Другое · 13 мин
Как оплачивать донорские дни в 1С:ЗУП
Как оформить и оплатить донорские дни в 1С:ЗУП: настройка начислений, документы, регистрация отсутствий, расчет по среднему заработку, НДФЛ, взносы и типичные ошибки.
Донорские дни оплачиваются по среднему заработку: это требование статьи 186 ТК РФ, и 1С:ЗУП умеет делать такой расчет штатно, без ручных формул. Однако корректный результат зависит от того, правильно ли заведен вид расчета, отражено отсутствие в табеле и выбран документ регистрации — ошибка на любом из этих шагов приводит к занижению оплаты, неверному табелю или спорам с сотрудником и проверяющими.
В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) для донорских дней предусмотрены готовые механизмы: документ «Отсутствие», виды расчета по среднему заработку и специальные обозначения в табеле (Г и 23). Задача бухгалтера — проверить настройки, правильно зарегистрировать дни сдачи крови и дополнительного отдыха, а затем убедиться, что сумма попала в расчетный листок с нужными кодами дохода.
Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек до контроля начисления, налогообложения и отражения в учете. Инструкция ориентирована на типовую ЗУП 3.1; если конфигурация доработана, названия документов могут отличаться, но логика остается той же.
Правовая основа и что именно нужно оплатить
По статье 186 ТК РФ работнику положены: день сдачи крови с сохранением среднего заработка, дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи (тоже по среднему) и освобождение от работы в день медицинского обследования. Если сотрудник сдал кровь в свой выходной, отпуск или праздничный день, ему предоставляется другой день отдыха — по сути, права на отдых становится два.
Основание для оплаты — справка по форме № 402/у (о сдаче крови) или № 401/у (о медосмотре). Без справки оплачивать дни нельзя: ни средний заработок, ни освобождение от работы не подтверждены. Справку регистрируют в кадровом учете, а копию при необходимости прикладывают к расчетным документам.
Важно различать ситуации: день сдачи крови в рабочий день (оплата по среднему, в табеле «Г»), дополнительный день отдыха (оплата по среднему, табель «ОВ» или «27» — дополнительные выходные с сохранением зарплаты) и сдача крови в выходной (другой день отдыха). Каждая ситуация в ЗУП отражается по-своему, и смешивать их нельзя.
Проверка и настройка видов расчета
Перед первым начислением откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите предопределенные виды расчета: «Оплата дня сдачи крови и ее компонентов» и «Оплата дополнительного дня отдыха донорам». В типовой поставке они уже созданы, но могут быть неактивны, если в настройках функциональности не включен учет отсутствий по среднему заработку.
Проверьте ключевые параметры вида расчета: способ расчета — «По среднему заработку», назначение — «Оплата времени отсутствия», код дохода по НДФЛ — 2000 (оплата труда), обложение страховыми взносами — полностью облагается. Оплата донорских дней не входит в перечень необлагаемых выплат, поэтому НДФЛ и взносы начисляются в общем порядке.
Если вид расчета отсутствует (например, после переноса данных или в доработанной базе), создайте его копированием типового начисления по среднему заработку и укажите вид времени для табеля. Не используйте для донорских дней произвольные «разовые начисления» фиксированной суммой — это ломает расчет среднего и отчетность.
Регистрация отсутствия документом
Основной инструмент — документ «Отсутствие» (раздел «Зарплата» → «Отсутствия» или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»). Создайте документ, выберите сотрудника, период отсутствия и вид расчета «Оплата дня сдачи крови». Программа автоматически рассчитает средний заработок и сумму начисления прямо в документе.
Для дополнительного дня отдыха создайте отдельный документ «Отсутствие» с видом расчета «Оплата дополнительного дня отдыха донорам». Объединять оба дня в один документ не следует: у них разные основания и разные коды в табеле. Если сотрудник сдал кровь в выходной и берет два дня отдыха позже, регистрируются два документа на соответствующие даты.
