Как оплатить отпуск в 1С: начисление и выплата отпускных

Оплата отпуска в программах 1С выполняется через отдельный документ, который автоматически рассчитывает средний заработок, начисляет отпускные, удерживает НДФЛ и формирует проводки. От бухгалтера требуется корректно указать период отпуска, проверить расчётную базу и вовремя выплатить деньги сотруднику — не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется документ «Отпуск», в 1С:Бухгалтерии предприятия — одноимённый документ в разделе зарплаты, но с ограниченным функционалом. Ниже разобраны оба сценария, а также выплата отпускных через ведомость, отражение в учёте и типичные ошибки.

Перед началом работы убедитесь, что в программе заполнены кадровые данные сотрудника: приём на работу, график работы, начисления за расчётный период. От этих данных зависит корректность среднего заработка — главной величины при расчёте отпускных.

Проверка исходных данных перед расчётом

До создания документа «Отпуск» убедитесь, что база содержит полную информацию за расчётный период — по общему правилу это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если сотрудник работает меньше, расчёт строится по фактически отработанному времени.

Проверьте следующие моменты: оформлен ли приём на работу, назначен ли график работы, начислена ли зарплата за все месяцы расчётного периода, нет ли неучтённых отсутствий (больничных, отпусков без сохранения, командировок). Пропуск документа начисления хотя бы за один месяц занизит средний заработок, и отпускные будут рассчитаны неверно.

Создание документа «Отпуск» в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел «Зарплата» → «Отпуска» и нажмите «Создать». Укажите организацию, сотрудника, дату документа и период отпуска — дату начала и окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней и рассчитает сумму отпускных.

На закладке «Основной отпуск» выберите вид отпуска — обычно это «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск». Если сотрудник берёт дополнительный отпуск (за вредные условия, ненормированный день), добавьте его на соответствующей закладке — расчёт выполнится суммарно.

Кнопка с зелёным кружком рядом с полем «Средний заработок» открывает форму детального расчёта. Здесь видно, какие начисления и отработанные дни вошли в базу. Если сумма вызывает сомнения, сверьте помесячные данные с расчётными листками сотрудника.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Отпуска» → «Создать»
2. 2
   Заполните сотрудника и период отпуска
3. 3
   Проверьте средний заработок по кнопке расчёта
4. 4
   Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих закладках
5. 5
   Проведите документ и распечатайте записку-расчёт (Т-60)
6. 6
   Создайте ведомость на выплату отпускных

Оплата отпуска в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Отпуск». Заполните сотрудника и даты отпуска — программа рассчитает средний заработок и сумму отпускных автоматически, если ведётся полноценный расчёт зарплаты в этой базе.

Обратите внимание на ограничение: в базовых версиях 1С:Бухгалтерии расчёт среднего заработка может быть недоступен или упрощён. В этом случае сумму отпускных придётся рассчитать вручную и ввести в поле «Сумма» документа. Для регулярных кадровых расчётов в организациях с большим штатом чаще используют 1С:ЗУП.

Если средний заработок не рассчитался

Типичная причина — отсутствие начисленной зарплаты в расчётном периоде либо непроведённые документы. Проверьте журнал «Начисление зарплаты» за предыдущие месяцы. Если зарплата велась в другой программе, суммы придётся ввести вручную через форму расчёта среднего заработка.

Выплата отпускных через ведомость

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Для выплаты создайте ведомость: в 1С:ЗУП — «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «в кассу», «через раздатчика»), в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк».

В ведомости укажите месяц начисления и способ выплаты. По кнопке «Заполнить» программа подберёт суммы к выплате. Чтобы выплатить только отпускные, не дожидаясь общей зарплаты, используйте вариант заполнения по конкретному документу или вручную добавьте сотрудника с суммой отпускных.

После проведения ведомости оформите платёжное поручение (при выплате на карту) или расходный кассовый ордер (при выплате наличными). Дата фактической выплаты важна для НДФЛ: именно она определяет дату получения дохода.

