Другое · 9 мин
Как оплатить больничный в 1С: пошаговая инструкция
Как начислить и оплатить больничный лист в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: ввод документа, расчёт пособия, работа с ЭЛН и проактивными выплатами ФСС.
Оплата больничного в 1С выполняется документом «Больничный лист», который рассчитывает пособие за счёт работодателя (первые три дня) и формирует данные для Социального фонда России, оплачивающего остальной период напрямую работнику. С переходом на электронные больничные (ЭЛН) и проактивный механизм выплат основная задача бухгалтера — правильно ввести номер ЭЛН, проверить средний заработок и вовремя отправить сведения в СФР.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчёт ведётся в полном объёме с учётом стажа и ограничений, а в 1С:Бухгалтерии доступен упрощённый документ. Ниже разобраны оба сценария, работа с электронными листками нетрудоспособности, типичные ошибки расчёта и способы проверки результата.
Подготовка: что проверить до начисления больничного
Перед вводом документа убедитесь, что в программе корректно заполнены данные сотрудника: дата приёма на работу, страховой стаж для оплаты больничных, сведения о заработке за расчётный период (два предшествующих календарных года). В ЗУП стаж указывается в карточке сотрудника на вкладке «Трудовая деятельность» — от него зависит процент оплаты: 60, 80 или 100% среднего заработка.
Также проверьте настройки учётной политики: применяется ли в организации районный коэффициент, есть ли сотрудники на неполной ставке, настроен ли обмен с СФР для получения ЭЛН. Если обмен не настроен, данные больничного придётся вводить вручную по бумажной копии или сведениям из личного кабинета страхователя.
Как создать больничный лист в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать». В документе укажите организацию, сотрудника, месяц начисления и номер ЭЛН. Если настроен обмен с СФР, нажмите «Получить из ФСС» — программа загрузит период нетрудоспособности, причину, код МКБ и другие данные автоматически.
Если обмен не настроен, заполните поля вручную: период болезни, причину нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за ребёнком и т.д.), признак продолжения больничного, условия нахождения (стационар или амбулаторно). От причины зависят ограничения по оплачиваемым дням — например, при уходе за больным ребёнком действуют лимиты дней в году.
На вкладке «Оплата» проверьте процент оплаты, который программа определила по стажу, при необходимости укажите ограничение пособия и нарушение режима. На вкладке «Начислено (подробно)» видна расшифровка расчёта: среднедневной заработок, дни за счёт работодателя и за счёт СФР, применённый НДФЛ.
- 1Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
- 2Укажите сотрудника, месяц начисления и номер ЭЛН
- 3Нажмите «Получить из ФСС» или заполните период и причину вручную
- 4Проверьте стаж, процент оплаты и средний заработок на вкладке «Оплата»
- 5Проведите документ и проверьте начисление на вкладке «Начислено (подробно)»
- 6Отправьте сведения в СФР для оплаты дней за счёт фонда
Как проверить расчёт среднего заработка
Пособие рассчитывается из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году болезни. В документе нажмите кнопку с калькулятором рядом с полем «Средний заработок» — откроется форма с детализацией дохода по годам. Если сотрудник работал у других работодателей, добавьте справку о заработке с предыдущих мест работы через кнопку «Добавить справку с пред. места работы».
Программа автоматически сравнивает среднедневной заработок с ограничениями: минимум рассчитывается из МРОТ (при малом заработке или стаже менее шести месяцев), максимум — из предельной базы по взносам за расчётные годы. Если заработок ниже МРОТ в пересчёте на месяц, пособие считается из МРОТ с учётом районного коэффициента.
Как проверить результат расчёта
Совпадает с суммой дохода за 2 года, делённой на 730
Заработок пустой или занижен — не введены справки с прошлых мест работы
Соответствует страховому стажу: 60/80/100%
Стоит 60% при большом стаже — стаж не заполнен в карточке сотрудника
3 дня за счёт работодателя, остальные — за счёт СФР
Все дни за счёт работодателя при обычном заболевании
Работа с ЭЛН и отправка сведений в СФР
При проактивном механизме СФР сам запрашивает у работодателя сведения для назначения пособия после закрытия больничного. В ЗУП такие запросы попадают в раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или обрабатываются через встроенный обмен с СФР, если он настроен в настройках обмена электронными документами.
На основании больничного листа создайте исходящий документ «Сведения для назначения пособия» (в ЗУП: Зарплата → Пособия за счёт ФСС или через обмен документами с СФР). Проверьте в нём реквизиты работника: СНИЛС, банковский счёт или карту «Мир» для перечисления, период нетрудоспособности. Отправить сведения нужно в течение установленного срока — как правило, в течение нескольких рабочих дней с момента получения запроса фонда.
