Как оформляется больничный в 1С

Оформление больничного листа в программах 1С сводится к созданию документа «Больничный лист», загрузке данных электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) из Социального фонда России и автоматическому расчёту пособия. Работодатель оплачивает только первые три дня болезни за счёт собственных средств, остальное финансирует СФР напрямую работнику — программа разделяет эти суммы автоматически.

Порядок действий немного различается в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) механизм полноценный, с обменом с СФР прямо из программы, а в 1С:Бухгалтерии часть операций выполняется вручную. Ниже разобраны оба сценария, проверка расчёта и типичные ошибки, из-за которых пособие начисляется неверно или отклоняется фондом.

Что подготовить перед оформлением больничного

До создания документа убедитесь, что в программе корректно заполнены данные, влияющие на расчёт. В карточке сотрудника должен быть указан страховой стаж — именно от него зависит процент оплаты (60, 80 или 100 процентов среднего заработка). Стаж вводится в карточке физического лица по ссылке «Трудовая деятельность» или «Страховой стаж».

Проверьте, что за расчётный период (два предшествующих календарных года) в базе есть начисления сотруднику. Если сотрудник работает у вас недавно, средний заработок за прошлые периоды вводится справкой от предыдущего работодателя через документ «Справка для расчёта пособий» (в ЗУП) или вручную в форме расчёта среднего заработка.

Для электронного обмена с СФР потребуется действующая подписка 1С-Отчётность и настроенное подключение к фонду. Без обмена номер ЭЛН и данные придётся вводить вручную, а реестр сведений выгружать файлом и загружать в личный кабинет страхователя.

Как создать документ «Больничный лист» в 1С:ЗУП

Перейдите в раздел «Зарплата» и выберите «Больничные листы», затем нажмите «Создать». Альтернативный путь — раздел «Кадры», журнал «Все отсутствия сотрудников». В новом документе укажите организацию (если их несколько), сотрудника и месяц начисления.

Если настроен обмен с СФР, нажмите кнопку «Получить из ФСС» (или «Загрузить из СФР») и введите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника. Программа загрузит период нетрудоспособности, причину, код заболевания, данные о нарушении режима и стационаре. При ручном вводе эти поля заполняются по данным, которые работник сообщает вам — номер электронного больничного он может посмотреть в личном кабинете на портале госуслуг.

На закладке «Оплата» проверьте процент оплаты, применение районного коэффициента и ограничения. На закладке «Начислено (подробно)» видна расшифровка расчёта по дням. После проверки нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
2. 2
   Заполните сотрудника, месяц и номер ЭЛН, загрузите данные из СФР
3. 3
   Проверьте стаж, процент оплаты и период нетрудоспособности
4. 4
   Откройте расчёт среднего заработка и сверьте базу за два года
5. 5
   Проведите документ и проверьте сумму в расчётном листке
6. 6
   Сформируйте реестр сведений и отправьте в СФР

Как оформить больничный в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Больничные листы». Функционал проще, чем в ЗУП: расчёт среднего заработка выполняется по данным, введённым в базе, а при отсутствии истории суммы за прошлые годы вносятся вручную в форме «Расчёт среднего заработка» по кнопке «Изменить».

Загрузка ЭЛН из СФР доступна при подключённой 1С-Отчётности — в документе есть кнопка получения данных по номеру листка. Если обмен не настроен, период болезни, причину нетрудоспособности и стаж заполните вручную. После проведения документ формирует проводки по начислению пособия за счёт работодателя и за счёт фонда.

Учтите ограничение: в базовых версиях 1С:Бухгалтерии расчёт больничных может быть недоступен или сильно урезан. Если в документе нет нужных кнопок, проверьте версию программы и настройку функциональности («Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты»).

ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт, автоматический расчёт стажа, прямой обмен с СФР, реестры и проактивные выплаты. Подходит при штате от нескольких десятков человек.

1С:Бухгалтерия

Достаточно для небольшой фирмы: расчёт пособия, проводки, выгрузка реестра. Часть данных вводится вручную, кадровые нюансы (совместительство, несколько мест работы) отрабатываются слабее.

Как проверить расчёт пособия

Откройте в документе форму расчёта среднего заработка (кнопка с изображением калькулятора или ссылка «Расчёт среднего заработка»). Сверьте три вещи: состав базы за два предшествующих года, количество календарных дней периода и получившийся среднедневной заработок. Программа сравнивает его с минимальным значением, рассчитанным из МРОТ, и применяет большее.

