Как оформить внутреннее совместительство у одного работодателя в 1С

Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником дополнительной работы у того же работодателя в свободное от основной работы время. В программах 1С (чаще всего в «1С:Зарплата и управление персоналом») такой сотрудник оформляется отдельным приёмом на работу, но привязывается к уже существующему физическому лицу, чтобы не задваивались персональные данные и корректно считались НДФЛ и страховые взносы.

Главная ошибка начинающих кадровиков — создать совместителя как новое физическое лицо. В результате в отчётах появляются «двойники», налоговая карточка дробится, а персонифицированная отчётность расходится с реальными данными. Правильная схема: одно физическое лицо — два элемента справочника «Сотрудники» (основное место работы и совместительство).

Ниже разобран полный цикл оформления внутреннего совместительства в 1С:ЗУП: от создания сотрудника до проверки начислений и отчётности. Инструкция применима к актуальным редакциям 1С:ЗУП 3.1; в других конфигурациях логика та же, отличаются названия документов.

Когда оформляется внутреннее совместительство и чем оно отличается от совмещения

Прежде чем заводить документы, важно убедиться, что речь именно о совместительстве, а не о совмещении должностей или расширении зон обслуживания. От этого зависит и кадровый документ, и способ оплаты, и отражение в 1С.

Внутреннее совместительство — это работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору с отдельной оплатой. Совмещение — выполнение дополнительной работы в течение основного рабочего дня за доплату, без второго договора. В 1С совмещение оформляется документом «Совмещение должностей» и не создаёт нового сотрудника, а совместительство требует отдельного приёма.

Сравнение вариантов

Внутреннее совместительство

Отдельный трудовой договор, работа в свободное время, отдельный сотрудник в 1С, отдельное начисление зарплаты

Совмещение должностей

Доплата к основному окладу, работа в основное время, новый сотрудник не создаётся, оформляется документом «Совмещение должностей»

Расширение зон обслуживания

Тоже доплата без второго договора; выбирается, когда дополнительная работа однородна с основной

Если дополнительная работа выполняется в те же часы, что и основная, оформлять совместительство нельзя — это нарушение трудового законодательства, и в 1С такая схема приведёт к конфликту графиков при расчёте времени.

Подготовка: что проверить в программе до оформления

Перед созданием приёма убедитесь, что в справочнике «Физические лица» уже есть карточка этого человека с корректными ФИО, ИНН и СНИЛС. Именно к ней будет привязан новый сотрудник. Если физлицо заведено с ошибкой в ИНН или СНИЛС, исправьте данные до оформления совместительства — потом расхождения вылезут в отчётах СЗВ-ТД и персонифицированных сведениях.

Также проверьте, что в справочниках есть нужная должность (или создайте её в разделе «Настройка — Штатное расписание» / «Должности»), подразделение и график работы совместителя. Для совместителя обычно нужен отдельный график с неполным рабочим временем — например, 4 часа в день или работа по вечерам.

Дополнительно убедитесь, что учётная политика зарплаты позволяет начислять оплату по выбранному виду расчёта (оклад по часам, оклад по дням, сдельная оплата). При необходимости создайте новое начисление в разделе «Настройка — Начисления».

Создание сотрудника-совместителя

Откройте раздел «Кадры — Сотрудники» и нажмите «Создать». В поле «Физическое лицо» выберите существующего человека из справочника — не создавайте нового. Программа покажет, что у этого физлица уже есть место работы, и это нормально: новый элемент справочника «Сотрудники» будет отдельной строкой с собственным табельным номером (обычно с суффиксом, например «-2»).

Если доступ к справочнику «Сотрудники» закрыт настройкой прав, создание выполняется через документ «Приём на работу» (раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения»), где в поле «Сотрудник» также выбирается существующее физлицо, а программа сама предложит создать нового сотрудника.

После выбора физлица проверьте автоматически подставленные личные данные и сохраните карточку. Все кадровые приказы, начисления и отсутствия по совместительству дальше будут регистрироваться именно на этого сотрудника, а не на основного.

Оформление документа «Приём на работу»

Создайте документ «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения — Приём на работу». Заполните ключевые поля: организация, дата приёма, сотрудник (созданный совместитель), подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выберите позицию штатного расписания — программа подтянет условия оплаты из неё.

Критически важное поле — «Вид занятости». Установите значение «Внутреннее совместительство». От этого значения зависит расчёт нормы времени, отражение в отчётности и контроль программой пересечения графиков с основным местом работы.

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу» и выберите сотрудника-совместителя, привязанного к существующему физлицу
2. 2
   Укажите дату приёма, подразделение, должность или позицию штатного расписания
3. 3
   Установите вид занятости «Внутреннее совместительство»
4. 4
   Назначьте график работы совместителя с неполным рабочим временем
5. 5
   Проверьте и при необходимости скорректируйте начисления (оклад, доплаты) на вкладке «Оплата труда»
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа о приёме

На вкладке «Оплата труда» программа обычно подставляет начисление из штатного расписания. Обратите внимание: оклад указывается полный (за полную ставку), а фактическая сумма рассчитается пропорционально отработанному времени по графику совместителя. Если договором предусмотрена оплата «за фактически выполненную работу», настройте начисление соответствующим образом.