Альтернативный вариант — документ «Разовое начисление» с видом расчета по среднему. Он подходит, когда день сдачи крови пришелся на период, уже закрытый в табеле, и нужно только доначислить оплату без корректировки отработанного времени. Но в большинстве случаев «Отсутствие» предпочтительнее, так как оно корректно исключает день из нормы рабочего времени.
- 1Получите от сотрудника справку № 402/у или № 401/у и заявление о предоставлении дня отдыха
- 2Проверьте наличие и настройку видов расчета для донорских дней в разделе «Настройка → Начисления»
- 3Создайте документ «Отсутствие» с видом расчета «Оплата дня сдачи крови» на дату сдачи крови
- 4Создайте второй документ «Отсутствие» для дополнительного дня отдыха на согласованную дату
- 5Проверьте расчет среднего заработка в документе (ссылка «Средний заработок» — расшифровка базы)
- 6Проведите документы и убедитесь, что начисления попали в документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
- 7Сформируйте табель (Т-13) и расчетный листок для контроля кодов и сумм
Отражение в табеле и расчет среднего заработка
В табеле учета рабочего времени день сдачи крови отражается буквенным кодом «Г» (цифровой 23) — невыполнение обязанностей по закону с сохранением заработка. Дополнительный день отдыха донора — кодом «ОВ» (цифровой 27). ЗУП проставляет эти коды автоматически на основании проведенных документов «Отсутствие», поэтому ручная правка табеля не требуется и нежелательна.
Средний заработок рассчитывается по общим правилам: берутся начисления за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу события, и фактически отработанные дни. Если сотрудник отработал меньше года, расчетный период — фактическое время работы. Откройте в документе расшифровку среднего заработка и сверьте базу: туда должны входить оклад, премии (по правилам учета премий), надбавки, но не входят больничные, отпускные и прошлые оплаты по среднему.
Типичная ситуация: сумма кажется заниженной, потому что в расчетном периоде были длительные отпуска или больничные. Это не ошибка программы, а следствие методики. Если же в базе отсутствует премия, проверьте, проведен ли документ ее начисления и попадает ли она в расчетный период.
Как проверить результат
Отдельная строка «Оплата дня сдачи крови» с суммой по среднему заработку
Строка отсутствует или сумма равна окладу за день без учета среднего
Код «Г» в день сдачи крови, «ОВ» в дополнительный день отдыха
День отмечен как явка «Я» или неявка «НН» без оплаты
База включает все облагаемые начисления за 12 месяцев
Пустая или неполная база, нулевой среднедневной заработок
Сумма обложена НДФЛ и взносами вместе с зарплатой
Начисление прошло без НДФЛ или с неверным кодом дохода
Налогообложение, взносы и отражение в учете
Оплата донорских дней — это доход сотрудника, облагаемый НДФЛ по коду 2000 и страховыми взносами в общем порядке. ЗУП выполняет эти расчеты автоматически при проведении «Начисления зарплаты и взносов», если вид расчета настроен правильно. Освобождать выплату от налогов нельзя — статья 217 НК РФ такого освобождения не содержит.
В бухгалтерском учете затраты относятся на те же счета, что и основная зарплата сотрудника (20, 25, 26, 44 и др.), по способам отражения, заданным в настройках. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией начисление переносится вместе с остальной зарплатой документом «Отражение зарплаты в бухучете» — отдельных проводок для донорских дней создавать не нужно.
В отчетности выплата попадает в 6-НДФЛ с кодом дохода 2000 и датой получения дохода — днем выплаты, в РСВ — в облагаемую базу, в персонифицированные сведения — в составе выплат. Отдельного кода в отчетах для донорских дней не предусмотрено.
Особые ситуации и ограничения
Если сотрудник сдал кровь в день, когда работал по соглашению с работодателем, оплачивается и день сдачи (по среднему, при этом за работу начисляется зарплата), и дополнительный день отдыха. В ЗУП в этом случае отсутствие не регистрируют на день сдачи — только дополнительный день отдыха.
Совместителям донорские дни оплачиваются по каждому месту работы, где предоставлено освобождение. В ЗУП документы оформляются отдельно по каждому сотруднику (основному и внутреннему совместителю), средний заработок считается по каждому из них независимо.
