Как оплатить больничный в 1С ЗУП

Оплата больничного в 1С ЗУП выполняется документом «Больничный лист», который одновременно регистрирует отсутствие сотрудника и рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности. Программа автоматически разделяет сумму на часть за счёт работодателя (первые три дня) и часть за счёт СФР, учитывает стаж, МРОТ и ограничения по максимальному заработку.

Порядок действий зависит от формата больничного: бумажный листок вводится вручную по реквизитам, электронный (ЭЛН) загружается из ФСС/СФР по номеру. В обоих случаях итоговый расчёт формируется тем же документом, а выплата производится вместе с зарплатой или отдельной ведомостью.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек учётной политики до контроля начисленных сумм и исправления типовых ошибок. Инструкция ориентирована на актуальные релизы 1С: Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.1.

Проверьте настройки перед расчётом

До ввода первого больничного убедитесь, что в учётной политике организации корректно заданы параметры, влияющие на расчёт. Откройте «Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика» и проверьте вид тарифа страховых взносов, а также дату, с которой организация применяет прямые выплаты — сейчас прямые выплаты действуют повсеместно, поэтому работодатель оплачивает только первые три дня нетрудоспособности.

В разделе «Настройка → Расчёт зарплаты» проверьте, что включён учёт больничных, отпусков и командировок. Если флажок снят, документ «Больничный лист» будет недоступен. Также убедитесь, что в кадровых данных сотрудника заполнены сведения о стаже — от него зависит процент оплаты (60, 80 или 100% среднего заработка).

Стаж вводится в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» или «Страховой стаж». Если стаж не указан, программа рассчитает пособие исходя из минимального процента, и сумму придётся пересчитывать вручную после исправления данных.

Введите документ «Больничный лист»

Перейдите в раздел «Зарплата → Больничные листы» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника, месяц начисления и период нетрудоспособности. Поле «Номер листка нетрудоспособности» заполняется обязательно — по нему программа идентифицирует ЭЛН при обмене с СФР.

Если больничный электронный, документ можно создать прямо из журнала обмена: «Отчетность, справки → 1С-Отчетность» или «Зарплата → Больничные листы → Загрузить из ФСС». После загрузки ЭЛН основные поля (период, причина нетрудоспособности, коды) подставятся автоматически, и ручной ввод сведётся к минимуму.

На закладке «Главное» выберите причину нетрудоспособности: общее заболевание, травма, уход за больным ребёнком, карантин и т.д. От причины зависят ограничения по продолжительности оплачиваемого периода и источник финансирования — например, при уходе за ребёнком все дни оплачивает СФР.

Проверьте расчёт среднего заработка и суммы пособия

После заполнения шапки перейдите на вкладку «Оплата». Программа покажет расчётный период (два предшествующих календарных года), заработок за эти годы и среднедневной заработок. Если сотрудник работает в организации недавно, данные о заработке у предыдущих работодателей вводятся справкой по ссылке «Добавить справку от пред. работодателя».

Проверьте процент оплаты: он определяется страховым стажем и для отдельных случаев (например, уход за ребёнком амбулаторно) снижается после определённого количества дней. Программа применяет эти правила автоматически, но при незаполненном стаже возьмёт минимальный процент.

Итоговая сумма делится на две строки: «за счёт работодателя» (первые три дня) и «за счёт СФР». Кнопка с суммой начисления открывает подробный расчёт — сохраните или распечатайте его, чтобы при споре с сотрудником показать, из чего сложилась выплата.

Контрольные точки

Как проверить результат

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с суммой заработка за 2 года, делённой на 730

Тревожный признак

Заработок пустой или занижен — не введены справки от прежних работодателей

Процент оплаты

Норма

Соответствует стажу: 60/80/100%

Тревожный признак

Везде 60% — вероятно, не заполнен страховой стаж

Разделение источников

Норма

Работодатель оплачивает первые 3 дня, остальное — СФР

Тревожный признак

Вся сумма висит на работодателе — проверьте причину нетрудоспособности и настройки

Работа с электронными больничными и проактивными выплатами

СФР присылает сведения об открытии, продлении и закрытии ЭЛН через сервис обмена. В 1С ЗУП входящие сообщения отображаются в разделе «Отчетность, справки → Сообщения СФС» или в журнале «Электронные больничные». При получении извещения об открытии больничного программа может создать документ-заглушку, чтобы отсутствие сотрудника сразу учитывалось в табеле.

После закрытия ЭЛН СФР запрашивает у работодателя сведения для назначения пособия. Эти сведения формируются автоматически на основании документа «Больничный лист» и отправляются через 1С-Отчетность. Проверяйте, что ответ на запрос отправлен в установленный срок — задержка ведёт к штрафным рискам и жалобам сотрудников на невыплату.

Если обмен не настроен, документ вводится вручную, а реестр сведений выгружается файлом или формируется в личном кабинете страхователя на портале СФР. Ручной сценарий требует повышенного внимания к реквизитам: ошибка в номере ЭЛН или СНИЛС приведёт к отказу фонда.