При необходимости заполните вкладки «Договор» (условия трудового договора, срок, если договор срочный) и «Дополнительно». После проведения по кнопке «Печать» сформируйте приказ о приёме (типовая форма Т-1 или собственная форма организации) и трудовой договор.

Настройка графика работы совместителя

График — ключевой элемент, от которого зависит расчёт зарплаты совместителя. Откройте «Настройка — Графики работы сотрудников» и создайте новый график: укажите способ заполнения (по дням недели или по циклу), установите рабочие часы, не пересекающиеся с основным графиком сотрудника. Например, основная работа 8:00–17:00, совместительство 18:00–21:00.

Для графика неполного рабочего времени в настройках укажите, что норма времени считается по другому графику — обычно по графику полной пятидневной недели. Тогда программа корректно определит долю неполного времени и рассчитает оплату пропорционально.

Если совместитель работает не каждый день, удобнее задать график циклом произвольной длины (например, «2 рабочих дня по 4 часа, 3 выходных»), чем пытаться подогнать стандартную пятидневку. Это избавит от ручных правок табеля в дальнейшем.

После создания графика вернитесь в документ приёма и назначьте его сотруднику. Если график был назначен некорректно, изменить его позже можно документом «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы» — но лучше задать сразу правильно.

Начисление зарплаты и учёт рабочего времени

Зарплата совместителю начисляется отдельно от основного места работы, хотя итоговая ведомость может включать обе строки. В документе «Начисление зарплаты и взносов» сотрудник-совместитель появится отдельной строкой со своими начислениями и отработанным временем. Программа рассчитает сумму пропорционально отработанным часам по его графику.

Отсутствия совместителя (отпуск, больничный, командировка по совместительству) регистрируются отдельными документами именно на сотрудника-совместителя. Отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе — в 1С это оформляется двумя документами «Отпуск» на каждого сотрудника.

Больничный лист регистрируется один раз на физическое лицо, но программа распределит пособие по местам работы в соответствии с правилами расчёта пособий. Проверьте, что в документе «Больничный лист» указаны оба места работы, если пособие положено по каждому из них.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справочник «Сотрудники»

Норма

Одно физлицо, два сотрудника с разными табельными номерами

Тревожный признак

Два одинаковых физических лица в справочнике

Начисление зарплаты

Норма

Сумма совместителя пропорциональна отработанным часам по его графику

Тревожный признак

Начислен полный оклад или нулевая сумма

Налоги и взносы

Норма

НДФЛ и взносы считаются суммарно по физлицу с обоих мест работы

Тревожный признак

По каждому сотруднику своя необлагаемая база и дубли вычетов

Отчёт СЗВ-ТД

Норма

Отражены два кадровых мероприятия: основной приём и приём по совместительству

Тревожный признак

Совместительство отсутствует или задвоено

Отчётность и кадровые документы

Приём по внутреннему совместительству подлежит отражению в отчёте СЗВ-ТД как отдельное кадровое мероприятие «Приём». Программа формирует его автоматически на основании документа приёма — проверьте перед сдачей, что мероприятие попало в отчёт с корректной датой и должностью.

В трудовую книжку (при ведении) запись о совместительстве вносится по желанию работника. В 1С это регистрируется соответствующим кадровым документом. В отчётах по среднесписочной численности внутренние совместители учитываются как одна единица — программа делает это автоматически при корректно заполненном виде занятости.

Увольнение совместителя оформляется стандартным документом «Увольнение» на сотрудника-совместителя. Основное место работы при этом не затрагивается. При увольнении с основного места работы совместительство автоматически не прекращается — его нужно увольнять отдельным приказом, если требуется.

Частые вопросы по внутреннему совместительству в 1С

Можно ли оформить совместительство на ту же должность, что и основная работа?

Да, законодательство этого не запрещает, если работа выполняется в свободное от основной работы время. В 1С создаётся отдельная позиция штатного расписания (или используется та же должность с другой штатной единицей) и отдельный график работы.

Как начислить совместителю премию?

Премия назначается документом «Премия» отдельно на сотрудника-совместителя или включается в список сотрудников общего документа премирования. Если премия постоянная, добавьте её как плановое начисление в приёме на работу или кадровом переводе.

Нужен ли совместителю отдельный лицевой счёт?

Отдельный элемент справочника «Сотрудники» фактически и есть его лицевой счёт по совместительству: все начисления, удержания и отсутствия по дополнительной работе учитываются на нём. Расчётный листок можно сформировать как по каждому месту работы отдельно, так и сводно по физлицу.

Что делать, если совместителя ошибочно приняли как основного сотрудника?

Исправьте вид занятости документом «Кадровый перевод» с даты приёма, либо отмените проведение ошибочного приёма и создайте новый с корректным видом занятости, если зарплата ещё не начислялась. После исправления проверьте отчёты СЗВ-ТД — возможно, потребуется подача отменяющей формы.

Как оформить переход с совместительства на основное место работы?

Сначала оформите увольнение с основного места работы, затем кадровым переводом измените вид занятости совместителя на «Основное место работы» с даты перехода. Проверьте, что график и оплата соответствуют новому статусу полной занятости.

Влияет ли совместительство на вычеты по НДФЛ?

Стандартные вычеты предоставляются по одному месту работы. В 1С вычеты регистрируются на физическое лицо, и программа применяет их один раз при расчёте НДФЛ суммарно по всем доходам сотрудника у данного работодателя.