НДФЛ, страховые взносы и проводки

Документ «Отпуск» автоматически исчисляет НДФЛ и страховые взносы — суммы видны на соответствующих закладках документа. НДФЛ удерживается при фактической выплате отпускных, а перечисляется в бюджет в рамках единого налогового платежа в установленные сроки.

Проводки формируются после отражения зарплаты в учёте: в 1С:ЗУП — документом «Отражение зарплаты в бухучёте», в 1С:Бухгалтерии — автоматически при проведении начисления. Типовая корреспонденция: Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 70 на сумму отпускных, Дт 70 — Кт 68.01 на НДФЛ, Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 69 на взносы.

Если отпуск приходится на два месяца (переходящий отпуск), в бухгалтерском учёте расходы корректно распределяются между периодами — программа учитывает это при настройке способов отражения. В налоговом учёте порядок признания расходов зависит от учётной политики организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний дневной заработок

Норма

Сопоставим с окладом, делённым на 29,3

Тревожный признак

Равен нулю или резко отличается от ожидаемого

Сумма к выплате

Норма

Отпускные минус НДФЛ, совпадает с ведомостью

Тревожный признак

В ведомости сумма больше начисленной

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

Отпускные попали в раздел по дате выплаты

Тревожный признак

Выплата отсутствует в расчёте

Остаток отпуска

Норма

Дни отпуска списались из остатка

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Особые ситуации

Отпуск с последующим увольнением

В 1С:ЗУП оформите документ «Увольнение» с включённым флагом предоставления отпуска — программа рассчитает отпускные и компенсацию одновременно. Все суммы выплачиваются в день увольнения, а не за три дня до отпуска.

Отзыв из отпуска и перерасчёт

Если сотрудника отозвали из отпуска, создайте документ «Отсутствие» или исправьте период в исходном документе «Отпуск». Программа пересчитает суммы, а излишне выплаченные отпускные будут учтены при следующей выплате зарплаты. Сторнирование оформляется через механизм исправления документов.

Отпуск без сохранения зарплаты

Неоплачиваемый отпуск оформляется тем же документом, но с видом «Отпуск без сохранения оплаты». Начисление не формируется, дни просто исключаются из расчёта зарплаты за месяц.

Частые вопросы

За сколько дней нужно выплатить отпускные?

Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если день выплаты приходится на выходной, деньги нужно выдать накануне. Нарушение срока грозит штрафом и обязанностью выплатить компенсацию за задержку.

Почему в документе «Отпуск» средний заработок равен нулю?

Чаще всего в базе нет начисленной зарплаты за расчётный период: не проведены документы «Начисление зарплаты и взносов» или сотрудник принят недавно, а данных о прошлых доходах нет. Проверьте журнал начислений и при необходимости введите данные вручную через форму расчёта среднего.

Можно ли выплатить отпускные вместе с зарплатой?

Можно, но только если день выплаты зарплаты наступает не позднее чем за три дня до начала отпуска. На практике проще оформить отдельную ведомость на отпускные — так соблюдается срок и корректно определяется дата дохода для НДФЛ.

Как оформить переходящий отпуск на стыке месяцев?

Документ «Отпуск» создаётся один, с указанием полного периода. Программа автоматически распределит начисление между месяцами. Выплачивается вся сумма целиком до начала отпуска, а в учёте расходы отражаются по месяцам согласно настройкам.

Что делать, если отпускные выплачены в неверной сумме?

При недоплате создайте исправление документа «Отпуск» и доплатите разницу отдельной ведомостью. При переплате сумму можно зачесть при следующей выплате зарплаты с согласия сотрудника; удержание без согласия допустимо только в случаях, предусмотренных законом.

Облагаются ли отпускные НДФЛ и взносами?

Да, отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме. Документ «Отпуск» рассчитывает оба вида удержаний автоматически; проверить суммы можно на закладках «НДФЛ» и «Взносы».