Другое · 9 мин
Как оформить займ работнику в 1С
Как оформить займ сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: договор займа, выдача, начисление процентов, удержания из зарплаты и НДФЛ с материальной выгоды.
Выдача займа сотруднику в программах 1С оформляется комплектом документов: договор займа, документ выдачи денежных средств, ежемесячное начисление процентов и удержание из заработной платы. В зависимости от конфигурации (1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия) набор документов и степень автоматизации отличаются, но логика учёта одинакова.
Займы работникам учитываются на счёте 73.01 «Расчеты по предоставленным займам». Если заём выдан под проценты ниже установленного порога или беспроцентный, у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах, с которой нужно удержать НДФЛ. Это самая частая точка ошибок при оформлении.
Ниже разобран полный цикл: от заключения договора до полного погашения займа, с указанием конкретных документов и проводок в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3.
Подготовка: что проверить до оформления займа
До отражения займа в программе убедитесь, что оформлен письменный договор займа между организацией и сотрудником. В договоре фиксируются сумма, срок, процентная ставка (или указание на беспроцентность), порядок возврата — единовременно или ежемесячными платежами, и способ удержания из зарплаты.
Проверьте, что в учётной политике и настройках зарплаты включена возможность выдачи займов. В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» и убедитесь, что установлен флажок «Выдаются займы сотрудникам». Без этого флажка документы по займам будут недоступны.
Также заранее определите, как сотрудник будет возвращать деньги: удержанием из зарплаты, внесением в кассу или перечислением на расчётный счёт. От этого зависит, какие документы погашения вы будете использовать.
Оформление договора займа в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам» → «Договоры займов сотрудникам» и создайте новый документ. Укажите сотрудника, сумму займа, дату выдачи, срок погашения и процентную ставку. Если заём беспроцентный, установите ставку 0%.
Выберите порядок предоставления: единовременно или траншами — и порядок погашения: ежемесячно (дифференцированными или аннуитетными платежами, либо только проценты с возвратом тела в конце) или единовременно в конце срока. Программа на этой основе построит график платежей, который можно посмотреть по ссылке «График погашения».
После проведения документа заём считается выданным в учёте. Дальнейшие операции — начисление процентов, расчёт материальной выгоды и удержания — программа выполнит автоматически при расчёте зарплаты.
- 1Включите флажок «Выдаются займы сотрудникам» в настройках расчёта зарплаты
- 2Создайте документ «Договор займа сотруднику» и заполните сумму, ставку и срок
- 3Проверьте график погашения по соответствующей ссылке в документе
- 4Проведите документ и убедитесь, что задолженность появилась на счёте 73.01
- 5При расчёте зарплаты проверьте автоматическое удержание платежа и НДФЛ с матвыгоды
Выдача займа и проводки в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 выдача займа оформляется документом «Выдача займа сотруднику» (раздел «Зарплата и кадры» → «Займы сотрудникам») либо через операцию списания с расчётного счёта или кассы с видом операции «Выдача займа сотруднику». Формируется проводка Дт 73.01 — Кт 50 (51).
Если в базе ведётся и зарплатный учёт, удобнее использовать специализированный документ: он свяжет заём с сотрудником и позволит отслеживать задолженность по каждому работнику в разрезе договоров через субконто на счёте 73.01.
Обратите внимание: в типовой 1С:Бухгалтерии автоматический расчёт процентов и материальной выгоды ограничен. Начисление процентов обычно оформляется вручную операцией (Дт 73.01 — Кт 91.01) ежемесячно, а удержание из зарплаты — документом «Начисление зарплаты» с ручным удержанием или отдельной операцией Дт 70 — Кт 73.01.
Сравнение конфигураций
Полная автоматизация: график платежей, проценты, матвыгода и НДФЛ считаются сами. Подходит при регулярной выдаче займов.
Выдача отражается просто, но проценты, матвыгоду и удержания приходится вводить вручную. Подходит для разовых займов.
Займ оформляется в ЗУП, проводки выгружаются в Бухгалтерию. Требует настроенного обмена и контроля переноса счёта 73.01.
Начисление процентов и расчёт материальной выгоды
Проценты по займу начисляются ежемесячно, начиная со следующего дня после выдачи и по день возврата включительно. В 1С:ЗУП это происходит автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» — на вкладке «Займы» появляются суммы платежей по графику.
Если ставка по займу ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ (или заём беспроцентный), у сотрудника возникает материальная выгода. Она рассчитывается на последний день каждого месяца пользования займом, и с неё удерживается НДФЛ по ставке 35% для налоговых резидентов. В ЗУП этот расчёт выполняется автоматически; в Бухгалтерии — требует ручных операций: начисление НДФЛ Дт 70 — Кт 68.01.