1. 1
   Проверьте настройки учётной политики и страховой стаж сотрудника
2. 2
   Создайте документ «Больничный лист» в разделе Зарплата → Больничные листы
3. 3
   Загрузите ЭЛН по номеру или заполните период и причину вручную
4. 4
   На вкладке «Оплата» проверьте средний заработок, процент и разделение сумм
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что отсутствие попало в табель
6. 6
   Выплатите часть за счёт работодателя ведомостью с ближайшей зарплатой
7. 7
   Отправьте сведения в СФР для выплаты оставшейся части пособия

Выплата пособия и отражение в учёте

Часть пособия за счёт работодателя выплачивается в ближайший после назначения день выплаты зарплаты. Создайте ведомость («Зарплата → Ведомости в банк/кассу») — программа подтянет сумму больничного вместе с остальными начислениями. Если нужно выплатить быстрее, оформите отдельную ведомость с видом выплаты «Больничный».

НДФЛ удерживается со всей суммы пособия, включая часть СФР, — работодатель выступает налоговым агентом по своей части, а фонд удерживает налог со своей. В 1С ЗУП НДФЛ с больничного рассчитывается при проведении документа и отражается в регистрах с датой фактической выплаты.

Страховыми взносами пособие не облагается. При синхронизации с 1С: Бухгалтерией проводки формируются автоматически: начисление за счёт работодателя относится на счета затрат, сумма СФР проходит по расчётам с фондом без отражения в расходах.

Исправление и сторнирование больничного

Если больничный введён с ошибкой и уже учтён в расчёте, не редактируйте проведённый документ напрямую — используйте механизм исправлений. В документе нажмите ссылку «Исправить» (доступна, если месяц рассчитан): программа создаст документ-исправление, который сторнирует старый расчёт и начислит новый.

Если больничный оказался вовсе лишним (например, введён по ошибочному извещению), а зарплата за период ещё не выплачена, документ можно просто пометить на удаление. После выплаты удаление невозможно — потребуется документ «Сторнирование начислений» и корректировка НДФЛ.

При продлении больничного не изменяйте первичный документ: продление оформляется отдельным «Больничным листом» с флажком «Является продолжением» и ссылкой на первичный листок. Тогда расчётный период и средний заработок сохранятся от первого документа, как того требует порядок назначения пособий.

Отчёты для контроля больничных

Для сверки начислений используйте отчёты раздела «Зарплата → Отчеты по зарплате»: «Расчетный листок», «Полная сводка начислений», «Анализ ФОТ». Больничные выделяются отдельными строками по видам начислений «Больничный за счет работодателя» и «Больничный за счет СФР».

Отсутствие сотрудника в табеле проверяется отчётом «Табель учета рабочего времени (Т-13)» — дни болезни должны быть отмечены кодом «Б». Если вместо «Б» стоят рабочие часы, значит, больничный проведён позже расчёта зарплаты, и месяц нужно пересчитать.

Частые вопросы

Почему программа посчитала пособие из МРОТ, а не из фактического заработка?

Расчёт из МРОТ применяется, если стаж сотрудника менее шести месяцев, заработок за расчётный период отсутствует или средний заработок ниже минимального. Проверьте введённые справки о заработке и стаж — если данные корректны, а расчёт всё равно минимальный, откройте подробную форму расчёта по кнопке с суммой начисления и посмотрите, какое ограничение сработало.

Как оплатить больничный по уходу за ребёнком?

Оформляется тем же документом «Больничный лист», но с причиной нетрудоспособности «Уход за больным ребёнком». Вся сумма оплачивается за счёт СФР, работодатель ничего не платит из своих средств. Программа автоматически применяет ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и понижающий процент при амбулаторном лечении.

Что делать, если ЭЛН не загружается в 1С ЗУП?

Проверьте, что настроен и работает обмен с СФР (действующий сертификат, подключённая 1С-Отчетность). Если обмен недоступен, введите больничный вручную по номеру ЭЛН — сотрудник или медорганизация могут сообщить реквизиты. Статус листка можно также проверить в личном кабинете страхователя на портале СФР.

Нужно ли пересчитывать зарплату, если больничный принесли после расчёта месяца?

Да. Проведите больничный тем месяцем, в котором он предъявлен, — программа сторнирует излишне начисленную зарплату за дни болезни и начислит пособие. При следующей выплате суммы скорректируются автоматически. Если зарплата уже выплачена, переплата зачтётся в следующих расчётах.

Как выплатить больничный отдельно от зарплаты?

Создайте ведомость (в банк или кассу) и в поле «Выплачивать» выберите «Больничные листы» — программа подберёт только неоплаченные пособия. Дата выплаты в ведомости определит дату получения дохода для НДФЛ, поэтому указывайте фактический день перечисления денег.

Облагается ли больничный взносами и НДФЛ?

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами. 1С ЗУП рассчитывает налог автоматически при проведении документа, при этом НДФЛ с части СФР удерживает сам фонд, а с части работодателя — работодатель как налоговый агент.