Другое · 11 мин
Как оплатить донорские дни в 1С 8.3 ЗУП
Как оформить и оплатить донорские дни в 1С ЗУП 8.3: документ Отсутствие, настройка начислений, средний заработок, НДФЛ, взносы и проверка расчёта.
Донорские дни оплачиваются по среднему заработку на основании статьи 186 ТК РФ: работнику положен день отдыха в день сдачи крови и дополнительный день после него, а если он сдавал кровь в выходной или работал в день сдачи — ещё и дни взамен. В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8.3 для этого есть штатный механизм: отсутствие регистрируется специальным документом, а оплата рассчитывается автоматически по среднему заработку.
Основная проблема на практике — не сам расчёт, а корректная настройка видов начислений и правильный выбор сценария: день сдачи крови, дополнительный день отдыха, сдача крови в выходной или в отпуске. Если вид начисления настроен неверно, программа посчитает сумму, но с ошибками по НДФЛ, страховым взносам или отражением в отчётности.
Ниже разобран полный цикл работы: от проверки настроек до контроля итоговой суммы в расчётном листке, с типичными ошибками и способами их исправления.
Проверка настроек перед начислением
Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в программе активирована функциональность донорских дней. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие начисления». Флажок «Отсутствия по донорским дням» (в разных релизах формулировка может отличаться) должен быть установлен. После включения в плане видов расчёта появятся начисления «Оплата дней сдачи крови» и «Оплата дополнительных дней отдыха донорам».
Проверьте настройки самих видов начисления: откройте «Настройка» → «Начисления», найдите донорские виды расчёта и убедитесь, что на вкладке «Налоги, взносы, учёт» указано обложение НДФЛ (код дохода 4800 — «иные доходы», так как прямого кода для донорских нет и выплата облагается) и обложение страховыми взносами. Оплата донорских дней по среднему заработку в общем случае облагается и НДФЛ, и взносами — это позиция, которую подтверждают разъяснения контролирующих органов.
Регистрация отсутствия документом
Отсутствие работника оформляется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Отсутствия». Создайте документ, выберите сотрудника и укажите вид отсутствия «Донорские дни». Затем выберите конкретный вариант: «День сдачи крови» или «Дополнительный день отдыха» — от этого зависит, какой вид начисления будет применён.
Укажите период отсутствия датами. Если день сдачи крови и дополнительный день отдыха идут подряд, можно ввести один документ, но корректнее оформить их отдельными строками или документами с разными видами — так проще контролировать основания по справкам. В поле комментария или основания укажите реквизиты справки по форме № 402/у (или иной действующей формы медицинской справки о донации).
Документ одновременно регистрирует отсутствие в табеле (буквенный код «Г» или «ОВ» — оплачиваемые донорские дни) и создаёт начисление. Если документ проведён до расчёта зарплаты за месяц, сумма попадёт в «Начисление зарплаты и взносов» автоматически. Если документ введён после расчёта, начисление выполнит сам документ «Отсутствие» при установленном флажке расчёта внутри него.
- 1Включите донорские начисления в настройке состава начислений и удержаний
- 2Проверьте обложение НДФЛ и взносами в видах начислений
- 3Создайте документ «Отсутствие» с видом «Донорские дни» и укажите вариант: день сдачи крови или дополнительный день отдыха
- 4Введите даты и реквизиты медицинской справки, проведите документ
- 5Проверьте средний заработок на вкладке «Оплата» и итоговую сумму в расчётном листке
Как программа рассчитывает средний заработок
Оплата донорских дней считается по среднему заработку по общим правилам постановления Правительства № 922: расчётный период — 12 месяцев, предшествующих месяцу отсутствия. В базу включаются все предусмотренные системой оплаты труда начисления, исключаются периоды и суммы отпускных, больничных, командировок и других сохраняемых средних.
На вкладке «Оплата» документа «Отсутствие» можно открыть расшифровку среднего заработка и проверить, какие суммы и дни вошли в расчёт. Если сотрудник отработал меньше года, программа возьмёт фактически отработанный период с даты приёма. Если данных для расчёта нет вовсе (например, сотрудник принят в текущем месяце), средний считается исходя из оклада или тарифной ставки.
Типовая ситуация: средний заработок выглядит заниженным, потому что сотруднику недавно повысили оклад, а премии в базу не попали. Проверьте, что премии введены документами «Премия» с корректным видом начисления, а не разовыми начислениями, которые не участвуют в расчёте среднего. При необходимости скорректируйте базу вручную в форме расчёта среднего — но такие правки документируйте, чтобы при проверке было понятно их происхождение.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом по формуле: база за 12 месяцев / отработанные дни
Сумма резко отличается от ожидаемой, в базе пусто при наличии начислений
Есть начисление «Оплата дней сдачи крови» или «дополнительных дней отдыха» с верным количеством дней
Дни есть, а суммы нет, или начисление задвоено
Дни отмечены кодом «Г»/«ОВ», рабочие часы не уменьшены ошибочно
День стоит как явка или неоплачиваемое отсутствие
Отдельные сценарии оформления
Сдача крови в выходной или праздничный день
Если сотрудник сдал кровь в свой выходной, ему положены два дня отдыха: один взамен дня сдачи и один дополнительный. В ЗУП это оформляется двумя днями отсутствия с видом «Донорские дни» в те рабочие дни, которые сотрудник выбрал для отдыха. Дата самой сдачи (выходной) в табеле не регистрируется как отсутствие — она и так нерабочая.