Исключение: если заём целевой на приобретение жилья и сотрудник имеет право на имущественный вычет (подтверждён уведомлением из ИФНС), материальная выгода по такому займу НДФЛ не облагается. Отразите это в настройках договора займа.
Удержание платежей и погашение займа
При ежемесячном погашении удержание из зарплаты в ЗУП выполняется автоматически по графику: часть основного долга и проценты уменьшают сумму к выплате. В отчётах по зарплате и расчётном листке сотрудника эти суммы видны отдельной строкой.
Если сотрудник гасит заём через кассу или банк, оформите документ «Погашение займа сотрудником» (в ЗУП) или приходный кассовый ордер / поступление на расчётный счёт с видом операции «Возврат займа сотрудником» (в Бухгалтерии) — проводка Дт 50 (51) — Кт 73.01.
Досрочное погашение в ЗУП также отражается документом «Погашение займа сотрудником» с указанием суммы; программа пересчитает остаток долга и дальнейший график. После полного погашения проверьте, что сальдо по счёту 73.01 в разрезе сотрудника равно нулю.
Проверка результата и отчётность
Итоговый контроль выполняется по оборотно-сальдовой ведомости по счёту 73.01 с детализацией по сотрудникам. Остаток должен совпадать с непогашенной суммой основного долга и начисленных, но не уплаченных процентов.
Дополнительно сверьте НДФЛ с материальной выгоды: в ЗУП используйте отчёты по НДФЛ с анализом по кодам доходов (матвыгода отражается отдельным кодом дохода). Суммы налога должны удерживаться из ближайшей денежной выплаты сотруднику.
Как проверить результат
Остаток равен непогашенному телу займа и начисленным процентам
Сальдо не сходится с графиком или «висит» после полного погашения
Удержание по займу и НДФЛ с матвыгоды видны отдельными строками
Удержания отсутствуют, хотя месяц расчёта закрыт
Материальная выгода отражена с верным кодом дохода и ставкой
Матвыгода отсутствует при беспроцентном займе
Типичные ошибки и ограничения
Наиболее частая ошибка — забыть включить флажок «Выдаются займы сотрудникам» в настройках ЗУП и искать документы в меню, которых нет. Вторая типичная проблема — ручное удержание в Бухгалтерии без увязки с субконто сотрудника, из-за чего задолженность «дробится» и не закрывается корректно.
Ещё одна ошибка — неверная дата начала начисления процентов: проценты считаются со дня, следующего за днём выдачи. Если в договоре указана дата выдачи раньше фактического перечисления денег, проценты будут завышены.
Что важно запомнить
Займ сотруднику оформляется договором займа и отражается на счёте 73.01. В 1С:ЗУП проценты, материальная выгода, НДФЛ и удержания автоматизированы; в 1С:Бухгалтерии значительная часть операций вводится вручную. Контролируйте сальдо по 73.01 и корректность НДФЛ с матвыгоды ежемесячно.
Частые вопросы
Можно ли выдать беспроцентный займ сотруднику в 1С?
Да. В договоре займа укажите ставку 0%. При этом программа будет ежемесячно рассчитывать материальную выгоду от экономии на процентах и удерживать с неё НДФЛ по ставке 35% для резидентов, если заём не относится к целевым жилищным с подтверждённым вычетом.
Как отразить досрочное погашение займа?
В 1С:ЗУП создайте документ «Погашение займа сотрудником» и укажите сумму досрочного платежа — график пересчитается автоматически. В Бухгалтерии оформите поступление денег с видом операции «Возврат займа сотрудником» и проверьте остаток по 73.01.
Что делать, если сотрудник уволился, не вернув заём?
При увольнении задолженность можно удержать из окончательного расчёта в пределах допустимых ограничений, а остаток — по соглашению с работником. Если возврат невозможен, долг списывается в установленном порядке с отражением во внереализационных расходах и начислением НДФЛ с прощенной суммы.
Нужно ли начислять страховые взносы на сумму займа?
Нет. Выдача и возврат займа, а также проценты по нему не являются объектом обложения страховыми взносами, поскольку это возвратные отношения по гражданско-правовому договору займа, а не оплата труда.
Почему в расчёте зарплаты не появляется удержание по займу?
Проверьте три вещи: включён ли флажок «Выдаются займы сотрудникам» в настройках, проведён ли договор займа с датой выдачи не позже расчётного месяца и не погашен ли заём полностью. Также убедитесь, что у сотрудника достаточно начислений для удержания.
Как оформить займ, если зарплата ведётся в ЗУП, а бухучёт — в Бухгалтерии?
Договор и все расчёты ведите в ЗУП, затем при синхронизации данных проводки по счёту 73.01 переносятся в Бухгалтерию. После обмена сверьте обороты по 73.01 в обеих программах, чтобы исключить расхождения.