Другое · 11 мин
Как оформить военные сборы сотрудника в 1С
Как отразить военные сборы сотрудника в 1С:ЗУП: приказ, отсутствие, средний заработок, компенсация из военкомата, проводки и отчёты. Пошаговая инструкция для кадровика.
Когда сотрудника призывают на военные сборы, работодатель обязан освободить его от работы на весь период сборов, сохранить за ним средний заработок по месту работы и впоследствии получить компенсацию этих расходов из бюджета через военный комиссариат. Это предусмотрено статьёй 170 ТК РФ и законом о воинской обязанности. Для бухгалтера и кадровика в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это означает цепочку действий: зафиксировать отсутствие, начислить оплату по среднему, отразить выплату и подготовить документы для возмещения.
Ошибки в оформлении приводят к двум типичным последствиям: сотруднику неправильно рассчитают средний заработок (и начнутся споры и доначисления), а организация не сможет корректно возместить расходы, потому что в учёте отсутствие проведено не тем видом отсутствия или не тем начислением. Ниже разобран полный порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 — от получения повестки до проверки отчётов.
Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 с включённым учётом военных сборов. Если у вас доработанная конфигурация или учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии, логика сохраняется, но названия документов могут отличаться.
Проверьте основание и настройки программы
Основание для оформления — повестка из военного комиссариата, в которой указаны даты начала и окончания сборов. Попросите сотрудника предоставить повестку до начала отсутствия или сразу после выхода, если сборы начались внезапно. На основании повестки издаётся приказ об освобождении сотрудника от работы на период прохождения сборов.
Перед началом работы проверьте, что в программе включён нужный функционал. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Расчёт зарплаты» (в ряде релизов путь: «Настройка» → «Состав начислений и удержаний») и убедитесь, что доступен вид отсутствия «Военные сборы» и соответствующее начисление. В типовой поставке начисление называется «Оплата времени нахождения на военных сборах» и рассчитывается по среднему заработку.
Дополнительно проверьте настройку налогообложения начисления. Оплата за время военных сборов не облагается НДФЛ и страховыми взносами (в пределах установленных норм), и в типовом начислении это уже учтено. Если начисление создавалось вручную или копировалось с другого вида расчёта, обязательно сверьте поля «НДФЛ» и «Страховые взносы» в карточке начисления.
Создайте отсутствие сотрудника
Отсутствие на время сборов регистрируется документом «Отсутствие» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Отсутствия»). Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите вид отсутствия «Военные сборы». Заполните даты начала и окончания строго по повестке.
После выбора вида отсутствия программа автоматически подставит начисление оплаты по среднему заработку. Проверьте, что флажок оплаты установлен, и перейдите на вкладку с расчётом среднего, чтобы увидеть базу и период расчёта. Если сотрудник работает в организации недавно и базы для среднего недостаточно, программа рассчитает средний из фактически отработанного времени — это нормально, но стоит перепроверить вручную.
- 1Получите повестку и издайте приказ об освобождении от работы
- 2Создайте документ «Отсутствие» с видом «Военные сборы»
- 3Укажите период по повестке и проверьте автоматическое начисление по среднему
- 4Проведите документ и проверьте расчёт среднего заработка
- 5Включите начисление в ведомость на выплату вместе с зарплатой
Если в вашей организации принято оформлять приказ в бумажном виде, распечатайте его из 1С или подготовьте по своему шаблону со ссылкой на повестку. В самой программе документ «Отсутствие» играет роль учётного документа и основания для расчёта.
Проверьте расчёт среднего заработка
Средний заработок для оплаты сборов считается по общим правилам: из выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала сборов, делением на фактически отработанные дни. Откройте в документе «Отсутствие» форму расчёта среднего (кнопка с суммой или вкладка «Оплата») и сверьте: какие месяцы вошли в расчёт, какие начисления учтены, нет ли периодов, исключаемых из расчёта (больничные, отпуска, командировки).
Типовые проблемы на этом этапе: в базу попали разовые премии, которые не должны учитываться, или, наоборот, не попала ежемесячная премия из-за неверной настройки её вида расчёта. Если цифра вызывает сомнения, сформируйте расчётный листок сотрудника за расчётный период и сопоставьте суммы вручную.
Как проверить результат расчёта
Указано «Военные сборы», даты совпадают с повесткой
Выбрано «Прогул» или «Отпуск без сохранения» — средний не начислится
Есть строка «Оплата времени нахождения на военных сборах» с суммой
Строки нет или сумма нулевая при заполненном периоде
НДФЛ и взносы с суммы оплаты сборов не рассчитываются
В расчётном листке с суммы сборов удержан НДФЛ
Дни сборов отражены отдельным кодом отсутствия
Дни стоят как рабочие или как неявка по невыясненным причинам
Проведите выплату и отразите в учёте
Начисленная сумма включается в ближайшую ведомость на выплату вместе с заработной платой. Особых отличий по срокам выплаты закон не устанавливает, но на практике оплату выдают в день зарплаты. Если сборы начались в середине месяца, сумма за дни сборов попадёт в расчёт за этот месяц автоматически при условии, что документ «Отсутствие» проведён до расчёта зарплаты.
При синхронизации с 1С:Бухгалтерией проверьте, какой статьёй затрат и каким способом отражения облагается начисление. Расходы на оплату сборов относятся на обычные расходы по оплате труда, но поскольку они подлежат возмещению, многие организации ведут их обособленно — для этого в способе отражения зарплаты в учёте можно настроить отдельную аналитику или субконто.
