Другое · 11 мин
Как отключить сотрудников в 1С
Пошаговая инструкция, как отключить сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: увольнение, блокировка пользователя, скрытие из списков и типичные ошибки.
«Отключить сотрудника» в 1С может означать три разные задачи: оформить увольнение в кадровом учёте, заблокировать учётную запись пользователя в информационной базе и убрать человека из списков и отчётов. Эти операции не взаимозаменяемы: документ увольнения не закрывает доступ к программе, а блокировка пользователя не останавливает начисления в расчётных документах.
Ниже разобраны все три сценария на примере типовых конфигураций: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия и 1С:Управление торговлей. Действия выполняются под учётной записью с правами кадровика, расчётчика или администратора — в зависимости от задачи.
Перед любыми массовыми изменениями сделайте резервную копию базы или хотя бы проверьте, что настроено автоматическое резервное копирование. Ошибочное удаление данных сотрудника восстановить сложнее, чем предотвратить.
Определите, что именно нужно отключить
Первый шаг — понять, какая из трёх задач стоит перед вами. Если сотрудник уволился, требуется кадровый документ: он останавливает расчёт зарплаты, закрывает отпуска и формирует данные для отчётности. Если нужно просто закрыть доступ к программе (например, на время отпуска или при подозрении на утечку), достаточно заблокировать пользователя.
Третья ситуация — сотрудник давно уволен, но продолжает «мешаться» в подборах и списках. Тогда используется механизм скрытия или архивации. Часто требуется комбинация всех трёх действий, и выполнять их нужно в правильном порядке: сначала кадровый документ, затем блокировка доступа, потом скрытие.
Как выбрать действие
Оформление увольнения в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Приёмы, переводы, увольнения» (в старых релизах — «Все кадровые документы»). Нажмите «Создать» и выберите документ «Увольнение». Если увольняется несколько человек, используйте «Увольнение списком» — это ускорит оформление и позволит провести окончательный расчёт по всем сразу.
В документе укажите сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ). Программа автоматически подтянет данные для окончательного расчёта: компенсацию неиспользованного отпуска, задолженность по зарплате, удержания. Перейдите на вкладку «Начисления и удержания» и проверьте суммы — автоматический расчёт не учитывает нестандартные ситуации, например ручные корректировки прошлых периодов.
После проверки нажмите «Провести и закрыть». С этого момента сотрудник считается уволенным: он перестаёт попадать в штатную расстановку, графики и новые расчётные документы, а в отчётах по среднесписочной численности учитывается только до даты увольнения.
Проверка результата
Откройте карточку сотрудника: в поле «Текущее состояние» должно отображаться «Уволен» с указанием даты. Дополнительно сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» — уволенный не должен в нём присутствовать, если отчёт строится на дату после увольнения.
- 1Откройте «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника, дату и основание увольнения
- 3Проверьте автоматический расчёт компенсации отпуска и окончательного расчёта
- 4Проведите документ и убедитесь, что в карточке сотрудника статус изменился на «Уволен»
- 5Сформируйте печатную форму приказа (Т-8) при необходимости
Увольнение в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожая, но разделы называются иначе. Откройте «Зарплата и кадры — Все кадровые документы», нажмите «Создать» и выберите «Увольнение». Заполните сотрудника, дату и причину увольнения, затем проведите документ.
Обратите внимание: если в бухгалтерии ведётся расчёт зарплаты, компенсация отпуска и окончательный расчёт начисляются отдельным документом «Начисление зарплаты» за последний месяц работы. Проверьте, что в него попал уволенный сотрудник и суммы рассчитаны корректно.
После увольнения сотрудник остаётся в справочнике «Сотрудники», но перестаёт предлагаться при заполнении новых документов, если в списке включён стандартный отбор «Работающие». Полностью карточку удалять не нужно — на неё ссылаются прошлые документы и регистры.
Блокировка доступа пользователя к базе
Кадровое увольнение не закрывает доступ к программе: если у сотрудника была учётная запись, он по-прежнему сможет войти в базу. Чтобы отключить вход, откройте «Администрирование — Настройки прав и пользователей — Пользователи» (в некоторых конфигурациях — «Администрирование — Пользователи и права»).
Найдите нужного пользователя, откройте его карточку и снимите флаг «Вход в программу разрешён». Сохраните изменения. При следующей попытке входа пользователь получит отказ в доступе. Его сеанс, если он уже работает в базе, можно завершить принудительно через консоль кластера серверов 1С или через «Администрирование — Поддержка и обслуживание — Активные пользователи» в файловом варианте.
Если вход в базу выполняется через аутентификацию операционной системы (Windows-аутентификация), дополнительно проверьте, что учётная запись в домене тоже заблокирована — иначе сотрудник сможет войти под другим пользователем 1С, если знает его пароль.
Скрытие уволенных сотрудников из списков
В 1С:ЗУП для этого предусмотрен механизм архивации. Откройте карточку сотрудника и установите флаг «В архиве» (или используйте команду «Поместить в архив» в списке сотрудников). После этого сотрудник перестанет отображаться в подборах и списках, но все его данные сохранятся и будут доступны при снятии отбора.
