Как оформить выплату зарплаты умершего сотрудника родственникам в 1С

Смерть сотрудника — ситуация, при которой бухгалтеру или расчётчику зарплаты нужно не только корректно завершить кадровый и расчётный контур в 1С, но и выдать причитающиеся суммы членам семьи умершего. По статье 141 ТК РФ неполученная ко дню смерти зарплата, а также пособие по временной нетрудоспособности выплачиваются членам семьи умершего или лицам, находившимся на его иждивении. Оформление в программе имеет ряд особенностей: увольнение регистрируется специальным основанием, часть сумм не облагается НДФЛ, а ведомость оформляется на конкретного получателя.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1). В «1С:Бухгалтерии» действия аналогичны по смыслу, но набор документов уже. Перед началом работы проверьте, что у вас есть свидетельство о смерти (или его нотариальная копия), заявление родственника и документ, подтверждающий родство или иждивение.

Какие документы собрать до начала работы в программе

Основание для всех операций — свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС, либо решение суда о признании гражданина умершим. Без этого документа регистрировать увольнение и выплату нельзя: программа формально позволит провести документы, но с точки зрения закона выплата будет безосновательной.

От родственника, претендующего на получение денег, возьмите письменное заявление в свободной форме с указанием степени родства, реквизитов для перечисления (или согласием на выдачу наличными) и подписью. К заявлению прикладываются копия паспорта получателя и документ, подтверждающий родство: свидетельство о браке, о рождении, либо справка о совместном проживании или решение суда о нахождении на иждивении.

Если обращаются несколько членов семьи, сумма может быть разделена между ними по их соглашению. При отсутствии соглашения и наличии спора безопаснее не выплачивать деньги до разрешения конфликта — выплата «не тому» лицу создаёт риск повторного требования со стороны другого родственника.

Как зарегистрировать увольнение умершего сотрудника

В разделе «Кадры» создайте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком», если сотрудников несколько). Дата увольнения — дата смерти, указанная в свидетельстве. Основание увольнения выберите «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» — прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью работника.

При проведении документа программа автоматически рассчитает остаток отпуска и предложит компенсацию за неиспользованные дни. Проверьте периоды, за которые отпуск уже использован: если расчётчик ранее вёл отпуска корректно, остаток подтянется верно. Если в базе есть незакрытые больничные, командировки или авансы — разберитесь с ними до увольнения.

Как начислить окончательный расчёт и что не облагается НДФЛ

После проведения увольнения создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц смерти либо воспользуйтесь автоматическим расчётом в самом документе увольнения (в ЗУП 3.1 на вкладке «Начисления и удержания»). В расчёт войдут: зарплата за отработанные дни месяца, компенсация за неиспользованный отпуск, причитающиеся премии и доплаты по локальным актам.

Ключевая особенность — налогообложение. Суммы, начисленные умершему работнику и выплачиваемые членам семьи в порядке статьи 141 ТК РФ, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами, поскольку трудовые отношения прекратились до выплаты. В типовой ЗУП 3.1 при увольнении по смерти программа сама применяет необлагаемые коды дохода, но это нужно обязательно проверить глазами: откройте детализацию НДФЛ в документе и убедитесь, что налог равен нулю.

Исключение — пособие по временной нетрудоспособности, начисленное за период болезни до смерти: оно облагается НДФЛ в обычном порядке, так как доход возник у самого работника при жизни. Если больничный был начислен, но не выплачен, удержите налог именно с этой части.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ в документе увольнения

Норма

Налог по зарплате и компенсации отпуска равен нулю

Тревожный признак

Программа удержала 13% — проверьте основание увольнения и коды доходов

Страховые взносы за месяц смерти

Норма

Взносы с сумм окончательного расчёта не начислены

Тревожный признак

Взносы рассчитаны — сотрудник не уволен корректным основанием

Остаток задолженности по зарплате

Норма

После ведомости долг перед сотрудником закрыт полностью

Тревожный признак

Остаётся сальдо — не всё начислено или не всё выплачено

Как оформить ведомость на выплату родственнику

Выплата оформляется обычной ведомостью — «Ведомость в банк», «Ведомость через кассу» или «Ведомость на счета» в зависимости от способа выдачи. В документе подберите умершего сотрудника: программа покажет сумму задолженности к выплате. Способ выплаты у сотрудника в карточке может быть настроен на зарплатный проект — перед проведением убедитесь, что деньги не уйдут на заблокированную карту умершего.

Если выплата идёт на счёт родственника, корректнее оформить перечисление по реквизитам из его заявления. В типовой ЗУП ведомость формируется на сотрудника, поэтому реквизиты получателя фиксируют в комментарии к ведомости и в платёжном поручении, а в бухгалтерском учёте расчёт проводится через счёт 76 как расчёт с наследником либо напрямую через 70-й счёт — в зависимости от принятой в организации методики. Согласуйте выбранный способ с главным бухгалтером до проведения, чтобы не переделывать проводки.

