Как оформить внутреннее совмещение должностей в 1С

Внутреннее совмещение в 1С:ЗУП оформляется двумя разными механизмами в зависимости от того, что именно происходит с сотрудником: временное исполнение обязанностей по другой должности без освобождения от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ) или полноценная дополнительная работа по трудовому договору (внутреннее совместительство, ст. 282 ТК РФ). Путаница между этими понятиями — главная причина ошибок в учёте: программа по-разному считает зарплату, учитывает время и формирует отчётность для каждого случая.

Для совмещения по ст. 60.2 ТК РФ в типовой 1С:ЗУП 8.3 не создаётся новый элемент справочника «Сотрудники» и не оформляется кадровый перевод. Достаточно включить функциональность совмещения и назначить сотруднику доплату документом «Совмещение должностей» (либо «Приказ на доплату до среднего заработка» в отдельных случаях). Для внутреннего совместительства, наоборот, заводится новый сотрудник с видом занятости «Внутреннее совместительство» и отдельным трудовым договором.

Ниже разобраны оба сценария с точными шагами, настройками начислений, проверкой расчёта и типичными ошибками. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1; названия документов и пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза и доработок.

Чем совмещение отличается от совместительства и почему это важно в 1С

Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — выполнение дополнительной работы в течение основного рабочего дня без отдельного трудового договора. Оформляется дополнительным соглашением и приказом, за него положена доплата, размер которой стороны определяют соглашением. В 1С это одна запись сотрудника и одно основное место работы, плюс назначенное начисление-доплата.

Внутреннее совместительство (ст. 282 ТК РФ) — работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. Здесь нужен отдельный табельный учёт времени, отдельный расчёт зарплаты и отдельная строка в отчётности. В 1С под совместителя создаётся новый элемент справочника «Сотрудники», связанный с тем же физическим лицом.

Ошибочный выбор механизма приводит к неверному учёту рабочего времени и среднего заработка. Например, если совместителя оформить как совмещение, программа не будет отдельно учитывать его рабочее время, и табель сформируется некорректно. Если совмещение оформить как совместительство, в отчётах появится лишняя штатная единица и завышенная численность.

Подготовка: включение функциональности совмещения

Перед оформлением проверьте настройки программы. Перейдите в раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и в разделе доплат и надбавок установите флажок «Совмещение (временное исполнение обязанностей, доплата за совмещение)». После включения в подсистеме «Кадры» и «Зарплата» появится документ «Совмещение должностей», а в плане видов расчёта — типовое начисление «Доплата за совмещение должностей».

Если в вашей базе доплата должна считаться не процентом от оклада, а фиксированной суммой или процентом от ФОТ замещаемого сотрудника, проверьте формулу начисления. Откройте «Настройка» → «Начисления», найдите «Доплата за совмещение должностей» и при необходимости отредактируйте формулу либо создайте копию начисления со своей формулой. Типовая формула использует показатель «Процент доплаты за совмещение» и расчётную базу — обычно оклад по основному месту.

Дополнительно убедитесь, что в настройках учётной политики организации корректно заданы параметры обложения доплаты взносами и НДФЛ: доплата за совмещение облагается страховыми взносами и НДФЛ в общем порядке, поэтому в начислении должны быть указаны соответствующие коды дохода и категории для отчётности.

Оформление совмещения документом «Совмещение должностей»

Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Совмещение должностей» (в некоторых релизах — в «Кадры» → «Все кадровые документы»). Создайте новый документ и заполните поля: сотрудник, которому поручается дополнительная работа; период совмещения (дата начала и, если известна, дата окончания); размер доплаты — процентом или суммой, в зависимости от настроенного начисления.

Если совмещение связано с временным отсутствием другого сотрудника (отпуск, больничный, вакансия), укажите отсутствующего сотрудника — программа может использовать его данные для расчёта доплаты, например процент от его ФОТ. Проверьте, чтобы период совмещения не выходил за пределы периода отсутствия, если доплата привязана именно к нему.

1. 1
   Включите флажок совмещения в «Настройка» → «Расчёт зарплаты»
2. 2
   Проверьте или создайте начисление «Доплата за совмещение должностей» с нужной формулой
3. 3
   Создайте документ «Совмещение должностей»: сотрудник, период, размер доплаты
4. 4
   Проведите документ и убедитесь, что начисление появилось в плановых начислениях сотрудника
5. 5
   Рассчитайте зарплату за месяц и проверьте сумму доплаты в расчётном листке

После проведения документа доплата становится плановым начислением и будет автоматически попадать в «Начисление зарплаты и взносов» каждый месяц в пределах указанного периода. Отдельно вводить её вручную каждый месяц не нужно — это частая избыточная операция, которая приводит к задвоению сумм.

Досрочное прекращение совмещения

Если совмещение прекращается раньше срока, оформите документ «Отмена совмещения должностей» (либо кадровый документ отмены доплаты — в зависимости от релиза) с датой прекращения. Простое редактирование или пометка удаления исходного документа исказит уже рассчитанные прошлые периоды, поэтому используйте именно документ отмены.

Оформление внутреннего совместительства

Если по условиям работы требуется отдельный трудовой договор и учёт времени в свободные часы, создайте нового сотрудника. В разделе «Кадры» → «Сотрудники» нажмите «Создать», выберите то же физическое лицо, а в поле «Вид занятости» укажите «Внутреннее совместительство». Программа свяжет новую запись с основным сотрудником через физлицо, и НДФЛ с вычетами будет учитываться корректно по совокупности доходов.