В 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей специального архива может не быть — там используйте отбор списка. В журнале «Сотрудники» нажмите «Ещё — Настроить список» и добавьте условие по полю «В архиве» или по дате увольнения, чтобы уволенные не отображались по умолчанию.
Для физических лиц в ЗУП действует отдельный механизм: если по человеку нет ни одного действующего сотрудника, он автоматически скрывается из подборов. Проверьте также настройку «Кадры — Настройки штатного расписания и учёта» — там задаётся поведение списков.
Массовое отключение сотрудников
Если отключить нужно не одного, а десятки сотрудников (например, при сокращении подразделения или закрытии филиала), оформляйте увольнения документом «Увольнение списком» в ЗУП. Он позволяет ввести один документ на группу сотрудников с общей датой и основанием, а расчёт выполнить по каждому отдельно.
Для массовой блокировки пользователей выделите несколько строк в списке «Пользователи» (через Ctrl или Shift) и используйте команду «Ещё — Изменить выделенные». В открывшейся форме установите нужное значение параметра «Вход в программу разрешён» для всех выбранных записей сразу.
При больших объёмах изменений в файловой базе выполняйте операции вне рабочего времени: массовое изменение данных может временно замедлить работу других пользователей, а в клиент-серверном варианте — вызвать блокировки.
Проверка результата и контрольные точки
После выполнения всех действий пройдитесь по контрольным точкам: статус сотрудника, доступ к базе, отображение в списках и корректность расчётов. Это займёт несколько минут, но избавит от проблем при сдаче отчётности и аудите.
Как проверить результат
Отображается «Уволен» с корректной датой
Статус «Работает» или дата отличается от приказа
Вход запрещён, программа отказывает в доступе
Пользователь по-прежнему входит в базу
Уволенный отсутствует в отчёте
Сотрудник числится работающим
Начислены зарплата и компенсация отпуска, задолженность закрыта
Компенсация не рассчитана или есть остаток долга
Если хотя бы одна контрольная точка показывает проблему, вернитесь к соответствующему разделу и исправьте данные до сдачи отчётности. Исправления после сдачи потребуют уточнённых расчётов и корректировок.
Что важно запомнить
Отключение сотрудника в 1С состоит из трёх независимых действий: кадровое увольнение с окончательным расчётом, блокировка пользователя в разделе администрирования и скрытие из списков через архив или отбор. Удалять записи нельзя — только блокировать и архивировать. После каждого шага проверяйте результат по контрольным точкам.
Частые вопросы
Можно ли восстановить уволенного сотрудника, если он вернулся в компанию?
Да. Создайте новый документ «Приём на работу» и выберите того же человека из справочника физических лиц — программа создаст новую запись сотрудника с сохранением всей истории (стажа, отпусков, НДФЛ). Пользователя достаточно разблокировать, вернув флаг «Вход в программу разрешён». Удалять старую карточку и создавать физлицо заново не нужно — это приведёт к дублям и ошибкам в персонифицированной отчётности.
Почему уволенный сотрудник всё ещё виден в списке?
Скорее всего, в списке не настроен отбор или сотрудник не помещен в архив. В ЗУП откройте карточку сотрудника и установите признак «В архиве», либо в списке нажмите «Ещё — Настроить список» и добавьте отбор по условию «В архиве = Нет». Также проверьте, не включён ли в форме списка режим показа всех сотрудников, включая уволенных.
Что будет с документами, которые вводил заблокированный пользователь?
Ничего — все документы, отчёты и записи регистров, созданные пользователем, остаются в базе без изменений. Блокировка влияет только на возможность входа. В журналах и отчётах по-прежнему будет указан автор документов, что важно для аудита и разбора спорных ситуаций.
Как отключить сотрудника, если база работает в 1С:Фреш (облако)?
Кадровое увольнение оформляется так же, как в локальной версии. Блокировку пользователя выполняет владелец абонента в личном кабинете менеджера сервиса: там можно отключить доступ пользователя к приложению. Внутри самой программы также снимите флаг «Вход в программу разрешён» в карточке пользователя.
Нужно ли увольнять сотрудника в 1С, если он работает по договору ГПХ?
Для исполнителей по договорам ГПХ документ «Увольнение» не используется. Вместо него в ЗУП оформляется документ «Договор работы, услуги» с указанием срока окончания, а фактическое закрытие отражается актом выполненных работ. После окончания срока договора исполнитель автоматически перестаёт попадать в расчёты, но карточка физлица сохраняется для отчётности по НДФЛ и взносам.
Что делать, если при проведении увольнения появляется ошибка о незакрытых авансах или долгах?
Программа предупреждает о непогашенной задолженности: незакрытых подотчётных суммах, займах или авансах. Перед проведением увольнения оформите возврат или удержание этих сумм — например, через документ «Удержание прочее» или операцию по возврату в кассу. Если долг списывается, оформите это отдельным решением и документом, чтобы расчёт с сотрудником был закрыт документально.