Как оплатить оплачиваемый выходной в 1С

Оплачиваемый выходной — это дополнительный день отдыха, который работодатель предоставляет сотруднику с сохранением заработка. Типичные случаи: день сдачи крови донором, дополнительные выходные родителям ребенка-инвалида, день отдыха за работу в выходной по соглашению сторон, учебные дни. В 1С:ЗУП для каждого случая есть свой механизм, и универсального документа «Оплачиваемый выходной» в программе нет — нужно выбрать правильный сценарий.

Ошибка в оформлении приводит к двум последствиям: день либо не оплатится вовсе, либо оплатится как обычное рабочее время, что исказит табель и средний заработок. Ниже разобраны основные сценарии: какой документ использовать, как настроить начисление, как проверить результат в расчетном листке и табеле.

Какой документ выбрать в зависимости от ситуации

Первый шаг — определить основание выходного, потому что от него зависит и документ, и источник оплаты. Часть дней оплачивается работодателем из фонда оплаты труда, часть — за счет СФР (Социального фонда России), и эти суммы нужно разделять в учете.

Оформление донорского выходного

Донору положены день сдачи крови и дополнительный день отдыха после него, оба оплачиваются по среднему заработку. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)».

В поле «Вид отсутствия» выберите «Донорские дни» (в некоторых релизах — «Отсутствие по болезни» не подходит, нужен именно донорский вид). Укажите сотрудника и даты. Если день сдачи крови и день отдыха идут подряд, можно ввести один документ на оба дня; если отдых переносится — оформите второй документ на нужную дату.

После проведения документа начисление попадет в расчет зарплаты автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц. Оплата рассчитается по среднему заработку за расчетный период 12 месяцев.

Дополнительные выходные по уходу за ребенком-инвалидом

Родителю ребенка-инвалида положены четыре дополнительных оплачиваемых выходных в месяц. Эти дни оплачиваются за счет средств СФР, поэтому оформлять их обычным отсутствием нельзя — сумма не попадет в реестр для возмещения.

Используйте документ «Зарплата» → «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами». Укажите сотрудника, период и конкретные дни. Программа рассчитает оплату по среднему заработку и отнесет сумму на счет СФР. Убедитесь, что в карточке сотрудника заполнены сведения о ребенке-инвалиде и загружены данные справки об инвалидности — без этого документ может не провестись корректно.

День отдыха за работу в выходной или праздник

Здесь частая путаница: сам день отдыха (отгул) не оплачивается — оплачивается ранее отработанный выходной день в одинарном размере. Оформляется в два шага.

Сначала зарегистрируйте работу в выходной документом «Зарплата» → «Работа сверхурочно» → «Работа в выходные и праздники». В документе укажите, что сотрудник выбрал одинарную оплату с предоставлением дня отдыха. Затем, когда сотрудник возьмет этот день, оформите документ «Отгул» (раздел «Зарплата» → «Отгулы» или через «Все отсутствия сотрудников»).

В табеле день отдыха отразится кодом «НВ» или аналогичным, а в расчете зарплаты этот день не уменьшит оклад — программа учтет его как оплаченный ранее. Проверьте, что оклад за месяц, в котором взят отгул, не снизился: если снизился, значит отгул оформлен как отсутствие без сохранения заработка.

Нестандартный оплачиваемый выходной: пользовательское начисление

Если выходной предоставляется по локальному акту (например, день рождения сотрудника, день за переработку по решению руководства), типовых документов не хватит. Создайте собственный вид начисления: «Настройка» → «Начисления» → «Создать».

Настройте начисление: назначение — «Прочие начисления» или «Повременная оплата труда и надбавки», способ расчета — «По данным табеля» либо фиксированной суммой, обложение НДФЛ и взносами — в соответствии с характером выплаты. Для ввода самого дня используйте документ «Зарплата» → «Данные для расчета зарплаты» с предварительно созданным шаблоном ввода данных, либо разовый документ «Разовое начисление» / «Премия», если оплата фиксированная.

