Другое · 10 мин
Как оформить внутреннее совместительство в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению внутреннего совместительства в 1С:ЗУП: приём на работу, график, начисление зарплаты, кадровые документы и типичные ошибки.
Внутреннее совместительство — это работа сотрудника у того же работодателя в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В программах 1С такой сотрудник оформляется отдельным приёмом на работу: у одного физического лица появляется вторая должность, свой график, свой вид расчёта и отдельный табельный номер. Ошибки на этом этапе приводят к неверному расчёту зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, поэтому важно выполнить все шаги последовательно.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (редакция 3.1) — именно там кадровый учёт совместителей реализован наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии» механизм похож, но часть кадровых документов там упрощена или отсутствует. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кадровых документов, а в справочниках заполнены должности, графики работы и начисления.
Проверка исходных данных перед оформлением
Прежде чем создавать документ приёма, убедитесь, что физическое лицо уже заведено в программе по основному месту работы. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры»), найдите человека по ФИО и проверьте, что карточка физического лица заполнена: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, данные документа, удостоверяющего личность. Дублировать физическое лицо нельзя — иначе отчёты по НДФЛ и взносам раздвоятся, и исправлять это придётся специальной обработкой объединения дублей.
Также заранее подготовьте: должность в штатном расписании (если ведётся штатное расписание, позиция по совместительству должна существовать), график работы совместителя и вид начисления с расчётом пропорционально отработанному времени. Если организация ведёт штатное расписание, проверьте, что на нужную позицию есть свободная ставка или доля ставки.
Создание приёма на работу по совместительству
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите уже существующее физическое лицо — программа сама подставит личные данные. Ключевое поле — «Вид занятости»: установите значение «Внутреннее совместительство». Именно этот признак отличает совместителя от основного работника и влияет на расчёт среднего заработка, лимиты по графикам и отчётность.
Заполните дату приёма, подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выберите позицию — программа подтянет условия оплаты из неё. Укажите количество ставок: совместитель, как правило, принимается на 0,5 ставки или меньше, поскольку по ТК РФ продолжительность его рабочего времени не должна превышать половины нормы. На вкладке «Оплата труда» задайте начисление — обычно «Оплата по окладу» с расчётом по отработанному времени.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте «Приём на работу»
- 2Выберите существующее физическое лицо и укажите вид занятости «Внутреннее совместительство»
- 3Заполните дату приёма, подразделение, должность и количество ставок
- 4На вкладке «Оплата труда» задайте начисление и проверьте размер оплаты
- 5Проведите документ и распечатайте приказ о приёме (форма Т-1) при необходимости
Настройка графика работы совместителя
График — критичный элемент: от него зависит расчёт зарплаты пропорционально отработанному времени. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график, например «Совместитель 0,5 ставки (4 часа)». Укажите способ заполнения — по дням недели, задайте рабочие часы (например, 4 часа в день с понедельника по пятницу) и отметьте выходные и праздничные дни.
В настройках графика важно корректно указать график нормы времени: для расчёта неполного времени программа сравнивает фактически отработанные часы с нормой по указанному графику. Если оставить поле пустым или выбрать неверный график нормы, оклад будет рассчитываться непропорционально. После создания графика вернитесь в документ приёма и убедитесь, что именно он указан у сотрудника.
Начисление зарплаты и отражение в табеле
Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). При заполнении документа программа подбирает оба места работы сотрудника: по каждому формируется отдельная строка начисления с собственным подразделением, окладом и отработанным временем. Проверьте, что в документ попали обе строки — иногда совместитель пропадает из-за неверно указанного подразделения в отборе документа.
Отработанное время по совместительству учитывается отдельно от основного места работы. Если сотрудник отсутствовал (болел, был в отпуске по совместительству), оформите соответствующий документ отсутствия именно для совместительского места работы — в карточке сотрудника-совместителя. Отпуск по совместительству по ТК РФ предоставляется одновременно с отпуском по основной работе, и в 1С его оформляют отдельным документом «Отпуск» для каждого места работы.
Как проверить результат расчёта
Две строки: основное место и совместительство, каждая со своим окладом и временем
Только одна строка или у совместителя полный оклад без учёта доли ставки
Начисления сгруппированы по двум местам работы, НДФЛ и взносы посчитаны с общей суммы
НДФЛ раздвоён или вычеты применены дважды
По совместительству отражены часы по его графику
Часы совместителя совпадают с основным графиком
НДФЛ, взносы и отчётность по совместителю
НДФЛ и страховые взносы рассчитываются в целом по физическому лицу: доходы по основному месту и совместительству суммируются, стандартные вычеты применяются один раз. Программа делает это автоматически, если оба места работы привязаны к одному физическому лицу. Проверить корректность можно в отчёте «Расчётный листок» или «Анализ НДФЛ» — сумма налога должна считаться от совокупного дохода.
В отчётности по персональному учёту сведения о совместителе передаются как о работающем по трудовому договору лице; в формах по взносам физическое лицо отражается один раз с суммарными выплатами. Если в отчётах человек задвоился, это почти всегда признак дубля в справочнике физических лиц — вернитесь к проверке из первого раздела.
Особые ситуации: перевод, увольнение, совмещение
Если сотрудник переводится с основного места на совместительство (или наоборот), используйте документ «Кадровый перевод» для соответствующего места работы, а при полной смене статуса — увольнение с одного места и приём на другое. Увольнение с совместительства оформляется документом «Увольнение» именно по совместительскому месту работы: основное место при этом сохраняется.
Не путайте совместительство с совмещением должностей. Совмещение — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня без отдельного договора; в 1С оно оформляется документом «Совмещение должностей» с доплатой, а не приёмом на работу. Выбор неверного механизма приводит к ошибкам в кадровом учёте и спорам при проверках.
Как выбрать способ оформления
Контроль и проверка оформления
После оформления пройдите контрольный список: в карточке сотрудника-совместителя указан верный вид занятости, график и доля ставки; в расчётном листке два места работы; приказ о приёме сформирован и подписан; трудовой договор по совместительству оформлен на бумаге — программа формирует только приказ, договор готовится отдельно. При желании запись о совместительстве вносится в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности по заявлению работника — в 1С для этого предусмотрено отражение в кадровых документах.
Что важно запомнить
Совместитель оформляется приёмом на работу для уже существующего физического лица с видом занятости «Внутреннее совместительство», отдельным графиком и долей ставки. Зарплата начисляется по обоим местам в одном документе, а НДФЛ и взносы считаются с суммарного дохода. Главные риски — дубли физических лиц и неверно настроенный график.
Частые вопросы
Можно ли оформить совместительство на полную ставку?
По ТК РФ продолжительность работы по совместительству ограничена половиной нормы рабочего времени, поэтому стандартный вариант — 0,5 ставки и меньше. В дни, когда сотрудник свободен по основной работе, допускается полный рабочий день, но в среднем за учётный период лимит соблюдается. В 1С это отражается через индивидуальный график.
Нужен ли совместителю отдельный табельный номер?
Да, при приёме на работу по совместительству программа автоматически присваивает новый табельный номер — это отдельный сотрудник в учёте, хотя физическое лицо одно. По табельному номеру различаются места работы в документах и отчётах.
Как оформить отпуск совместителю?
Отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. В 1С создайте отдельный документ «Отпуск» в карточке сотрудника-совместителя — отпускные рассчитаются из заработка именно по этому месту работы.
Почему совместитель не попал в документ начисления зарплаты?
Чаще всего причина в отборе по подразделению: совместитель числится в другом подразделении, а документ заполнен по конкретному. Также проверьте, что приём проведён, дата приёма попадает в расчётный период, а сотрудник не уволен.
Чем внутреннее совместительство отличается от внешнего в 1С?
Механизм идентичен — отличается только вид занятости. Для внутреннего совместителя выбирается существующее физическое лицо организации, для внешнего создаётся новое. Вид занятости влияет на расчёт среднего заработка и контроль графиков.
Как исправить, если совместителя оформили на новое физическое лицо?
Используйте обработку поиска и объединения дублей физических лиц (доступна в разделе администрирования или через поддержку конфигурации). Перед объединением сделайте резервную копию базы, так как операция переносит документы и необратима. После объединения перепроверьте расчёты НДФЛ и взносов за затронутые периоды.