Если обмен не настроен, ответ на запрос СФР можно направить через личный кабинет страхователя на сайте фонда или через специализированный оператор ЭДО. Без отправки сведений работник не получит выплату от фонда, а работодателю грозят штрафы за нарушение сроков.
Оплата больничного в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист». Возможности расчёта ограничены: программа подходит для небольших организаций, где нет сложных случаев (совместительство, несколько мест работы, переходящие пособия лучше считать в ЗУП).
Заполните сотрудника, период болезни и процент оплаты по стажу. Средний заработок программа рассчитает из данных начислений в текущей базе; заработок с предыдущих мест работы добавьте вручную через форму расчёта среднего. После проведения документ создаст проводки по начислению пособия и НДФЛ, а выплата оформляется ведомостью вместе с зарплатой или отдельно.
ЗУП или Бухгалтерия
Полный расчёт пособий, обмен ЭЛН с СФР, учёт стажа и справок, сложные случаи. Подходит при штате от нескольких десятков сотрудников.
Упрощённый больничный без детального кадрового учёта. Подходит малым организациям с типовыми ситуациями.
Расчёт в калькуляторе СФР с вводом готовой суммы. Только как временная мера — высок риск ошибок и расхождений в отчётности.
Выплата пособия и удержание НДФЛ
Пособие за счёт работодателя (первые три дня) облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами. В ЗУП НДФЛ исчисляется при проведении больничного листа, а удерживается при выплате. Выплатить пособие можно вместе с зарплатой или отдельной ведомостью — создайте документ «Ведомость в банк» (или в кассу) с видом выплаты «Больничные листы», чтобы в ведомость попали только суммы пособий.
Дни за счёт СФР работодатель не выплачивает — фонд перечисляет их работнику самостоятельно. В учёте эти суммы отражаются справочно для расчёта НДФЛ: налог с пособия фонда удерживает сам СФР как налоговый агент.
Проверка результата и отчётность
После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок): в нём должна быть строка «Оплата больничного за счёт работодателя» с корректной суммой. Суммы за счёт СФР в расчётном листке отражаются отдельно и не входят в задолженность организации.
Проверьте попадание пособия в отчётность: НДФЛ с больничного включается в 6-НДФЛ по дате фактической выплаты, суммы пособий отражаются в персонифицированных сведениях и ЕФС-1 при необходимости. Если сумма в отчёте не совпадает с начислением, ищите разницу по регистру учёта доходов — чаще всего причина в перепроведении документов выплаты или ручных правках.
Что важно запомнить
Больничный оплачивается документом «Больничный лист»: работодатель платит первые три дня, СФР — остальное по вашим сведениям. Ключевые точки контроля: стаж, средний заработок за два года, своевременная отправка данных в фонд и корректное отражение НДФЛ.
Частые вопросы
Как оплатить больничный, если сотрудник работает менее шести месяцев?
При стаже менее шести месяцев пособие ограничено размером МРОТ за полный календарный месяц. В 1С это ограничение применяется автоматически, если стаж в карточке сотрудника заполнен верно. Дополнительно проверьте, что заработок в пересчёте на месяц не ниже МРОТ — тогда расчёт тоже идёт от МРОТ.
Что делать, если ЭЛН не загружается из СФР?
Проверьте настройку обмена с фондом, действительность сертификата и правильность номера ЭЛН. Если обмен недоступен, введите больничный вручную по данным из личного кабинета страхователя на сайте СФР — номер, период, причину и коды можно посмотреть там.
Кто платит НДФЛ с пособия за счёт СФР?
СФР выступает налоговым агентом по своей части пособия и сам удерживает НДФЛ при выплате работнику. Работодатель удерживает налог только с суммы за первые три дня, которую платит сам.
Можно ли исправить проведённый больничный?
Да, но не редактируйте суммы вручную. Откройте документ, исправьте исходные данные (период, стаж, справки) и перепроведите. Если больничный уже выплачен и НДФЛ удержан, пересчёт оформляется сторнированием и новым документом, чтобы не исказить отчётность.
Как оплатить больничный по уходу за ребёнком?
Выберите в документе причину нетрудоспособности «Уход за больным ребёнком» и укажите данные ребёнка и его возраст. Программа применит особые правила: такие больничные полностью оплачивает СФР с первого дня, а процент и лимит дней зависят от возраста ребёнка и формы лечения.
В какой срок нужно отправить сведения в СФР?
Сведения для назначения пособия направляются в течение нескольких рабочих дней с момента получения запроса фонда или закрытия ЭЛН. Просрочка ведёт к штрафу и задержке выплаты работнику, поэтому контролируйте входящие запросы в 1С-Отчётности ежедневно.