1. 1
   Создайте вид начисления в разделе «Настройка» → «Начисления» с нужными настройками налогов и взносов
2. 2
   При необходимости создайте шаблон ввода данных: «Настройка» → «Шаблоны ввода исходных данных»
3. 3
   Зарегистрируйте день документом «Данные для расчета зарплаты» или «Разовое начисление»
4. 4
   Сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и проверьте, что сумма рассчиталась
5. 5
   Откройте расчетный листок сотрудника и убедитесь, что начисление выведено отдельной строкой

Проверка результата: табель, расчетный листок, средний заработок

После оформления проверьте три места. В табеле учета рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени Т-13») день должен отразиться правильным кодом: донорские — «Г» или «ОВ», дни ухода за ребенком-инвалидом — «ОВ», отгул — «НВ». Если день отображается как явка «Я», отсутствие не зарегистрировано.

В расчетном листке начисление должно быть отдельной строкой с понятным названием и корректной суммой. Для оплат по среднему заработку откройте расшифровку среднего (кнопка в документе начисления) и сверьте расчетный период и учтенные суммы — исключенные периоды (больничные, прошлые отпуска) не должны попадать в базу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учета рабочего времени

Норма

День отмечен специальным кодом (Г, ОВ, НВ), норма времени скорректирована

Тревожный признак

День стоит как явка «Я» или прогул — документ отсутствия не введен или не проведен

Расчетный листок

Норма

Начисление за выходной выведено отдельной строкой, сумма соответствует среднему заработку

Тревожный признак

Строки нет, либо оплата вошла в оклад без выделения

Оклад за месяц с отгулом

Норма

Оклад не уменьшен

Тревожный признак

Оклад снижен пропорционально дню — отгул оформлен как отсутствие без оплаты

Дни ухода за детьми-инвалидами

Норма

Сумма отнесена на СФР и попадает в отчетность

Тревожный признак

Сумма начислена за счет работодателя — выбран неверный документ

Типичные ошибки и как их исправить

Если ошибка обнаружена после выплаты зарплаты, не редактируйте документы закрытого периода напрямую. Используйте механизм сторнирования: документ «Сторнирование начислений и удержаний» в разделе «Зарплата», затем введите корректный документ текущей датой. Перерасчет отразится в ближайшей выплате и уточненной отчетности.

Удобно завести внутренний регламент: какие виды оплачиваемых выходных используются в организации, какие документы 1С им соответствуют и какие коды табеля должны получаться. Это избавляет расчетчика от выбора «на глаз» и упрощает проверку при аудите.

Частые вопросы

Можно ли оплатить выходной просто через документ «Премия»?

Технически да, если выплата фиксированная и не привязана к конкретному дню отсутствия. Но если сотрудник в этот день не работал, отсутствие все равно нужно зарегистрировать отдельным документом, иначе в табеле день встанет как явка, а норма времени будет искажена.

Почему донорский день не попал в расчет зарплаты?

Чаще всего документ «Отсутствие» не проведен или создан после формирования «Начисления зарплаты и взносов». Перезаполните расчетный документ кнопкой «Заполнить» или добавьте сотрудника вручную — начисление подтянется. Также проверьте, что выбран именно донорский вид отсутствия, а не отсутствие без оплаты.

Как оплатить выходной совместителю?

Теми же документами, но убедитесь, что в документе выбран нужный сотрудник-совместитель, а не основное место работы — в 1С это разные карточки физического лица. Средний заработок для совместителя рассчитывается отдельно по его начислениям.

Облагается ли оплата дополнительного выходного НДФЛ и взносами?

Оплата донорских дней и дней ухода за детьми-инвалидами облагается страховыми взносами, по НДФЛ действуют отдельные правила — для дней ухода за детьми-инвалидами предусмотрено освобождение. Настройки налогообложения задаются в виде начисления, поэтому при создании пользовательского начисления сверьте их с актуальными нормами НК РФ.

Что делать, если нужного вида отсутствия нет в списке?

Проверьте функциональность программы: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний», включите нужные опции (донорские дни, отгулы, учебные отпуска). Если вида все равно нет, создайте пользовательский вид отсутствия в справочнике «Виды отсутствий» с привязкой к созданному начислению.

Как отменить ошибочно оформленный оплачиваемый выходной?

Если зарплата еще не выплачена — пометьте документ на удаление и перезаполните начисление зарплаты. Если выплата прошла и период закрыт — оформите «Сторнирование начислений и удержаний» текущей датой, чтобы корректно отразить перерасчет в учете и отчетности.