Другое · 12 мин
Как оформить увольнение по сокращению штата в 1С
Как оформить увольнение по сокращению штата в 1С:ЗУП: приказ, выходное пособие, средний заработок, НДФЛ и взносы, отчёты. Пошаговая инструкция с проверкой.
Увольнение по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) — одна из самых «дорогих» для работодателя процедур: сотруднику положены выходное пособие, сохраняемый средний заработок на период трудоустройства, компенсация за неиспользованный отпуск и, при досрочном увольнении, дополнительная компенсация. Все эти выплаты в 1С:ЗУП рассчитываются автоматически, но только при правильном оформлении документа увольнения и корректных настройках видов начислений.
Ошибка в документе влечёт не только неверные суммы, но и проблемы с отчётностью: неверный код дохода по НДФЛ, лишние страховые взносы, несоответствие в ЕФС-1. Поэтому оформлять сокращение стоит строго по шагам, с проверкой результата на каждом этапе.
Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1). В 1С:КАМИН и других решениях логика схожая, отличаются названия документов и разделы меню.
Подготовка: что проверить до оформления документа
До ввода документа увольнения убедитесь, что в программе отражены кадровые события, предшествующие сокращению. В первую очередь — изменение штатного расписания: позиция, которую занимает сотрудник, должна быть исключена из штатного расписания документом «Изменение штатного расписания» с датой, соответствующей дате сокращения. Это не строго обязательно для расчёта, но обеспечивает корректность учёта и отчётности.
Проверьте настройки начислений: раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладках, связанных с увольнениями и компенсациями, должны быть включены виды начислений «Выходное пособие» и «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства». Если они отключены, документ увольнения пособие не рассчитает.
Также убедитесь, что у сотрудника нет незакрытых отсутствий, нерассчитанных документов отпусков или больничных, пересекающихся с датой увольнения. Проведённые после даты увольнения начисления приведут к ошибкам в расчёте среднего заработка и в отчётах.
Оформление документа «Увольнение»
Документ создаётся в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Если сокращается несколько сотрудников, удобнее использовать «Увольнение списком» — тогда для каждого сотрудника автоматически создадутся отдельные документы увольнения с едиными параметрами.
В документе заполните ключевые поля: дата увольнения (последний рабочий день), основание увольнения — выберите из списка «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» (сокращение численности или штата). Именно от выбранного основания зависит, какие компенсации программа предложит рассчитать и какие коды проставит в отчётности.
На вкладке с компенсациями программа автоматически определит: компенсацию за неиспользованный отпуск (или удержание за использованный авансом), выходное пособие в размере среднего месячного заработка и сохраняемый средний заработок за второй месяц, если он выплачивается сразу. Количество дней пособия можно скорректировать вручную — например, при досрочном увольнении по согласию сотрудника добавляется дополнительная компенсация пропорционально оставшимся дням.
- 1Проведите изменение штатного расписания с исключением сокращаемой позиции
- 2Создайте документ «Увольнение» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения)
- 3Укажите дату увольнения и основание — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
- 4Проверьте автоматически рассчитанные компенсацию отпуска и выходное пособие, при необходимости скорректируйте количество дней
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа (Т-8 или своя форма)
- 6Выплатите суммы документом «Ведомость» и проверьте НДФЛ/взносы в расчётных листках
- 7Сформируйте ЕФС-1 с событием «Увольнение» не позднее следующего рабочего дня
Расчёт выходного пособия и среднего заработка
Выходное пособие при сокращении равно среднему месячному заработку. Средний заработок сохраняется и на период трудоустройства — не свыше двух месяцев (в исключительных случаях трёх, по решению службы занятости). В ЗУП 3.1 пособие рассчитывается по среднедневному заработку за расчётный период 12 месяцев, умноженному на количество рабочих дней в оплачиваемом периоде.
Проверить расчёт можно прямо из документа: нажмите кнопку с суммой среднего заработка — откроется форма с детализацией по месяцам расчётного периода. Сверьте, что в базу попали все начисления, а исключаемые периоды (отпуска, больничные, командировки) выкинуты корректно. Если сотрудник отработал меньше года или в расчётном периоде нет начислений, программа возьмёт данные за фактически отработанное время.
Выплату сохраняемого заработка за второй и третий месяцы чаще оформляют отдельно, после подтверждения отсутствия трудоустройства. В ЗУП для этого в месяце выплаты создаётся разовое начисление соответствующим видом либо сумма вводится вручную на основании заявления сотрудника.
Частая ситуация: пособие рассчитано, но сумма среднего заработка сильно отличается от ожидаемой. Причина почти всегда в том, что в расчётном периоде есть непроведённые или отменённые документы отсутствий, либо сотрудник был принят недавно и база маленькая. Перед увольнением выполните полный расчёт зарплаты за предыдущий месяц — это исключит сюрпризы.
НДФЛ и страховые взносы с выплат при сокращении
Выходное пособие и сохраняемый средний заработок не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). Сумма сверх лимита облагается НДФЛ и взносами в общем порядке. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами полностью, без льгот.