Организуйте возмещение расходов от военкомата
После окончания сборов организация вправе обратиться в военный комиссариат за компенсацией расходов: среднего заработка (или стипендии), начисленного за период сборов, и связанных выплат. Пакет документов обычно включает заявление, копию приказа, справку-расчёт начисленных сумм и копию повестки. Точный перечень уточняйте в своём военкомате — требования к форме справки могут отличаться.
В 1С:ЗУП справку-расчёт формируют на основе расчётного листка или отчёта «Расчётный листок» с отбором по сотруднику и периоду. Выделите в справке именно сумму оплаты времени на сборах, а не общий доход сотрудника — военкомат возмещает только целевую выплату. Если в организации таких случаев несколько, удобно хранить отдельный регистр или хотя бы папку с документами «Отсутствие» по этому виду для быстрой выборки.
Возмещение из бюджета может занимать несколько месяцев. Чтобы сумма не «повисла» незамеченной, заведите внутренний учёт поданных заявлений: дата подачи, сумма, статус. Поступившую компенсацию отразите в бухучёте как прочий доход или в корреспонденции с расчётами по возмещению — порядок согласуйте с главным бухгалтером.
Особые ситуации: совместители, сдельщики, учебные сборы
Внутренний и внешний совместитель
Освобождение от работы положено по каждому месту работы, но средний заработок по основному месту и по совместительству рассчитывается отдельно. В 1С:ЗУП оформите документ «Отсутствие» по каждому месту работы сотрудника, если оба ведутся в одной базе. Возмещение из бюджета при этом производится по одному месту работы — как правило, по основному.
Сдельная оплата и ненормированный график
Для сдельщиков средний заработок считается так же — из фактических начислений за расчётный период. Проблема возникает, если сотрудник в расчётном периоде имел месяцы без выработки: программа корректно исключит такие дни, но итоговый среднедневной заработок может оказаться ниже ожиданий сотрудника. Разъясните порядок расчёта заранее, чтобы избежать конфликта.
Сотрудник призван на сборы во время отпуска или больничного
Если период сборов пересекается с отпуском или больничным, отсутствие по сборам имеет приоритет: отпуск прерывается или переносится, больничный за эти дни не оплачивается. В программе скорректируйте даты отпуска документом-исправлением и введите «Отсутствие» по сборам на фактические даты из повестки.
Проверьте отчёты и табель
После всех операций сформируйте контрольный комплект: расчётный листок сотрудника за месяц, табель учёта рабочего времени (Т-13) и свод начислений. В табеле дни сборов должны отражаться отдельным обозначением, а не как рабочие дни и не как прогул. В расчётном листке должна быть видна отдельная строка оплаты сборов без удержанного с неё НДФЛ.
Дополнительно сверьте отчёты по страховым взносам и 6-НДФЛ за квартал: сумма оплаты сборов не должна попасть в облагаемую базу. Если в отчётах сумма учтена как облагаемый доход, вернитесь к настройке вида начисления — чаще всего причина именно там, а не в самих документах.
Что важно запомнить
Оформляйте сборы специальным видом отсутствия с начислением по среднему заработку, проверяйте необложение НДФЛ и взносами, сверяйте даты с повесткой и храните документы для возмещения из бюджета. Контрольный комплект — расчётный листок, табель и сверка с отчётностью — закрывает большинство рисков.
Частые вопросы
Можно ли оформить сборы документом «Прогул, отсутствие по невыясненной причине»?
Нет. Такой вид отсутствия не предполагает оплату по среднему заработку, и сотрудник потеряет деньги. Кроме того, без целевого начисления организация не сможет подтвердить расходы для возмещения из бюджета. Используйте только специальный вид отсутствия «Военные сборы».
Что делать, если сотрудник принёс повестку уже после окончания сборов?
Оформите документ «Отсутствие» задним числом на фактические даты по повестке и выполните доначисление в текущем расчётном периоде. Если зарплата за тот месяц уже выплачена и отчётность сдана, проверьте, не затронула ли корректировка НДФЛ и взносы — при необходимости подайте уточнённые расчёты.
Облагается ли оплата военных сборов НДФЛ и взносами?
Оплата среднего заработка за время военных сборов в пределах установленных норм освобождается от НДФЛ и страховых взносов. В типовой конфигурации 1С:ЗУП это учтено в настройках начисления, но если начисление создавалось вручную, налогообложение нужно проверить и настроить самостоятельно.
Как возместить расходы, если сотрудник работал по совместительству?
Возмещение производится по одному месту работы, обычно по основному. Средний заработок при этом начисляется и выплачивается по каждому месту работы. В 1С оформите отсутствие отдельно по каждому договору, а в заявлении в военкомат укажите основное место работы.
Нужно ли прерывать отпуск сотрудника, если его призвали на сборы во время отпуска?
Да, период сборов не входит в отпуск: отпуск прерывается, а неиспользованные дни предоставляются позже по согласованию. В 1С:ЗУП скорректируйте период отпуска и введите отсутствие по сборам на даты из повестки, чтобы расчёт среднего и табель сформировались корректно.
Где в 1С посмотреть все случаи военных сборов за период?
Используйте журнал «Все отсутствия сотрудников» в разделе «Кадры» с отбором по виду отсутствия «Военные сборы». Для сумм дополнительно сформируйте «Свод начислений и удержаний» или расчётные листки с отбором по виду начисления оплаты сборов.