Другое · 8 мин
Как оплатить зарплату в 1С: пошаговая инструкция для бухгалтера
Как выплатить зарплату в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии: ведомости, зарплатный проект, выплата на карту и через кассу, проверка НДФЛ и страховых взносов, типичные ошибки.
Выплата зарплаты в 1С — это завершающий этап расчётного цикла, который начинается с начисления и заканчивается перечислением денег сотрудникам и удержанного НДФЛ в бюджет. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям в учёте, неверной отчётности 6-НДФЛ и претензиям со стороны сотрудников, поэтому важно выполнять операции в правильной последовательности.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) весь цикл ведётся в одной программе, а в 1С:Бухгалтерии зарплатный блок упрощён и подходит для небольших штатов. Ниже разобраны оба варианта, включая выплату на карты через зарплатный проект, выдачу через кассу и перечисление на личные счета сотрудников.
Подготовка: что проверить перед выплатой
Прежде чем создавать ведомость на выплату, убедитесь, что расчётный период полностью закрыт. Все документы начислений, отпусков, больничных и удержаний должны быть проведены, а документ «Начисление зарплаты и взносов» — заполнен и пересчитан после последних кадровых изменений.
Проверьте остаток задолженности перед сотрудниками через отчёт «Расчётный листок» или «Задолженность по зарплате». Если сотруднику начислено, но по ведомости сумма к выплате отличается — ищите непроведённые документы отсутствий или ручные корректировки НДФЛ.
Также убедитесь, что в учётной политике указана дата выплаты зарплаты и настроен способ выплаты по умолчанию: через кассу или через зарплатный проект. Эти настройки подставляются в ведомости автоматически и экономят время.
Как проверить готовность к выплате
Проведён, суммы совпадают с расчётными листками
Документ не проведён или пересчитан частично
Совпадает с планируемой суммой выплаты
Есть остатки прошлых периодов без ведомостей
Сформирован при начислении, дата удержания пустая
Налог пересчитан вручную без документа-основания
Выплата зарплаты в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом выплата оформляется через раздел «Выплаты». Здесь доступны несколько видов ведомостей: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» и «Ведомость на счета». Выбор зависит от способа, которым организация выдаёт деньги.
Создайте новую ведомость, укажите месяц начисления и дату выплаты — от даты зависит, в какой период отчётности попадёт НДФЛ. Нажмите кнопку «Заполнить»: программа подберёт всех сотрудников с невыплаченной задолженностью за выбранный месяц и рассчитает суммы к выплате с учётом удержанного налога.
Выплата через зарплатный проект
Если зарплата перечисляется на карты в рамках зарплатного проекта, используйте «Ведомость в банк». В шапке документа укажите зарплатный проект — программа подставит лицевые счета сотрудников из обмена с банком. После проведения ведомости сформируйте документ «Обмен с банками (зарплата)» и выгрузите файл реестра для загрузки в клиент-банк.
Выплата через кассу
Для выдачи наличными создайте «Ведомость в кассу». После проведения ведомости оформите «Расходный кассовый ордер» — он создаётся на основании ведомости и списывает деньги с кассы. Если часть сотрудников не получила деньги в срок, оформите документ «Депонирование зарплаты», чтобы задолженность не зависла.
- 1Проведите документ «Начисление зарплаты и взносов» за расчётный месяц
- 2Откройте раздел «Выплаты» и создайте ведомость нужного вида
- 3Укажите дату выплаты и нажмите «Заполнить»
- 4Проверьте суммы к выплате и колонку НДФЛ, проведите документ
- 5Выгрузите реестр в банк или оформите РКО по кассе
- 6Перечислите НДФЛ и проверьте отражение в отчёте 6-НДФЛ
Выплата зарплаты в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии механизм похож, но ведомости находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу». Предварительно должен быть проведён документ «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц.
Создайте ведомость, выберите способ выплаты и заполните табличную часть автоматически. Программа рассчитает сумму к выплате как разницу между начисленным и удержанным НДФЛ. После проведения ведомости сформируйте платёжное поручение на общую сумму реестра или расходный кассовый ордер.
