Как открыть должность в штатном расписании в 1С

Открытие новой должности в штатном расписании — базовая операция кадрового учёта в 1С:ЗУП. От корректности этой записи зависят приём сотрудника на работу, расчёт его зарплаты, кадровые отчёты и унифицированная форма Т-3. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что позицию нельзя выбрать при приёме или начисления считаются неверно.

Порядок действий зависит от того, ведётся ли в программе история изменения штатного расписания. Если история включена, любые изменения вносятся только документами «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания» — напрямую редактировать позиции нельзя. Если история отключена, позиции создаются и правятся прямо в справочнике.

Ниже разобраны оба сценария для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых новая должность «не видна» при кадровых операциях.

Проверьте настройку ведения истории штатного расписания

Первым делом выясните, какой режим используется в вашей базе. Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» (в некоторых версиях: «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Штатное расписание») и найдите флажок «Ведется история изменений штатного расписания».

Если флажок установлен, все изменения фиксируются документами с датой — это обязательно, когда нужно отслеживать, кто и когда изменил оклад или закрыл ставку, а также строить отчёты на прошлую дату. Если флажок снят, справочник позиций редактируется свободно, но истории изменений не сохраняется.

Создайте должность и подразделение, если их ещё нет

Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность». Прежде чем открывать её, убедитесь, что оба элемента существуют в справочниках. Должности создаются в разделе «Настройка» → «Должности» (или «Кадры» → «Должности» в зависимости от настроек интерфейса), подразделения — в «Настройка» → «Подразделения».

При создании должности укажите наименование так, как оно должно фигурировать в трудовом договоре и приказе о приёме — именно это наименование попадёт в печатные формы. Если должность связана с вредными условиями труда или даёт право на досрочную пенсию, заполните соответствующие сведения сразу: потом эти данные используются при отчётности в СФР.

Не создавайте в справочнике должностей дубли вида «Менеджер» и «Менеджер по продажам (новый)». Дубли усложняют отчёты и приводят к тому, что сотрудники с одинаковой сутью работы оказываются на разных должностях. Перед созданием выполните поиск по справочнику.

Откройте позицию документом при включённой истории

Это основной сценарий для большинства организаций. Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ «Изменение штатного расписания». Если штатное расписание вводится впервые, используйте документ «Утверждение штатного расписания».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию, дату изменения (месяц, с которого позиция действует) и при необходимости номер приказа.
3. 3
   На вкладке «Позиции» нажмите «Добавить» и выберите подразделение и должность.
4. 4
   Укажите количество ставок (например, 1 или 0,5), оклад или тарифную ставку.
5. 5
   На вкладке «Начисления» добавьте надбавки и доплаты, если они предусмотрены для позиции.
6. 6
   Проведите документ и проверьте появление позиции в отчёте «Штатное расписание (Т-3)».

В поле «Количество ставок» можно указывать дробные значения — например, 0,5 для полставки или 1,5, если планируется совмещение. Оклад в документе задаётся в рублях; если используется тарифная сетка или вилка окладов, проверьте, что соответствующие настройки включены в учётной политике зарплаты.

Дата документа определяет, с какого месяца позиция считается открытой. Если нужно принять сотрудника с 1-го числа, а документ проведён 15-м с датой изменения 15-е, приём на более раннюю дату вызовет предупреждение или ошибку. Ставьте дату изменения не позже планируемой даты приёма.

Добавьте позицию напрямую при выключенной истории

Если история изменений не ведётся, откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В карточке позиции выберите подразделение и должность, укажите количество ставок, оклад и нужные начисления, затем запишите элемент.

Обратите внимание на поле «Дата утверждения» или «Действует с», если оно присутствует в карточке: оно определяет, с какого момента позиция доступна для кадровых документов. Закрытие позиции в этом режиме выполняется установкой флажка «Закрыта» или даты окончания действия.

Проверьте результат перед приёмом сотрудника

Сформируйте отчёт «Штатное расписание (Т-3)» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты» на дату, когда позиция должна действовать. Новая строка должна отображаться с верным подразделением, должностью, количеством ставок и окладом.

Затем создайте черновик документа «Приём на работу» и попробуйте выбрать новую позицию в поле «Позиция штатного расписания». Если позиция доступна для выбора и оклад подставляется автоматически — всё настроено правильно. Черновик после проверки можно не проводить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в отчёте Т-3

Норма

Строка видна с нужными ставками и окладом

Тревожный признак

Позиции нет или оклад равен нулю

Выбор позиции при приёме

Норма

Позиция доступна в списке выбора

Тревожный признак

Позиция не отображается или недоступна

Автозаполнение начислений

Норма

Оклад и надбавки подставляются в приём

Тревожный признак

Начисления пустые, приходится вводить вручную

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — позиция создана, но не видна при приёме. Причины: документ изменения не проведён, дата изменения позже даты приёма, либо в карточке позиции стоит признак закрытия. Проверяйте эти три пункта в первую очередь.

Вторая распространённая ошибка — попытка отредактировать позицию напрямую при включённой истории. Программа блокирует такое редактирование, и это правильно: обходить блокировку через изменение настроек ради одной правки не стоит, создайте документ изменения.

Как закрыть или изменить открытую должность

Если ставка больше не нужна, при включённой истории создайте «Изменение штатного расписания», выберите позицию и установите количество ставок равным нулю либо воспользуйтесь командой закрытия позиции в табличной части. Закрытие возможно, только если на позиции нет работающих сотрудников — сначала оформите увольнения или переводы.

Изменение оклада, надбавок или количества ставок выполняется тем же документом «Изменение штатного расписания» с новой датой. Сотрудникам, занимающим эту позицию, изменение оклада переносится отдельным документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» — автоматически у уже принятых людей начисления не меняются.

Частые вопросы

Почему новая должность не отображается при приёме на работу?

Чаще всего документ изменения штатного расписания не проведён или его дата позже даты приёма. Также проверьте, что позиция не закрыта и в отборе списка выбора не стоит фильтр по другому подразделению.

Можно ли открыть позицию задним числом?

Да, укажите в документе «Изменение штатного расписания» нужную прошлую дату. Но учтите, что это может повлиять на отчёты за тот период, если они уже сданы, и на кадровые документы, проведённые ранее.

Чем позиция штатного расписания отличается от должности?

Должность — это элемент справочника (например, «Бухгалтер»). Позиция — конкретная ставка в конкретном подразделении с окладом и количеством ставок: «Бухгалтер в отделе финансов, 1 ставка, оклад 80 000».

Нужно ли менять штатное расписание при повышении оклада сотруднику?

Да, если оклад привязан к позиции. Сначала проводится «Изменение штатного расписания» с новым окладом, затем для работающих сотрудников — «Изменение оплаты труда» или кадровый перевод, иначе начисления останутся прежними.

Как удалить ошибочно созданную позицию?

Если по позиции нет ни одного документа, её можно пометить на удаление при выключенной истории или удалить строку из непроведённого документа. Если документы есть — только закрыть позицию, удаление нарушит ссылки в учёте.

Где посмотреть, сколько ставок свободно по позиции?

В отчётах раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты», например «Штатная расстановка» или «Остатки штатных единиц»: они показывают количество ставок, занятые и вакантные единицы по каждой позиции.