Как оформить выплату пособия на погребение родственнику умершего работника в 1С

Когда работник организации умирает, работодатель обязан корректно завершить с ним все расчёты и, при обращении родственников, выплатить пособие на погребение. Основание — заявление члена семьи или иного лица, взявшего на себя организацию похорон, с приложением справки о смерти по форме, выдаваемой органом ЗАГС. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта операция оформляется отдельным начислением, которое не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Пособие на погребение за счёт работодателя выплачивается в том случае, если умерший являлся застрахованным лицом и на момент смерти состоял в трудовых отношениях с организацией. Размер пособия устанавливается законодательно и ежегодно индексируется; актуальную сумму нужно сверять с действующими нормативами на дату смерти. Если погребение осуществлялось за счёт средств Социального фонда России по месту жительства умершего неработающего, работодатель пособие не выплачивает.

Ниже разобран полный цикл оформления в 1С:ЗУП: от прекращения трудового договора до отражения выплаты в отчётности, а также типичные ошибки и контрольные точки для самопроверки.

Правовые основания и условия выплаты

Право на пособие на погребение возникает у супруга, близких родственников, иных родственников, законного представителя или любого иного лица, фактически организовавшего похороны. Обратиться за пособием нужно не позднее шести месяцев со дня смерти — пропуск этого срока является законным основанием для отказа в выплате.

Для выплаты заявитель предоставляет заявление в произвольной форме и справку о смерти, выданную органом ЗАГС (форма, предусмотренная для получения пособия на погребение). Свидетельство о смерти для этих целей не подходит — требуется именно справка. Копии документов подшиваются в личное дело работника, оригинал справки остаётся у работодателя как основание выплаты.

Если организация оплачивала ритуальные услуги напрямую исполнителю, а не выдавала деньги родственнику, это оформляется иначе — как расчёты с контрагентом в бухгалтерском учёте, а не как начисление в ЗУП. Способ компенсации влияет на выбор инструмента в программе, поэтому порядок расчёта стоит зафиксировать до начала оформления.

Прекращение трудового договора в связи со смертью

Первый шаг в программе — регистрация прекращения трудового договора. В 1С:ЗУП создаётся документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Увольнения»), где в качестве основания выбирается пункт о прекращении трудового договора вследствие смерти работника. Дата увольнения — дата смерти, указанная в свидетельстве или справке о смерти.

При проведении документа программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и начислит зарплату за отработанные дни месяца. Эти суммы подлежат выплате членам семьи умершего в порядке, установленном трудовым законодательством, — обычно в течение недели после подачи соответствующих документов. Начисленные суммы заработной платы и компенсации облагаются по общим правилам для выплат умершим работникам: страховые взносы на них не начисляются, НДФЛ при выплате родственникам не удерживается.

Проверьте, что у работника нет незакрытых отсутствий, авансовых отчётов и займов. Непогашенные подотчётные суммы и долги по займам не могут быть автоматически удержаны из выплат родственникам — вопрос решается отдельно, в том числе через наследственное правоотношение, и в ЗУП такие удержания оформлять не следует.

Настройка вида начисления для пособия

Для выплаты пособия на погребение в 1С:ЗУП используется отдельный вид начисления. Если в типовой поставке он отсутствует или не подходит, создайте новый элемент в разделе «Настройка» — «Начисления». Рекомендуемые параметры: назначение — «Прочие начисления и выплаты», начисление выполняется «По отдельному документу».

Ключевые настройки налогообложения: на вкладке «Налоги, взносы, учет» укажите, что начисление не облагается НДФЛ и не облагается страховыми взносами (вид дохода, не являющийся объектом обложения). Для отражения в бухгалтерском учёте настройте способ отражения — обычно это счёт учёта расчётов с персоналом по прочим операциям, уточните корреспонденцию у бухгалтера, чтобы синхронизация с 1С:Бухгалтерией прошла без ручных правок.

Если выплата производится не работнику (который уволен), а постороннему для программы физическому лицу, есть два подхода. Первый — начислить пособие на самого умершего сотрудника, а получателя указать уже на этапе ведомости. Второй — использовать документ «Прочие доходы» или механизм выплат бывшим сотрудникам, если он включён в настройках программы. Выбор зависит от релиза конфигурации и принятой в организации методики.

Сравнение вариантов

Начисление на умершего сотрудника

Подходит для большинства случаев: документ начисления оформляется на сотрудника после увольнения, получатель подставляется в ведомости. Ограничение — требуется аккуратно указать получателя, чтобы деньги не ушли на карту умершего.

Выплата бывшим сотрудникам

Используется, если в настройках включён учёт выплат бывшим работникам: начисление оформляется отдельным документом после увольнения. Ограничение — функциональность нужно предварительно включить и проверить настройки налогов.

Выплата напрямую через 1С:Бухгалтерию

Подходит, когда организация оплачивает услуги ритуального агента как контрагенту. В ЗУП начисление не создаётся, льготы по НДФЛ и взносам применяются в бухгалтерском учёте.

Оформление начисления и ведомости на выплату

Создайте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» — «Разовые начисления») или иной документ, предусмотренный настройкой вида расчёта. Укажите сотрудника (умершего), вид начисления «Пособие на погребение» и сумму в пределах установленного размера. Дата начисления — дата обращения заявителя или дата приказа руководителя о выплате.