Далее оформите «Приём на работу» для совместителя: укажите подразделение, должность, график работы (обычно неполное рабочее время), размер оплаты. Помните об ограничении: продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени за учётный период, а оплата, как правило, устанавливается пропорционально отработанному времени.

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» отдельной строкой по его графику и отработанному времени. В табеле учёта рабочего времени совместитель отражается отдельно от основного места работы.

Сравнение вариантов

Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ)

Подходит, когда работа выполняется в течение основного дня. Один сотрудник, один договор, доплата документом «Совмещение должностей». Ограничение: нет отдельного учёта времени по дополнительной работе.

Внутреннее совместительство (ст. 282 ТК РФ)

Подходит, когда работа выполняется в свободное время по отдельному договору. Новый сотрудник, отдельный график и табель. Ограничение: не более половины нормы рабочего времени, больше кадровых документов.

Настройка формулы доплаты под условия соглашения

Размер доплаты за совмещение законодательно не нормирован — его определяет соглашение сторон. На практике встречаются три варианта: фиксированная сумма в месяц, процент от оклада по основной должности, процент от оклада (ФОТ) по совмещаемой должности. Каждый вариант реализуется своей формулой начисления.

Для фиксированной суммы создайте начисление с результатом «Суммой» и вводите значение непосредственно в документе. Для процента от оклада используйте показатель «Процент доплаты за совмещение» и расчётную базу из основных начислений. Для процента от ФОТ отсутствующего сотрудника потребуется формула с показателем, рассчитываемым по данным замещаемого работника, — в типовой конфигурации это поддерживается при указании отсутствующего сотрудника в документе.

Перед расчётом первой зарплаты с новой формулой проверьте её на одном сотруднике через документ «Данные для расчёта зарплаты» или пробное начисление: неверно настроенная расчётная база чаще всего даёт доплату от полного оклада даже за неполный месяц или, наоборот, не учитывает отработанное время.

Проверка расчёта и типичные ошибки

После проведения всех документов сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и откройте расчётный листок сотрудника. Доплата за совмещение должна присутствовать отдельной строкой с корректной суммой: при полном месяце — полный размер, при неполном — пропорционально отработанному времени, если формула предусматривает зависимость от времени.

Проверьте также табель (отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13»): при совмещении время не должно удваиваться, при совместительстве — должны быть отдельные строки по каждому месту работы. В отчётах по среднесписочной численности совместитель учитывается по особым правилам, а совмещение численность не увеличивает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Доплата за совмещение — отдельная строка, сумма соответствует соглашению и отработанному времени

Тревожный признак

Доплаты нет, сумма задвоена или не зависит от отработанного времени

Табель Т-13

Норма

При совмещении время не дублируется, при совместительстве — отдельные строки

Тревожный признак

Двойное время у одного сотрудника или отсутствие строки совместителя

Плановые начисления сотрудника

Норма

Доплата присутствует с корректным периодом действия

Тревожный признак

Начисление отсутствует или действует бессрочно после прекращения совмещения

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Типовые механизмы покрывают стандартные ситуации, но нестандартные условия — доплата сложным процентом от нескольких баз, совмещение с разными графиками внутри периода, массовое оформление по приказу на десятки сотрудников — могут потребовать доработки формул или создания собственных документов. Такие изменения разумно выполнять на копии базы и с участием специалиста по 1С.

Также учитывайте кадровые ограничения: совмещение требует письменного согласия сотрудника, нельзя поручить дополнительную работу, противопоказанную по состоянию здоровья, а отдельные категории работников имеют ограничения по совместительству (несовершеннолетние, работники с вредными условиями труда при совместительстве с аналогичными условиями, водители). Программа эти ограничения автоматически не контролирует — ответственность лежит на кадровой службе.

Частые вопросы

Нужно ли создавать нового сотрудника при совмещении должностей?

Нет. При совмещении по ст. 60.2 ТК РФ работа выполняется в рамках существующего трудового договора, поэтому достаточно документа «Совмещение должностей», назначающего доплату. Новый сотрудник создаётся только при внутреннем совместительстве с отдельным трудовым договором.

Как прекратить совмещение раньше срока?

Оформите документ отмены совмещения (в типовой ЗУП — «Отмена совмещения должностей» или аналогичный кадровый документ) с датой прекращения. Не удаляйте и не изменяйте исходный документ, если по нему уже были расчёты, — это исказит закрытые периоды.

Почему доплата за совмещение начисляется дважды?

Чаще всего причина в том, что доплата назначена плановым начислением через документ «Совмещение должностей», а бухгалтер дополнительно вводит её вручную в «Начисление зарплаты и взносов» или разовым документом. Уберите ручной ввод — плановое начисление подтягивается автоматически.

Как оформить доплату процентом от оклада отсутствующего сотрудника?

В документе «Совмещение должностей» укажите отсутствующего (замещаемого) сотрудника и настройте начисление с формулой, использующей его ФОТ как расчётную базу. Если типовая формула не подходит, создайте копию начисления и скорректируйте формулу в разделе «Настройка» → «Начисления».

Учитывается ли совмещение при расчёте среднего заработка?

Доплата за совмещение входит в базу для расчёта среднего заработка, так как является частью заработной платы. При совместительстве средний заработок по каждому месту работы рассчитывается отдельно — программа делает это автоматически, если совместитель оформлен отдельным сотрудником.

Что делать, если документа «Совмещение должностей» нет в меню?

Проверьте, включён ли флажок совмещения в «Настройка» → «Расчёт зарплаты». Если флажок установлен, а документа нет, проверьте права пользователя и видимость команд в настройках навигации раздела «Зарплата» или «Кадры». В старых релизах документ может называться иначе или находиться в «Все кадровые документы».