Обратите внимание: в Бухгалтерии ведомость формирует проводки по выплате (Дт 70 — Кт 51 или 50) только после того, как подтверждена сама выплата. Если выплата прошла частично, отразите факт через документ списания с расчётного счёта с соответствующим видом операции.
Перечисление НДФЛ и страховых взносов
Удержанный при выплате НДФЛ перечисляется в бюджет в составе единого налогового платежа. В 1С оформите платёжное поручение с видом налога «НДФЛ, удержанный налоговым агентом» или общий ЕНП-платёж — в зависимости от принятого порядка уплаты и уведомлений.
Страховые взносы начисляются документом «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП) или «Начисление зарплаты» (в Бухгалтерии) и уплачиваются отдельными платёжками: на травматизм — в СФР, остальные — в составе ЕНП. Сроки уплаты контролируйте по календарю бухгалтера, который встроен в обе конфигурации.
После оплаты загрузите выписку из банка и убедитесь, что списания сопоставились с ведомостями и платёжными поручениями. Расхождения на этом этапе чаще всего означают ошибку в сумме реестра или дублирование платежа.
Типичные ошибки при выплате зарплаты
Большинство проблем возникает не из-за самой программы, а из-за нарушения последовательности документов. Например, если провести ведомость до начисления зарплаты, она заполнится пустой или суммами прошлого месяца, а задолженность «повиснет».
Другая частая ситуация — выплата аванса и зарплаты одной ведомостью или, наоборот, создание двух ведомостей на одну сумму. В ЗУП для аванса предусмотрен отдельный вид выплаты «Аванс», и смешивать его с окончательным расчётом нельзя.
Как проверить результат после выплаты
После проведения всех документов сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» (в ЗУП) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (в Бухгалтерии). При полной выплате сальдо на конец месяца должно быть нулевым либо равным депонированным суммам.
Дополнительно сверьте отчёт «Анализ НДФЛ» с суммами, удержанными в ведомостях: налог должен быть удержан в день выплаты и отражён с корректной датой. Это гарантирует правильное заполнение 6-НДФЛ без ручных правок.
Что важно запомнить
Выплата зарплаты в 1С строится по цепочке: начисление → ведомость → реестр в банк или РКО → уплата НДФЛ и взносов. Контролируйте даты ведомостей, не редактируйте суммы вручную и после выплаты проверяйте отсутствие задолженности по счёту 70 и корректность удержания НДФЛ.
Частые вопросы
Чем отличается ведомость в банк от ведомости на счета?
Ведомость в банк используется в рамках зарплатного проекта: деньги перечисляются одним платежом с реестром, а банк распределяет их по картам. Ведомость на счета применяется, когда сотрудники получают зарплату на личные счета в разных банках — тогда на каждого формируется отдельное платёжное поручение.
Как выплатить зарплату только одному сотруднику?
Создайте ведомость и вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» или «Добавить», указав нужного сотрудника. Программа подтянет его задолженность за выбранный месяц. Такой способ подходит для выплаты при увольнении или отпускных отдельно от общего расчёта.
Что делать, если ведомость заполнилась неправильными суммами?
Не исправляйте суммы вручную. Проверьте, проведён ли документ начисления, нет ли незакрытых долгов прошлых периодов и корректно ли рассчитан НДФЛ. После устранения причины очистите табличную часть ведомости и заполните её заново.
Нужно ли создавать отдельную ведомость для аванса?
Да. В 1С:ЗУП для аванса в ведомости выбирается способ выплаты «Аванс», и программа берёт сумму, рассчитанную за первую половину месяца. Выплачивать аванс ведомостью «Зарплата за месяц» нельзя — это исказит расчёт НДФЛ и задолженности.
Как оформить депонирование невыплаченной зарплаты?
В 1С:ЗУП после истечения срока выдачи создайте документ «Депонирование зарплаты» на основании кассовой ведомости. Программа переведёт задолженность на депонент, а при обращении сотрудника выплата оформляется отдельной ведомостью с видом «Депонированные суммы».
Почему НДФЛ в ведомости отличается от рассчитанного при начислении?
Чаще всего причина в том, что после начисления были проведены новые документы (отпуск, больничный, вычеты) или изменены данные сотрудника задним числом. Выполните пересчёт НДФЛ через документ «Перерасчёт НДФЛ» или обновите начисление, затем перезаполните ведомость.