Как открыть карточку сотрудника в 1С:ЗУП

Карточка сотрудника — центральный объект кадрового учёта в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Через неё просматривают личные данные работника, трудовой договор, назначенные начисления, отсутствия, кадровую историю и налоговые сведения. Умение быстро открыть нужную карточку экономит время расчётчика и кадровика при выполнении практически любой операции.

Открыть карточку можно несколькими способами: из справочника «Сотрудники», из кадрового документа, из отчёта или через глобальный поиск. Выбор зависит от того, где вы находитесь в программе и что именно нужно — посмотреть данные или внести изменения. Ниже разобраны все рабочие способы, различия между редакциями ЗУП и типичные проблемы.

Где находится справочник «Сотрудники» в 1С:ЗУП

Основной путь к карточке — справочник «Сотрудники». В типовой конфигурации ЗУП 3.1 он расположен в разделе «Кадры» на панели разделов слева. Откройте раздел и выберите пункт «Сотрудники» в панели навигации — откроется список всех работников организации.

Если раздел «Кадры» не виден, проверьте настройки интерфейса: нажмите кнопку с тремя полосами в правом верхнем углу панели разделов и выберите «Настройки навигации». Возможно, раздел скрыт администратором или у текущего пользователя нет прав на кадровые данные — тогда вопрос решается через администратора системы.

В списке сотрудников по умолчанию отображаются действующие работники. Чтобы увидеть уволенных, снимите отбор: в командной панели списка нажмите «Ещё» → «Настроить список» и уберите условие по полю «В архиве» или по статусу занятости. Это частая причина ситуации «сотрудник есть, а в списке его нет».

Как открыть карточку из списка сотрудников

Найдите нужного работника в списке. Для быстрого поиска начните вводить фамилию в поле поиска над списком — программа отфильтрует строки по мере ввода. Также работает поиск по табельному номеру и подразделению, если эти колонки выведены.

Чтобы открыть карточку, дважды щелкните левой кнопкой мыши по строке сотрудника либо выделите строку и нажмите Enter или кнопку «Изменить» (иконка карандаша) в командной панели. Откроется форма элемента справочника — это и есть карточка сотрудника.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» на панели разделов
2. 2
   Выберите пункт «Сотрудники» в панели навигации
3. 3
   В поле поиска введите фамилию или табельный номер работника
4. 4
   Дважды щелкните по найденной строке или нажмите Enter
5. 5
   Проверьте, что открылась карточка нужного сотрудника: сверьте подразделение и должность в шапке формы

Если список большой, используйте отборы: по организации (актуально, если в базе ведётся несколько юрлиц), по подразделению, по должности. Отборы настраиваются через «Ещё» → «Настроить список» и сохраняются для текущего пользователя.

Как открыть карточку из документа или отчёта

Часто карточку нужно открыть, уже работая с документом — приёмом на работу, отпуском, больничным или начислением зарплаты. В любом документе, где указан сотрудник, поле с его фамилией является гиперссылкой. Нажмите на неё — откроется карточка сотрудника без закрытия документа.

Если сотрудник указан в табличной части (например, в документе «Начисление зарплаты и взносов»), щелкните по ячейке с фамилией и нажмите кнопку открытия (лупа или стрелка) либо клавишу F4 — стандартное действие «Открыть» для полей ввода в 1С.

Из отчётов (расчётный листок, расчётная ведомость, справка о сотрудниках) карточка открывается двойным щелчком по ячейке с фамилией — программа покажет расшифровку, где можно выбрать переход к элементу справочника. Это удобно, когда в отчёте обнаружена ошибка и нужно сразу проверить данные работника.

Быстрый поиск сотрудника через глобальный поиск

В ЗУП 3.1 работает глобальный поиск по данным информационной базы. Нажмите Ctrl+Shift+F или кнопку с лупой в правом верхнем углу окна, введите фамилию сотрудника и запустите поиск. В результатах будут показаны и карточки сотрудников, и документы с их участием.

Кликните по строке результата с типом «Сотрудник» — карточка откроется сразу. Способ особенно удобен, когда вы не помните, где видели работника, или когда в базе несколько организаций и ручной отбор занял бы время.

Если глобальный поиск не находит сотрудника, проверьте настройку «Администрирование» → «Общие настройки» → включён ли полнотекстовый поиск в базе. Также обновите индекс поиска, если данные вводились недавно — индекс обновляется по расписанию, и свежие записи могут не попадать в результаты.