Рекомендуется издать внутренний приказ (распоряжение) руководителя о выплате пособия на основании заявления и справки о смерти — этот документ не формируется в ЗУП автоматически, но его наличие требуется для обоснования расхода при проверках. Реквизиты приказа укажите в комментарии к документу начисления.

Далее сформируйте ведомость: «Ведомость в кассу» для выплаты наличными или «Ведомость на счета» для перечисления на банковскую карту родственника. В ведомости в поле получателя денежных средств замените умершего сотрудника на фактического получателя — в ЗУП для этого предусмотрен механизм выплаты через ответственное лицо или указание получателя. Если выплата идёт на карту, заранее внесите банковские реквизиты родственника: они берутся из его заявления.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — выплата пособия на банковскую карту умершего сотрудника. После смерти владельца операции по карте блокируются банком, а зачисленные средства попадают в наследственную массу, и вернуть их для правильной выплаты бывает сложно. Всегда меняйте получателя в ведомости до её проведения и оплаты.

Вторая группа ошибок связана с налогообложением: бухгалтер использует стандартный вид начисления «Материальная помощь» вместо специального вида для пособия, и программа удерживает НДФЛ или начисляет взносы. Перед выплатой откройте настройки вида расчёта и сверьте вкладку «Налоги, взносы, учет» с требованиями: объект обложения отсутствует.

Третья типичная ситуация — пропуск шестимесячного срока обращения. Если родственник обратился позже, работодатель вправе отказать, и принудительно начислять пособие в программе не нужно. Однако другие причитавшиеся умершему суммы (зарплата, компенсация отпуска) выплачиваются членам семьи независимо от этого срока — они подчиняются иным правилам, и их нельзя отказать в выплате по тем же основаниям.

Особые сценарии

Организация оплатила похороны напрямую

Если работодатель перечислил деньги ритуальному агентству по счёту, в 1С:ЗУП начисление не создаётся. Операция отражается в 1С:Бухгалтерии как расчёты с поставщиком, а основанием служат договор, счёт и акт. Родственнику при этом дополнительно пособие не выплачивается, если расходы уже компенсированы в пределах установленного размера.

Обратились несколько родственников

Пособие выплачивается одному лицу — тому, кто представил справку о смерти и фактически организовал погребение. Если за пособием обращаются несколько человек, примите документы у того, кто первым представил полный комплект, либо запросите соглашение между родственниками. Двойная выплата по двум заявлениям недопустима — взыскать излишне выплаченное пособие крайне сложно.

Умерший работал по совместительству

Пособие на погребение выплачивается по одному месту работы — как правило, по основному. Если умерший был внешним совместителем, уточните у заявителя, не получено ли пособие у основного работодателя. В программе начисление совместителю оформляется по тем же правилам, но факт двойной выплаты нужно исключить документально.

Заведите в организации короткий внутренний регламент на случай смерти работника: кто запрашивает документы у родственников, кто оформляет увольнение, кто проверяет ведомость. На практике большинство ошибок происходит не в программе, а из-за того, что кадровик и расчётчик действуют без согласованного порядка.

Частые вопросы

Можно ли выплатить пособие, если родственник обратился через семь месяцев после смерти?

Закон устанавливает шестимесячный срок обращения за пособием на погребение. При его пропуске работодатель вправе отказать в выплате. Однако зарплата и компенсация отпуска, причитавшиеся умершему, выплачиваются членам семьи независимо от этого срока — они относятся к иной категории выплат.

Нужно ли удерживать НДФЛ с пособия на погребение в 1С:ЗУП?

Нет, пособие в пределах установленного законом размера не облагается НДФЛ. Чтобы программа не удержала налог, используйте вид начисления с настройкой «не облагается НДФЛ» и проверьте налоговую карточку после проведения документа.

Кто должен быть получателем в ведомости, если начисление оформлено на умершего сотрудника?

Получателем указывается лицо, подавшее заявление: родственник или организатор похорон. В ведомости получатель подменяется вручную или через механизм выплаты через ответственное лицо — деньги ни в коем случае не перечисляются на карту умершего.

Что делать, если похороны оплатила сама организация, а не родственники?

Тогда начисление в ЗУП не создаётся: расчёты с ритуальным агентом отражаются в 1С:Бухгалтерии как оплата контрагенту по договору и счёту. Пособие родственникам дополнительно не выплачивается, если расходы уже покрыты работодателем.

Как отразить пособие, если организация доплачивает сумму сверх установленного размера?

Установленное пособие и дополнительная помощь оформляются разными видами начислений: первое — без НДФЛ и взносов, вторая — как материальная помощь с применением соответствующих необлагаемых лимитов. Смешивать их в одном виде расчёта нельзя, иначе отчётность будет искажена.

Нужен ли приказ руководителя для выплаты пособия?

Формально основанием выплаты служат заявление и справка о смерти, но внутренний приказ или распоряжение настоятельно рекомендуется: он обосновывает расход при проверках и фиксирует получателя, сумму и способ выплаты. Реквизиты приказа укажите в комментарии к документу начисления в программе.