Далее проверьте процент оплаты: при стаже до 5 лет — 60 процентов, от 5 до 8 лет — 80, свыше 8 лет — 100. Для больничных по уходу за ребёнком при амбулаторном лечении после определённого числа дней процент снижается — программа учитывает это автоматически, если верно указана причина нетрудоспособности.

Итоговую сумму смотрите на закладке «Начислено (подробно)»: там раздельно показаны три дня за счёт работодателя и остальные дни за счёт СФР. НДФЛ удерживается со всей суммы пособия. После проведения сумма появится в расчётном листке сотрудника отдельной строкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с суммой начислений за два года, делённой на 730

Тревожный признак

Заработок пустой или равен МРОТ при наличии начислений в базе

Процент оплаты

Норма

Соответствует страховому стажу сотрудника

Тревожный признак

Стоит 60% при стаже более 8 лет — стаж не заполнен

Разделение сумм

Норма

Три дня за счёт работодателя, остальное за счёт СФР

Тревожный признак

Вся сумма повисла на работодателе — проверьте причину нетрудоспособности

Отправка сведений в СФР

После закрытия больничного работодатель обязан передать в фонд сведения о застрахованном лице и данные для назначения пособия. В ЗУП это делается через документ «Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий» (раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или журнал обмена с СФР). Реестр можно сформировать прямо из больничного листа по кнопке создания связанного документа.

Перед отправкой проверьте СНИЛС, ИНН сотрудника, банковские реквизиты для выплаты и номер ЭЛН. Ошибка в реквизитах — самая частая причина возврата реестра со статусом «ошибка». Ответ фонда при обмене через 1С-Отчётность приходит автоматически, статус виден в журнале обмена.

Срок передачи сведений ограничен — ориентируйтесь на несколько рабочих дней с момента получения данных о закрытии ЭЛН. Просрочка грозит штрафом и задержкой выплаты работнику, поэтому больничные разумно обрабатывать сразу после закрытия, не дожидаясь расчёта зарплаты за месяц.

Особые ситуации: продолжение, совместительство, нарушение режима

Продолжение больничного

Если работнику выдан новый ЭЛН как продолжение предыдущего, в программе создаётся второй документ «Больничный лист» с включённым признаком «Является продолжением». Тогда первые три дня за счёт работодателя не оплачиваются повторно — весь период продолжения финансирует фонд.

Совместительство

Для внешнего совместителя больничный оформляется в вашей базе отдельным документом. В нём указывается, что пособие назначается по данному месту работы, а средний заработок считается только по начислениям у вас. Если у сотрудника несколько ЭЛН для разных работодателей, загружайте именно тот номер, который предназначен вашей организации.

Нарушение режима и стационар

Отметка о нарушении режима загружается из ЭЛН автоматически. С даты нарушения пособие ограничивается размером, не превышающим МРОТ в пересчёте на полный месяц. Не удаляйте отметку вручную — это основание для претензий со стороны фонда.

Частые вопросы

Можно ли оформить больничный, если ЭЛН ещё не закрыт?

Технически документ создать можно, но корректный расчёт и отправка сведений возможны только после того, как листок получил статус «закрыт» в системе СФР. До этого момента период нетрудоспособности может измениться, и реестр будет отклонён.

Что делать, если сотрудник принёс бумажный больничный?

Бумажные листки выдаются в исключительных случаях (например, отдельным категориям работников). В 1С такой больничный оформляется тем же документом, но данные вводятся полностью вручную, а сведения в СФР передаются в обычном порядке через реестр.

Как оплачивается больничный по уходу за ребёнком?

Весь период оплачивает СФР с первого дня, доля работодателя отсутствует. В документе выбирается причина нетрудоспособности «уход за больным ребёнком», указывается возраст и родственник. Процент оплаты зависит от стажа и типа лечения — программа применяет ограничения по дням автоматически.

Почему программа рассчитала пособие из МРОТ, хотя сотрудник давно работает?

Чаще всего не заполнен страховой стаж или стаж меньше шести месяцев — тогда по закону пособие ограничивается МРОТ. Также проверьте, что за расчётные годы в базе есть начисления или введена справка о заработке с предыдущих мест работы.

Нужно ли отражать больничный в табеле?

Да. После проведения документа дни болезни автоматически отмечаются в табеле кодом «Б». Если больничный оформлен задним числом, сформируйте табель заново, чтобы отсутствия перекрыли ранее проставленные неявки.

Как исправить ошибочно проведённый больничный?

Если зарплата ещё не выплачена, документ можно отредактировать и перепровести. Если выплата прошла, в ЗУП создаётся документ-исправление (кнопка «Исправить» в исходном документе), который сторнирует неверные суммы и начислит правильные, а в СФР отправляется корректирующий реестр.