В типовой ЗУП 3.1 вид начисления «Выходное пособие» уже настроен с правильным кодом дохода и льготой — программа сама разделит сумму на необлагаемую и облагаемую части. Проверить результат можно в документе увольнения на вкладке «Начисления и удержания» → «НДФЛ»: там должна быть строка по компенсации отпуска с кодом дохода 2013, а пособие в пределах лимита не должно попадать в облагаемую базу.
| Выплата | НДФЛ | Страховые взносы |
|---|---|---|
| Компенсация за неиспользованный отпуск | Облагается полностью | Облагается полностью |
| Выходное пособие (в пределах 3 средних заработков) | Не облагается | Не облагается |
| Выходное пособие сверх лимита | Облагается с превышения | Облагается с превышения |
| Сохраняемый заработок на период трудоустройства | Не облагается в пределах лимита | Не облагается в пределах лимита |
| Зарплата за отработанные дни | Облагается полностью | Облагается полностью |
Выплата, приказ и отчётность
После проведения увольнения сформируйте печатную форму приказа: кнопка «Печать» в документе → «Приказ о прекращении трудового договора (Т-8)» или форма, утверждённая в вашей организации. Расчётный листок сотрудника за месяц увольнения должен содержать все начисленные компенсации — выдайте его в день увольнения вместе с полным расчётом.
Выплата оформляется стандартной «Ведомостью» (в банк, кассу или через зарплатный проект) с видом выплаты «Увольнение». Все причитающиеся суммы — зарплата, компенсация отпуска, пособие — должны быть выплачены в день увольнения. Задержка влечёт обязанность уплатить компенсацию за задержку и риск претензий трудовой инспекции.
По отчётности: подайте в СФР сведения ЕФС-1 с кадровым событием «Увольнение» не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП 3.1 отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» либо документом «Сведения о трудовой деятельности». Также проверьте, что увольнение корректно отразилось в 6-НДФЛ за период и в персонифицированных сведениях.
Как проверить результат
Есть зарплата, компенсация отпуска, выходное пособие; НДФЛ удержан только с облагаемых сумм
Пособие отсутствует или с него удержан НДФЛ при сумме в пределах лимита
Основание — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, документ проведён, средний заработок заполнен
Основание «по собственному желанию» или средний заработок равен нулю
Событие «Увольнение» с корректной датой отправлено в срок
Событие отсутствует или дата отличается от приказа
Позиция исключена с даты сокращения
Позиция действует — остаток по штатке завис
Особые сценарии и частые ошибки
Досрочное увольнение по согласию сотрудника
Если сотрудник согласен уволиться до истечения двухмесячного срока предупреждения, ему дополнительно выплачивается компенсация в размере среднего заработка пропорционально оставшемуся времени. В ЗУП эту сумму добавляют в документе увольнения отдельным видом начисления или увеличивают количество оплачиваемых дней пособия — в зависимости от принятой в организации методики.
Увольнение после отпуска или больничного
Если дата увольнения приходится на период после окончания больничного или отпуска, убедитесь, что эти документы проведены и рассчитаны до ввода увольнения. Иначе средний заработок пособия посчитается по неполным данным, а перерасчёт потребует сторнирования.
Ответы на частые вопросы
Чем отличается «Увольнение» от «Увольнение списком» в 1С:ЗУП?
«Увольнение списком» — сервисный документ для массовых операций: вы заполняете общие параметры (дата, основание) и список сотрудников, а программа при проведении создаёт отдельный документ «Увольнение» на каждого. Расчёты компенсаций выполняются индивидуально по каждому сотруднику, как и при одиночном документе.
Как выплатить средний заработок за второй месяц после увольнения?
Когда бывший сотрудник подтверждает, что не трудоустроился (как правило, заявлением и трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности), создайте в месяце выплаты разовое начисление видом «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства» и выплатите его ведомостью. Если вид начисления недоступен, включите его в настройках состава начислений.
Почему выходное пособие не рассчиталось автоматически?
Чаще всего вид начисления «Выходное пособие» отключён в настройках расчёта зарплаты либо в документе выбрано основание, не дающее права на пособие. Проверьте оба пункта, затем перезаполните документ. Также пособие не рассчитается, если средний заработок равен нулю — значит, проблема в базе расчётного периода.
Облагается ли взносами пособие, если оно больше трёх средних заработков?
Да, сумма превышения облагается и НДФЛ, и страховыми взносами. В типовой ЗУП 3.1 разделение на льготируемую и облагаемую части выполняется автоматически; проверьте результат на вкладке НДФЛ и в отчёте по взносам за период увольнения.
Можно ли отменить ошибочно проведённое увольнение?
Да, если по сотруднику ещё не созданы последующие документы и не отправлена отчётность. Пометьте документ на удаление или отмените проведение. Если выплата уже прошла или ЕФС-1 отправлен, потребуется корректировка: отмена ведомости, сторнирование начислений и подача корректирующих сведений — действуйте аккуратно и в обратном порядке.
Нужно ли отражать сокращение в штатном расписании до увольнения?
Строго говоря, для расчёта пособия это не обязательно, но правильная последовательность — сначала изменение штатного расписания (исключение позиции), затем увольнение. Так остатки по штатке будут корректными, а отчёты по штатному расписанию не покажут «висящую» позицию после ухода сотрудника.
Что важно запомнить
Оформляйте увольнение по сокращению документом «Увольнение» с основанием п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, предварительно проверив настройки видов начислений и расчёт зарплаты за прошлые периоды. Программа сама рассчитает пособие и компенсации, применит льготу по НДФЛ и взносам. Завершите процедуру выплатой в день увольнения и своевременной отправкой ЕФС-1.