Что содержит карточка сотрудника и как ей пользоваться

Открытая карточка состоит из шапки и гиперссылок-разделов. В шапке отображаются ФИО, подразделение, должность, табельный номер и статус (работает, в отпуске, уволен). По ссылкам доступны: личные данные (переход к физлицу), трудовой договор, начисления и удержания, отсутствия, кадровые документы, данные для НДФЛ и взносов.

Кадровую историю сотрудника смотрите по ссылке «Оформить документ» или через отчёт «Кадровые данные сотрудника» — там видны все приёмы, переводы и увольнения с датами и номерами приказов. Редактировать историю напрямую в карточке нельзя: изменения вносятся только документами, иначе нарушится связность учёта.

Различия при работе в ЗУП 3.1 и более ранних версиях

Описанные способы актуальны для ЗУП редакции 3.1 — текущей линейки конфигурации. В устаревшей ЗУП 2.5 справочник «Сотрудники организаций» находится на закладке «Кадровый учёт» рабочего стола, а карточка открывается аналогично двойным щелчком, но структура формы и состав ссылок отличаются.

Если ваша организация ещё работает на 2.5, учтите: глобального поиска в современном виде там нет, поиск выполняется через поле поиска в списке справочника или стандартный поиск платформы (Ctrl+F по текущей колонке списка).

Типичные проблемы и их решение

Самая частая ситуация — сотрудник не находится в списке. Причины: включён отбор «только работающие», а человек уволен; сотрудник заведён в другую организацию базы; у текущего пользователя ограничены права на уровне записей (RLS) и часть данных скрыта настройкой доступа.

Вторая проблема — карточка открывается, но часть ссылок недоступна или данные не видны. Это признак нехватки прав: попросите администратора проверить роль пользователя (например, «Кадровик», «Расчётчик зарплаты») и группы доступа к физическим лицам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Какая форма открылась

Норма

Карточка сотрудника с подразделением и должностью в шапке

Тревожный признак

Открылась карточка физического лица без кадровых данных

Статус сотрудника

Норма

Статус соответствует реальности (работает / уволен с датой)

Тревожный признак

Уволенный отображается как работающий — проверьте документ увольнения

Доступность разделов

Норма

Ссылки «Начисления», «Отсутствия», «НДФЛ» открываются

Тревожный признак

Сообщение о нарушении прав доступа — обратитесь к администратору

Частые вопросы

Можно ли открыть карточку сотрудника по табельному номеру?

Да. В списке сотрудников введите табельный номер в поле поиска — при настройке поиска «по всем колонкам» программа найдёт нужную строку. Если поиск по номеру не срабатывает, выведите колонку «Табельный номер» в список через «Ещё» → «Изменить форму» и используйте сортировку или отбор по ней.

Почему при двойном щелчке открывается физлицо, а не сотрудник?

Вы находитесь в справочнике «Физические лица», а не «Сотрудники». Вернитесь в раздел «Кадры» и откройте именно список «Сотрудники». Из карточки физлица перейти к сотрудникам можно по соответствующей ссылке в панели навигации формы.

Как открыть карточку уволенного сотрудника?

В списке сотрудников снимите отбор по работающим: «Ещё» → «Настроить список» и удалите условие по статусу, либо воспользуйтесь глобальным поиском (Ctrl+Shift+F) по фамилии — уволенные находятся так же, как действующие.

Нет кнопки «Сотрудники» в разделе «Кадры». Что делать?

Проверьте настройки навигации раздела (кнопка с тремя полосами → «Настройки навигации») — возможно, команда скрыта. Если её нет и в списке доступных, у пользователя недостаточно прав: обратитесь к администратору 1С для назначения роли кадровика или расчётчика.

Можно ли открыть сразу несколько карточек сотрудников?

Да, каждая карточка открывается в отдельной закладке окна приложения. Откройте нужные карточки последовательно двойным щелчком — переключаться между ними можно через панель открытых окон в верхней части рабочей области.

Как распечатать данные из карточки сотрудника?

В карточке нажмите «Ещё» или кнопку печати — доступны печатные формы: личная карточка Т-2, справка о сотруднике и другие формы в зависимости от настроек. Также полные данные выводит отчёт «Личные данные сотрудников» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты».