Как оформить внутреннее совместительство в 1С 8.3 ЗУП

Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником дополнительной работы у того же работодателя в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП 8.3 такой сотрудник заводится как отдельный физический объект учёта: программа создаёт нового сотрудника, привязанного к уже существующему физическому лицу, и для него ведутся собственные кадровые документы, начисления и график работы.

Ошибки при оформлении приводят к типичным проблемам: задвоению физических лиц в справочнике, неверному расчёту НДФЛ и страховых взносов, неправильному учёту стажа и среднего заработка. Поэтому важно не просто «добавить ещё одну карточку», а пройти всю цепочку: приём на работу, назначение плановых начислений, настройка графика и проверка расчёта.

Ниже разобран полный порядок действий в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (редакция 3.1): от подготовки настроек до контроля результата в расчётных документах и отчётах.

Проверьте настройки программы перед оформлением

Прежде чем принимать совместителя, убедитесь, что в учётной политике и настройках расчёта зарплаты разрешена работа с совместителями. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки», а также «Настройка» → «Расчёт зарплаты». В типовой конфигурации функциональность совместительства включена по умолчанию, но в доработанных базах её могли отключить или ограничить правами.

Также проверьте, что в базе уже существует физическое лицо, для которого оформляется совместительство, и что по нему корректно заполнены данные: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения. Именно по этим реквизитам программа связывает основное место работы и совместительство и сводно считает НДФЛ и взносы.

Создайте сотрудника-совместителя через приём на работу

Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В поле «Физическое лицо» выберите уже существующего человека из справочника — программа покажет, что у него уже есть место работы, и это нормально. После выбора физлица укажите организацию, подразделение и должность, по которой оформляется совместительство.

Ключевой реквизит — «Вид занятости». Установите значение «Внутреннее совместительство». Именно этот признак отличает совместителя от основного сотрудника и влияет на кадровые отчёты, штатную расстановку и проверки программы. Дату приёма укажите фактическую — с неё начнут действовать плановые начисления.

После заполнения основных полей запишите документ «Приём на работу». На его основании можно распечатать типовой приказ по форме Т-1 или договор: печатные формы доступны из документа по кнопке «Печать». Трудовой договор с совместителем оформляется отдельным договором — это требование кадрового учёта, а не только программы.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
2. 2
   Выберите существующее физическое лицо из справочника
3. 3
   Укажите организацию, подразделение, должность и дату приёма
4. 4
   Установите вид занятости «Внутреннее совместительство»
5. 5
   Назначьте плановые начисления и график работы
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости

Настройте график работы и плановые начисления

Совместитель работает в свободное от основной работы время, поэтому для него нужен отдельный график. В документе приёма на закладке оплаты труда или в поле «График работы» выберите подходящий график из справочника «Графики работы сотрудников» или создайте новый — например, неполный рабочий день по 4 часа. От графика зависит расчёт нормы времени и оплаты по окладу пропорционально отработанному времени.

Плановые начисления назначаются в документе приёма в табличной части «Начисления». Чаще всего это «Оплата по окладу (по часам)» или «Оплата по окладу» с указанием размера оплаты. Если совместителю положены доплаты, надбавки или премии — добавьте их сюда же, чтобы они рассчитывались автоматически при ежемесячном начислении зарплаты.

Обратите внимание на показатель «доля неполного рабочего времени». Если в штатном расписании позиция заведена как 0,5 ставки, программа учтёт это при расчёте, но сам оклад в начислении должен соответствовать тому, что указано в договоре: либо полный оклад с пересчётом по ставке, либо уже уменьшенная сумма — в зависимости от принятого в организации порядка. Смешение этих подходов — частая причина «двойного уменьшения» оплаты.

Как отразить совместительство в штатном расписании

Если в организации ведётся штатное расписание, позиция для совместителя должна существовать в нём с нужным количеством ставок. При приёме программа проверит наличие свободной ставки: если позиция занята, появится предупреждение о превышении штатной расстановки. В типовой конфигурации можно либо добавить ставку в штатное расписание документом «Изменение штатного расписания», либо принять сверх штата, если такая возможность разрешена в настройках.

Практичный подход — заранее проверить расстановку через отчёт «Штатное расписание» или «Остатки штатных единиц» в разделе «Кадры». Если совместитель занимает часть ставки, укажите в позиции количество ставок с дробным значением (например, 0,5), чтобы контроль занятости работал корректно.

Расчёт зарплаты, НДФЛ и взносов у совместителя

Зарплата совместителю начисляется общим документом «Начисление зарплаты и взносов» вместе со всеми сотрудниками. В табличной части совместитель появится отдельной строкой со своими начислениями и отработанным временем по своему графику. Отсутствия (отпуска, больничные, командировки) по совместительству оформляются отдельными документами именно для этого сотрудника.

НДФЛ и страховые взносы программа считает в целом по физическому лицу: доходы по основному месту и по совместительству суммируются, налоговая база и предельные величины для взносов применяются совокупно. Стандартные вычеты предоставляются только по одному месту работы — обычно по основному; проверьте, что заявление на вычет введено один раз и не дублируется на совместителя.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Строки в «Начислении зарплаты и взносов»

Норма

Совместитель присутствует отдельной строкой со своим начислением и временем

Тревожный признак

Сотрудника нет в документе или начисление пустое — проверьте дату приёма и плановые начисления

Расчётный листок

Норма

По совместителю видны его начисления, НДФЛ посчитан с суммарного дохода физлица

Тревожный признак

Вычеты применены дважды или НДФЛ заметно занижен

Отработанное время

Норма

Часы соответствуют графику совместителя

Тревожный признак

Подтянулась норма основного графика — неверный график в карточке сотрудника

Отпуска, больничные и увольнение совместителя

Ежегодный отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основной работе — в программе оформляется отдельный документ «Отпуск» для сотрудника-совместителя. Средний заработок для отпускных считается по начислениям именно этого места работы, поэтому важно, чтобы история начислений по совместительству была корректной.

По больничным есть нюанс: пособие по внутреннему совместительству рассчитывается отдельно, и в документе «Больничный лист» нужно выбрать соответствующего сотрудника. При увольнении оформляется документ «Увольнение» именно для совместителя — основное место работы при этом не затрагивается. Компенсация отпуска при увольнении рассчитается по данным совместительства.

Перед массовым расчётом полезно сформировать расчётный листок по совместителю за первый месяц работы и сверить его с договором: оклад, отработанные часы, надбавки. Ошибку в настройке начисления гораздо проще исправить до выплаты, чем сторнировать после.

Частые проблемы и способы их устранения

Если совместитель не попадает в документ начисления зарплаты, проверьте три вещи: дату приёма (она должна попадать в расчётный период), наличие плановых начислений и отсутствие документа увольнения с более ранней датой. Также убедитесь, что сотрудник относится к той же организации, по которой формируется начисление.

Если обнаружились дубли физических лиц, используйте обработку поиска и объединения дублей или штатный механизм объединения карточек физлиц (в типовой конфигурации — через карточку физического лица или сервисные обработки, в зависимости от релиза). Перед объединением сделайте резервную копию базы: операция необратима и затрагивает все документы, где упоминалось физлицо.

Если НДФЛ посчитан неверно из-за задвоенных вычетов, найдите лишнее заявление на вычеты в разделе «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» и отмените его, затем пересчитайте налог в документе начисления. После исправлений проверьте отчёты 6-НДФЛ и «Анализ НДФЛ» на предмет расхождений.

FAQ

Можно ли оформить совместительство, если сотрудник уже работает по совместительству у другого работодателя?

Да, внешнее совместительство у других работодателей не мешает оформить внутреннее. В программе важно только, чтобы физическое лицо было одно, а каждый договор в вашей организации отражался отдельным сотрудником со своим видом занятости.

Нужно ли заводить отдельный табельный номер для совместителя?

1С:ЗУП автоматически присваивает новому сотруднику отдельный табельный номер, и это правильно: каждый трудовой договор учитывается обособленно. Менять его вручную на номер основного сотрудника не нужно — это нарушит сквозную нумерацию и отчёты.

Как оплатить работу совместителя сверх графика?

Оформите документ «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздники» в разделе «Зарплата» для сотрудника-совместителя. Оплата рассчитается по его тарифной ставке и попадёт в общий документ начисления зарплаты.

Почему в отчёте по среднесписочной численности совместитель не отображается?

Внутренние совместители учитываются в среднесписочной численности как единица по основному месту работы — это требование методологии статистики, а не ошибка программы. В штатной расстановке и списках сотрудников совместитель при этом виден отдельной строкой.

Что делать, если совместительство оформили задним числом?

Проведите приём фактической датой, затем выполните доначисление за прошлый период документом «Доначисление, перерасчет» или через «Начисление зарплаты и взносов» с включённым перерасчётом. Учтите, что НДФЛ и взносы будут отражены в периоде фактического начисления, что может потребовать уточнённой отчётности.

Можно ли перевести совместителя на основное место работы?

Да, типовой порядок такой: уволить сотрудника-совместителя документом «Увольнение», а затем изменить вид занятости по нужному договору кадровым переводом или принять на основное место, если он ранее работал по совместительству у вас как внешний. Конкретный сценарий зависит от того, какой договор становится основным.