Работа в день сдачи крови по согласованию с работодателем
Если сотрудник в день сдачи вышел на работу, этот день оплачивается как обычный рабочий, а взамен предоставляется другой день отдыха с сохранением среднего заработка. В программе день сдачи не оформляется отсутствием — регистрируется только предоставленный взамен день отдыха документом «Отсутствие» с соответствующим видом.
Сдача крови в отпуске
При донации во время ежегодного отпуска сотруднику положен дополнительный день отдыха, а день сдачи крови также компенсируется днём отдыха. Отпуск при этом не продлевается автоматически — дополнительные дни оформляются отдельным документом «Отсутствие» после выхода сотрудника из отпуска в согласованные даты.
Как выбрать действие
НДФЛ, взносы и отражение в отчётности
Оплата донорских дней относится к доходам, облагаемым НДФЛ, и включается в базу по страховым взносам. В 6-НДФЛ сумма отражается вместе с заработной платой по дате фактической выплаты. В расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях выплата попадает в облагаемую базу автоматически при корректной настройке вида начисления.
Дата получения дохода для донорских выплат — день выплаты, поэтому если вы оплачиваете их в межрасчётный период отдельной ведомостью, НДФЛ должен быть удержан и перечислен по общим правилам. Проверьте, что в документе выплаты сумма донорских попала в зачёт начисленного, иначе образуется кредиторская задолженность перед сотрудником.
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая ошибка — регистрация донорского дня документом «Прогул, отсутствие» или отпуском без сохранения оплаты. В этом случае сотрудник теряет деньги, а в табеле формируется неверный код. Исправление: отмените ошибочный документ и введите корректное «Отсутствие» с видом «Донорские дни», затем пересчитайте зарплату за месяц.
Вторая распространённая проблема — задвоение начисления, когда отсутствие введено дважды: вручную и через кадровый документ. Признак — в расчётном листке две строки донорской оплаты за один день. Удалите или отмените лишний документ и выполните перерасчёт. Третья ошибка — неверный расчётный период среднего из-за незакрытого прошлого месяца: сначала проведите «Начисление зарплаты» за предыдущий месяц, потом вводите отсутствие.
Контроль результата и закрытие месяца
После ввода документа сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты» → «Расчётный листок») и проверьте: строка донорской оплаты присутствует, количество дней совпадает со справкой, сумма равна произведению среднего дневного заработка на число дней. Затем сверьте табель («Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени Т-13»): дни должны быть отмечены кодом оплачиваемого донорского отсутствия.
Итоговая проверка — свод начислений и удержаний: убедитесь, что с донорской выплаты удержан НДФЛ и начислены взносы. Если организация ведёт упрощённый учёт взаиморасчётов, дополнительно проверьте задолженность на конец месяца, чтобы выплата не «зависла» невыплаченной.
Удобно завести привычку хранить скан справки о донации в присоединённых файлах документа «Отсутствие»: при проверках и вопросах сотрудника обоснование выплаты находится за секунды, а не в кадровом архиве.
Что важно запомнить
Донорские дни оформляются документом «Отсутствие» с видом «Донорские дни», оплачиваются по среднему заработку, облагаются НДФЛ и взносами. Правильный сценарий зависит от того, когда сдавалась кровь: в рабочий день, выходной или отпуск. Результат всегда проверяйте по расчётному листку и табелю.
Частые вопросы
Можно ли оплатить донорские дни разовым начислением вместо документа «Отсутствие»?
Технически можно, но это неправильно: разовое начисление не зарегистрирует отсутствие в табеле, и день будет показан как рабочий. Всегда используйте документ «Отсутствие» с видом «Донорские дни» — он одновременно формирует табель и начисление.
Что делать, если сотрудник принёс справку о донации за прошлый месяц, который уже закрыт?
Введите документ «Отсутствие» текущей датой с периодом отсутствия в прошлом месяце. Программа выполнит перерасчёт: доначислит оплату донорских дней и скорректирует табель прошлого периода. Учтите, что изменение табеля за закрытый период может потребовать корректировки связанной отчётности.
Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и страховыми взносами?
Да, в общем случае оплата донорских дней по среднему заработку облагается и НДФЛ, и страховыми взносами. В типовой настройке ЗУП виды начислений уже имеют нужное обложение — менять его без веских оснований не следует.
Сколько дней отдыха положено, если кровь сдана в выходной?
Два дня: один — взамен дня сдачи крови, второй — дополнительный день отдыха. Оба предоставляются в рабочие дни по желанию сотрудника и оплачиваются по среднему заработку. Дополнительный день можно присоединить к ежегодному отпуску.
Почему в документе «Отсутствие» нет вида «Донорские дни»?
Значит, в настройках не включена соответствующая функциональность. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и установите флажок для донорских отсутствий на вкладке «Прочие начисления». После этого вид отсутствия станет доступен.
Нужно ли оплачивать день медицинского осмотра перед сдачей крови?
Да, день медицинского осмотра, связанного с донацией, также освобождает от работы с сохранением среднего заработка. Если осмотр и сдача крови прошли в один день, оформляется один день сдачи крови. Если осмотр был отдельным днём, а кровь сотрудник не сдал, день осмотра всё равно подлежит оплате при наличии подтверждающей справки.