При выдаче наличными через кассу родственник расписывается в расходном кассовом ордере с указанием паспортных данных. К РКО прикладываются копии заявления, свидетельства о смерти и документа о родстве — этот пакет хранится вместе с кассовыми документами.

1. 1
   Получите свидетельство о смерти и заявление родственника с документами о родстве
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» с датой смерти и основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматический расчёт: зарплата, компенсация отпуска, отсутствие НДФЛ и взносов
4. 4
   Начислите пособие по нетрудоспособности, если был незакрытый больничный, с удержанием НДФЛ
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату и укажите реквизиты родственника из заявления
6. 6
   Проведите выплату, выдайте родственнику трудовую книжку и справки, закройте задолженность

Отчётность и выдача документов родственникам

В отчёте 6-НДФЛ суммы, выплаченные родственникам в порядке ст. 141 ТК РФ, не отражаются, так как не являются объектом налогообложения. Исключение — облагаемое пособие по нетрудоспособности: оно попадает в расчёт в обычном порядке. В персонифицированной отчётности умерший сотрудник отражается до даты смерти; взносы за месяц смерти начисляются только на выплаты, начисленные до даты смерти в рамках действовавших тогда начислений.

По заявлению родственника выдайте ему трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р), справку о заработке для пособий и справку о доходах. Выдачу трудовой книжки зафиксируйте в книге учёта движения трудовых книжек под подпись получателя; если родственник просит выслать документы почтой, отправляйте заказным письмом с описью вложения.

Особые сценарии: наследники, споры и пропущенные сроки

Если в течение четырёх месяцев со дня смерти никто из членов семьи за выплатой не обратился, неполученная зарплата включается в состав наследства и выплачивается уже наследникам на основании свидетельства о праве на наследство, выданного нотариусом. В программе при этом оформляется та же ведомость, но пакет документов иной — заявление наследника и нотариальное свидетельство.

Если задолженность по зарплате была выплачена сотруднику при жизни частично, а остаток выявлен позже (например, при перерасчёте премии), сумма доначисляется документом «Разовое начисление» или корректировкой после увольнения — ЗУП 3.1 позволяет начислять суммы уволенным. Такие доначисления также не облагаются НДФЛ при выплате членам семьи.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Родственник обратился в течение четырёх месяцев со дня смертиВыплатите по заявлению и документам о родстве через ведомость

Обратился наследник после четырёх месяцевТребуйте свидетельство о праве на наследство и выплачивайте как часть наследства

Несколько претендентов и спор о распределенииНе выплачивайте до письменного соглашения сторон или решения суда

Обращается лицо, находившееся на иждивении, но не родственникЗапросите решение суда или документы, подтверждающие иждивение

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с зарплаты, выплачиваемой родственникам умершего?

Нет. Доходы, выплачиваемые членам семьи умершего работника в порядке статьи 141 ТК РФ, освобождаются от НДФЛ на основании пункта 18 статьи 217 НК РФ. Исключение — пособие по временной нетрудоспособности, начисленное за период болезни при жизни работника: с него налог удерживается.

Кто имеет право получить зарплату умершего сотрудника?

Члены семьи умершего, проживавшие совместно с ним, а также его нетрудоспособные иждивенцы независимо от совместного проживания. Право подтверждается документами: свидетельством о браке, о рождении, справкой о совместном проживании или решением суда об установлении факта иждивения.

Что делать, если деньги уже ушли на карту умершего?

Банк обычно блокирует счёт после получения информации о смерти владельца. Обратитесь в банк с заявлением о возврате ошибочно перечисленной суммы — средства возвращаются организации, после чего выплата оформляется родственнику корректным способом. До разблокировки счёта родственники получить эти деньги напрямую не смогут.

Как отразить выплату в 1С:Бухгалтерии, если зарплата считается там?

Создайте документ увольнения с основанием по статье 83 ТК РФ, начислите окончательный расчёт документом начисления зарплаты, проверьте отсутствие НДФЛ и взносов, затем оформите ведомость в кассу или в банк и на её основании — расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта.

Нужно ли сдавать уведомление об увольнении в военкомат или другие органы?

Если умерший сотрудник был военнообязанным, работодатель обязан сообщить о смерти в военный комиссариат в установленный срок, приложив копию свидетельства о смерти. В ЗУП 3.1 для таких уведомлений используются печатные формы из карточки сотрудника и раздела кадровой отчётности.

Что делать, если никто не обратился за зарплатой?

Депонируйте невыплаченную сумму: в учёте задолженность переводится на депоненты. Если в течение четырёх месяцев обращения нет, сумма включается в состав наследства и выплачивается наследникам по свидетельству от нотариуса. Самостоятельно списывать долг организация не вправе до истечения срока исковой давности.