтите, что многие публичные почтовые сервисы требуют отдельного «пароля для внешних приложений» вместо основного пароля ящика. Он создается в настройках безопасности почтового сервиса. Если проверка соединения завершается ошибкой аутентификации при верном пароле — почти наверняка нужен именно такой пароль приложения.

Массовая отправка листков по электронной почте

Основной рабочий сценарий выглядит так. Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Расчетные листки». Укажите месяц начисления и организацию (или подразделение, если отправляете частями). Нажмите «Сформировать» — программа построит листки по всем сотрудникам, у которых были начисления в этом периоде.

Далее нажмите на панели отчета кнопку отправки по почте (значок конверта или пункт «Отправить по электронной почте» в меню «Еще»). Программа предложит сформировать отдельные письма каждому сотруднику на адрес из его карточки. Проверьте список получателей: сотрудники без заполненного email будут отмечены как недоступные для отправки.

Каждый листок прикладывается к письму отдельным файлом (обычно PDF или MXL). Это важно с точки зрения конфиденциальности: сотрудник получает только свой листок, а не общий файл со всеми начислениями компании. После подтверждения программа поставит письма в очередь отправки — при большом штате процесс может занять заметное время.

1. 1
   Завершите расчет зарплаты за месяц и проведите все документы
2. 2
   Проверьте заполнение email в карточках сотрудников
3. 3
   Откройте «Зарплата → Отчеты, справки → Расчетные листки»
4. 4
   Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать»
5. 5
   Нажмите кнопку отправки по почте и проверьте список получателей
6. 6
   Подтвердите отправку и дождитесь завершения очереди
7. 7
   Сверьте количество отправленных писем с числом сотрудников

Публикация листков в 1С:Кабинет сотрудника

Если компания использует сервис 1С:Кабинет сотрудника, расчетные листки публикуются туда автоматически — отдельная рассылка не нужна. Сотрудник видит листок в веб-кабинете или мобильном приложении сразу после того, как расчетчик провел начисление зарплаты и выполнена синхронизация с сервисом.

Настройка выполняется в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «1С:Кабинет сотрудника». Потребуется подключение к сервису, указание публикуемой организации и настройка регламентного задания синхронизации. После этого кадровые документы, справки и расчетные листки передаются в кабинеты по расписанию.

Этот способ снимает сразу несколько проблем: не нужно хранить адреса почты сотрудников в ЗУП, нет риска попадания письма в спам, а листки за все месяцы доступны сотруднику в одном месте. Минус — зависимость от работоспособности сервиса и необходимость выдать каждому сотруднику доступ к кабинету.

Сравнение способов доставки

Отправка по email из ЗУП

Подходит для небольших компаний без дополнительных сервисов. Ограничение: нужен настроенный почтовый ящик и актуальные адреса сотрудников.

1С:Кабинет сотрудника

Оптимально для регулярной автоматической доставки среднему и крупному штату. Ограничение: требуется подключение и поддержка сервиса.

Печать на бумаге

Универсальный вариант без технических требований, юридически бесспорный. Ограничение: трудоемко при большом штате и удаленных сотрудниках.

Выгрузка в файлы

Подходит, если рассылка идет через корпоративный портал или мессенджер. Ограничение: файлы рассылаются вручную сторонними средствами.

Печать и выгрузка листков в файлы

Для бумажной выдачи в том же отчете «Расчетные листки» нажмите кнопку печати. Чтобы листки удобно разрезать и раздавать, используйте вариант отчета с разбивкой по страницам — каждый листок начинается с новой страницы. При большом штате формируйте печать по подразделениям, чтобы раздать пачки руководителям.

Если рассылка идет через корпоративный портал, почтовую систему без интеграции с 1С или мессенджер, сохраните листки в файлы: в отчете выберите «Сохранить» и формат PDF. Обратите внимание: стандартное сохранение создает один общий файл со всеми листками. Разделить его на индивидуальные файлы по сотрудникам штатными средствами отчета нельзя — для этого используют отправку по почте (письма формируются индивидуально) или доработанные механизмы.

Проверка результата и типичные проблемы

После отправки сверьте количество сформированных писем с числом сотрудников, получивших начисления в периоде. Расхождение обычно означает незаполненные email в карточках. Сотрудникам без адреса распечатайте листки или внесите адрес и отправьте повторно — повторная отправка одному человеку выполняется через тот же отчет с отбором по сотруднику.

Если письма не уходят вообще, проверьте журнал отправки и настройки учетной записи: срок действия пароля приложения мог истечь, либо почтовый сервис заблокировал массовую рассылку как подозрительную. Публичные почтовые сервисы ограничивают число писем в сутки с одного ящика — при большом штате разбейте отправку на части или используйте корпоративный почтовый сервер.

Храните подтверждения отправки: при трудовом споре именно работодатель доказывает факт выдачи расчетных листков. Помогут архив отправленных писем, отчеты о доставке или журнал публикаций в кабинете сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Число отправленных писем

Норма

Совпадает с числом сотрудников с начислениями за период

Тревожный признак

Меньше — есть сотрудники без email или сбой отправки

Содержимое листка у тестового сотрудника

Норма

Начисления, удержания и выплаты совпадают с ведомостью

Тревожный признак

Суммы не сходятся — расчет месяца не завершен

Доставка писем

Норма

Нет ответов об ошибке доставки, письма не в спаме

Тревожный признак

Возвраты «mailbox not found» или массовое попадание в спам

Частые вопросы

Можно ли отправлять расчетные листки только по email, без бумаги?

Да, если порядок выдачи листков в электронном виде закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте. Без такого условия безопаснее выдавать бумажные листки, а электронную отправку использовать как дополнительный канал.

Почему часть сотрудников не попала в список получателей?

Чаще всего в карточке сотрудника не заполнен адрес электронной почты. Также в список не попадают сотрудники без начислений за выбранный период — например, находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты весь месяц.

Как отправить листок одному сотруднику повторно?

Откройте отчет «Расчетные листки», установите отбор по нужному сотруднику, сформируйте отчет и повторите отправку по почте. Либо сохраните листок в PDF и отправьте любым удобным способом.

Письма из 1С попадают в спам. Что делать?

Используйте корпоративный почтовый домен вместо публичного ящика, проверьте настройки SPF/DKIM домена у администратора почты и попросите сотрудников добавить адрес отправителя в контакты. Массовую рассылку большому штату разбивайте на части.

Можно ли автоматизировать отправку по расписанию?

Штатной автоматической рассылки листков по расписанию в типовой ЗУП нет — отправка запускается вручную. Автоматическую доставку без действий расчетчика обеспечивает публикация в 1С:Кабинет сотрудника: листки появляются там после расчета и синхронизации.

Нарушает ли закон отправка листков в мессенджер?

Закон не запрещает конкретный канал, но работодатель обязан обеспечить конфиденциальность персональных данных и доказать факт выдачи. Мессенджер не дает надежного подтверждения доставки, поэтому его стоит использовать только как дополнение к email или кабинету сотрудника.