Ограничение типового функционала: ЗУП не ведет автоматический учет «заработанных» донорских дней и не напоминает об их количестве. Если сотрудник сдает кровь регулярно, ведите учет справок в комментариях к документам, в дополнительных сведениях физического лица или во внешнем реестре. Также программа не контролирует, использован ли день отдыха в течение года после дня сдачи крови, — это зона ответственности кадровика.
Как выбрать способ оформления
Контроль и сверка перед выплатой
Перед выплатой сформируйте расчетный листок сотрудника и убедитесь, что донорские начисления выделены отдельными строками, суммы соответствуют среднему заработку, а НДФЛ удержан. Сверьте табель: никаких «Я» в дни отсутствия быть не должно, иначе норма времени завышена и окладная часть рассчитается неверно.
Для массовой проверки используйте отчеты «Начисления, удержания и выплаты» и «Анализ начислений и удержаний» с отбором по виду расчета. Это позволит увидеть все донорские оплаты за период, выявить документы без справок в основании и случаи, где начисление сделано не по среднему.
Если после проверки обнаружилась ошибка прошлого периода (например, день оплатили по окладу), исправление делайте документом «Сторнирование начислений» или корректировкой отсутствия, а затем доначисляйте разницу. Не правьте закрытые документы задним числом без сторнирования — это нарушит целостность учета и отчетности.
Удобно хранить номер и дату справки № 402/у в комментарии документа «Отсутствие» или в дополнительных сведениях. При проверке или споре с сотрудником это избавляет от поиска бумажного оригинала и позволяет быстро сопоставить каждую оплату с конкретным основанием.
Частые вопросы
Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и страховыми взносами?
Да, в полном объеме. Оплата дня сдачи крови и дополнительного дня отдыха относится к доходам с кодом 2000 и не входит в перечень необлагаемых выплат по статье 217 НК РФ и статье 422 НК РФ. ЗУП начисляет налог и взносы автоматически при корректной настройке вида расчета.
Что делать, если в базе нет вида расчета для донорских дней?
Сначала проверьте функциональность программы: раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» — должны быть включены отсутствия по среднему заработку. Если вид расчета все равно отсутствует, создайте его вручную копированием типового начисления по среднему, указав назначение «Оплата времени отсутствия», код дохода 2000 и соответствующий вид времени для табеля.
Как оформить, если сотрудник сдал кровь в выходной день?
На дату сдачи крови документы в ЗУП не создаются — день и так нерабочий. Сотрудник получает право на другой день отдыха плюс дополнительный день отдыха. Когда он эти дни использует, оформляются документы «Отсутствие» с оплатой по среднему заработку на конкретные даты.
Можно ли оплатить донорский день разовым начислением фиксированной суммой?
Технически можно, но это ошибка. Фиксированная сумма не считается по среднему заработку, не попадает корректно в табель и может исказить последующие расчеты среднего. Используйте документ «Отсутствие» с предопределенным видом расчета — тогда и сумма, и табель, и отчетность будут корректны.
Нужно ли оплачивать день медицинского обследования перед сдачей крови?
Работник освобождается от работы в день обследования, но сохранение среднего заработка за этот день законом прямо не предусмотрено — оплачиваются день сдачи крови и дополнительный день отдыха. В ЗУП день обследования обычно регистрируют как отсутствие без оплаты либо по локальному акту организации, если работодатель принял решение об оплате.
Как исправить ошибку, если донорский день оплатили как обычный рабочий?
Оформите документ «Сторнирование начислений» на неверную сумму за прошлый период, затем создайте документ «Отсутствие» с правильным видом расчета и доначислите разницу по среднему заработку. Удержания и взносы пересчитаются автоматически, уточненная отчетность подается при необходимости.
Что важно запомнить
Донорские дни в 1С:ЗУП оформляются документом «Отсутствие» с типовыми видами расчета по среднему заработку: отдельно день сдачи крови (табель «Г») и отдельно дополнительный день отдыха (табель «ОВ»). Основание — справка № 402/у, выплата облагается НДФЛ и взносами. Контролируйте расчет среднего, табель и расчетный листок перед выплатой.